MAYO Form – Biểu mẫu tùy chỉnh tích hợp thiết kế biểu đơn, đăng ký trực tuyến, ký duyệt nhiều cấp và xuất dữ liệu, giúp doanh nghiệp quản lý tập trung các quy trình hằng ngày như đề nghị thanh toán, sử dụng con dấu, thay đổi nhân sự, đánh giá hiệu suất. Tiến độ quy trình được theo dõi rõ ràng, giảm thời gian và công sức xử lý giấy tờ thủ công.
Nhân viên đăng ký theo một định dạng, cấp trên ký duyệt theo cách khác, cuối cùng HR vẫn phải tổng hợp dữ liệu thủ công. Khi biểu đơn nằm rải rác trong nhiều tệp, email hay liên kết đám mây, quy trình tưởng như đang vận hành nhưng thực tế rất khó theo dõi, thống kê và lưu trữ.
Các thủ tục như đề nghị thanh toán, sử dụng con dấu, rà soát hợp đồng hay thay đổi nhân sự thường cần ký duyệt xuyên phòng ban, nhiều cấp bậc. Chỉ cần cấp trên đi công tác, biệt phái hoặc không nhận được thông báo kịp thời, quy trình sẽ dễ bị đình trệ, buộc HR phải liên tục thúc tiến độ.
Nhiều biểu đơn nhân sự và hành chính cần thay đổi theo quy chế công ty, ví dụ như trường đánh giá, hạng mục thanh toán, quy định đính kèm hay các bước ký duyệt. Nếu mỗi lần chỉnh sửa đều phải nhờ IT hoặc làm lại toàn bộ biểu đơn, không chỉ tốn thời gian mà còn dễ gây lẫn lộn giữa phiên bản cũ và mới.
Số tiền mua hàng khác nhau, cấp bậc khác nhau, phòng ban khác nhau - mỗi trường hợp có thể cần đi theo một luồng ký duyệt riêng. Nếu mỗi biểu đơn đều phải dựa vào việc chuyển giấy tờ thủ công để xác định bước tiếp theo, quy trình rất dễ sai sót và khó chuẩn hóa.
Các biểu đơn như đánh giá hiệu suất, điều chỉnh lương, hồ sơ xếp loại thường liên quan đến nhận xét của cấp trên, điểm số, số tiền hoặc thông tin cá nhân. Nếu tất cả người ký duyệt đều thấy cùng một nội dung, việc phân quyền sẽ không đủ chi tiết; nhưng nếu tách thành nhiều biểu đơn riêng, chi phí vận hành lại tăng lên.
Biểu đơn đã được phê duyệt hay chưa, đang tắc ở bước nào, tệp đính kèm có đầy đủ không, dữ liệu phiên bản cũ có được lưu lại hay không - những điều này thường không được chú ý trong quá trình vận hành hằng ngày. Nhưng đến khi kiểm toán nội bộ, kiểm toán bên ngoài, kiểm tra hồ sơ ISO hoặc cấp trên yêu cầu thống kê, HR lại phải mất rất nhiều thời gian lục tìm lại dữ liệu.
Cung cấp nhiều danh mục biểu đơn thông dụng cùng công cụ thiết kế trường dữ liệu kéo-thả. HR có thể điều chỉnh trường, tệp đính kèm và quy trình theo quy chế và nhu cầu từng phòng ban. Khi cần thêm trường hoặc cập nhật phiên bản biểu đơn, không cần làm lại từ đầu, cũng không cần xếp hàng chờ yêu cầu IT.
Sau khi biểu đơn được gửi đi, hệ thống tự động thông báo cho bước ký duyệt tiếp theo theo quy trình đã thiết lập. Dù là ký duyệt nhiều cấp, đồng ký/song song ký, hay phân luồng theo số tiền, phòng ban, cấp bậc – hệ thống đều giúp quy trình chuẩn hóa hơn và giảm hao phí nhân lực.
Các biểu đơn như đánh giá hiệu suất, điều chỉnh lương, hồ sơ xếp loại thường không phù hợp để tất cả mọi người xem toàn bộ nội dung. MAYO Form – Biểu mẫu tùy chỉnh cho phép thiết lập quyền hiển thị và chỉnh sửa trường dữ liệu theo từng bước ký duyệt, giúp thông tin nhạy cảm được kiểm soát chặt chẽ theo đúng quy trình.
Với các tập đoàn có nhiều chi nhánh, nhiều phòng ban, thậm chí nhiều pháp nhân, MAYO Form cho phép thiết lập luồng ký duyệt theo cơ cấu tổ chức, đơn vị chỉ định, cá nhân hoặc nhóm chỉ định. Dễ dàng kết nối xuyên phòng ban, xuyên tổ chức, xuyên đơn vị – quy trình ký duyệt hoàn toàn không bị giới hạn.
Nhờ ký duyệt điện tử MAYO Form – Biểu mẫu tùy chỉnh, nhân viên có thể tải tệp đính kèm trực tiếp trên hệ thống, cấp trên xác nhận số tiền và nội dung ngay lập tức. Quy trình giấy tờ vốn cần 3 ngày qua lại nay rút ngắn còn 1 ngày, tiến độ thanh toán và hợp đồng cũng có thể tra cứu bất cứ lúc nào.
Đặt lịch 30 phút giới thiệu sản phẩm để chuyên viên tư vấn trình bày - dựa trên loại biểu đơn, cấp độ ký duyệt, nhu cầu phân quyền và tình huống sử dụng Apollo của bạn - cách MAYO Form – Biểu mẫu tùy chỉnh giúp doanh nghiệp đưa quy trình nhân sự và hành chính lên nền tảng đám mây.
Dữ liệu nhân viên tập trung, đồng bộ toàn hệ thống
Ca linh hoạt, xếp lịch đa phòng ban và đồng bộ lương
Chấm công linh hoạt, cảnh báo thời gian thực
Tính lương tự động từ dữ liệu HR tích hợp
Báo cáo đa module, xuất nhanh và linh hoạt
Từ đăng tuyển đến onboarding, kết nối HR
MAYO Form – Biểu mẫu tùy chỉnh là công cụ biểu đơn điện tử và ký duyệt trực tuyến được tích hợp trong hệ thống nhân sự Apollo. Ngoài thiết kế biểu đơn, đăng ký trực tuyến và ký duyệt nhiều cấp, MAYO Form còn có thể kết hợp cùng dữ liệu nhân sự, đơn vị và tổ chức trong Apollo, phù hợp để quản lý các quy trình nội bộ doanh nghiệp như biểu đơn nhân sự, biểu đơn hành chính, quy trình thanh toán, đề nghị sử dụng con dấu, đề nghị thuyên chuyển, đánh giá thử việc…
MAYO Form – Biểu mẫu tùy chỉnh hỗ trợ thiết kế trường dữ liệu bằng thao tác kéo-thả cùng nhiều danh mục biểu đơn thông dụng. HR có thể tự tạo biểu đơn, điều chỉnh trường dữ liệu và thiết lập quy trình theo nhu cầu quản lý thực tế. Với các biểu đơn nhân sự và hành chính thông thường, không cần viết mã từ đầu - HR hoàn toàn có thể tự điều chỉnh theo quy chế và quy trình của công ty.
Có. MAYO Form – Biểu mẫu tùy chỉnh có thể thiết lập quy trình ký duyệt nhiều cấp theo nhu cầu của từng biểu đơn, đồng thời hỗ trợ chỉ định cá nhân, chỉ định nhóm, cấp bậc tổ chức, chỉ định đơn vị, đồng ký/song song ký và các bước điều kiện. Ví dụ, với các mức số tiền thanh toán khác nhau, hệ thống có thể tự động phân luồng ký duyệt khác nhau, giảm thiểu phán đoán thủ công và sai sót trong quy trình.
MAYO Form – Biểu mẫu tùy chỉnh hỗ trợ các phép tính cơ bản như cộng tổng và tính trung bình, phù hợp với các biểu đơn cần tổng hợp số tiền đơn giản như thanh toán, mua sắm, đề nghị chi phí. Nếu doanh nghiệp cần công thức phức tạp hơn hoặc phán đoán theo điều kiện, nên trao đổi với chuyên viên tư vấn để xác nhận có phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế hay không.
Google Form phù hợp để thu thập dữ liệu, nhưng khi doanh nghiệp bắt đầu cần ký duyệt nhiều cấp, quy trình theo điều kiện, kiểm soát phân quyền, lưu trữ tệp đính kèm, theo dõi tiến độ và ghi nhận kiểm toán, sẽ dễ xuất hiện những “điểm đứt gãy” trong quản lý. MAYO Form – Biểu mẫu tùy chỉnh phù hợp hơn để xử lý các biểu đơn nhân sự và hành chính cần kiểm soát quy trình chặt chẽ, chứ không chỉ đơn thuần là thu thập dữ liệu.
