根據Workday《2025全球勞動力報告》，有一半以上57%的職缺需要30天以上才能補齊、25%甚至超過60天。台灣勞動部調查也指出，全台6.6萬個職位逾半年補不到人。缺工的嚴重是全球都有感的集體現象，企業如果不從「被動等待」轉為「主動經營」，將越來越難應付招募的挑戰。建立人才資料庫 (Talent Pool)就是缺工問題的最根本解決之道，那該怎麼建立呢? 實際為企業帶來的好處又有哪些？本文將一一解析。
什麼是人才資料庫？為什麼企業需要人才庫？
從概念上來說，人才資料庫 (Talent Pool) 就是「企業專屬人才資源池」，包含了現任員工、離職員工、投遞過履歷、面試過的人選等，甚至也會有一些稀缺技術的關鍵人才(可能透過競業觀察或Headhunter推薦）。目的是讓企業不用每次有職缺都「從零開始找人」，而是能快速從現有人才名單中找到合適人選。
當然在數位化的推進下，現在一般講到人才庫，指的多是一個具搜尋、標籤與篩選功能的資料庫。像是一個搜尋引擎，主要功能包括儲存候選人基本資料、履歷、面試紀錄、互動歷程，透過「標籤」分類(ex技能、職能、地點、職涯階段)，以便讓HR在未來開新職缺時能主動搜尋與邀請。舉例來說，HR 可以設「擁有Python技能、3年內投遞過、願意遠端工作」這些條件，便能一鍵搜尋出所有符合條件的潛在人才。
建立人才資料庫的四大好處
人才資料庫不僅可以幫助企業在招募人才時更快找到合適的人選，也能讓人資快速盤點企業內部員工的資歷與職能，並加以分析作人才佈局。以下介紹4個建立人才庫的好處，幫助你更了解人才資料庫。
人才資料庫優勢1：企業能夠主動招募員工
有別於被動的等待履歷，人才庫可以協助HR夥伴化被動於主動，搜尋曾面試過且有潛力的人才來重新面試。例如：曾投遞行銷類職缺的求職者，在面試時發現也很適合人資相關工作，當公司有人資職缺時，便能從人才庫中找到該人選再次進行面試。這些「對公司有興趣、已互動過」的人， 再次邀請成功率通常也比陌生應徵者高出許多。
人才資料庫優勢2：彙整所有渠道人才資料，加快人資作業效率
網路世代的發展下，招募平台相當多元，例如：1111人力銀行、104人力銀行、Facebook、Instagram、LinkedIn等，然而多種管道雖然能增加曝光度，但對於HR 夥伴而言較不易管理。因此擁有人才資料庫，可以在各渠道放上招募入口網站、統一蒐集人才資訊，彙整到人才資料庫當中，方便保存以及日後能夠快速找到所有人才資料，加快人資作業效率。
人才資料庫優勢3：利於經營雇主品牌
根據統計數據顯示，當企業重新接洽過去未錄取的求職者，求職者也會有願意再次面試。而人才資料庫存取過去到現在完整的面試者資料，清楚掌握所有細節，包含：履歷、當時的招募情形、人才的特點等等，從理解求職者的角度為出發點，持續傳遞優良的品牌形象，能有助於提升企業好感度。
人才資料庫優勢4：預先儲備，強化未來人才布局
擁有人才資料庫能讓企業在還沒開職缺前，就先累積潛在候選人名單。 當公司有新職缺、擴編或臨時人力需求時，HR 可直接從資料庫中搜尋並聯繫合適人選，縮短招募周期、降低招募成本，讓人才佈局更有彈性。除了外部資料，HR 也可透過人才庫快速掌握各部門的人才職能專長與資歷等，作為組織調整、專案配置或接班規劃的依據。
如何建立人才資料庫？5步驟打造企業的戰略人才庫
理論上了解人才資料庫的優勢後，實際的挑戰在於如何從零到一建立起來。一個有效的人才資料庫並非只是儲存履歷的資料夾，而是一個需要策略性規劃與持續維護的動態系統。總而言之，透過明確定義目標、選擇合適工具、確保合法合規、建立分類標籤，並定期激活維護這五個關鍵步驟，就能打造出一個真正能為企業所用，並持續創造價值的戰略人才庫。
第一步：定義目標與範圍
在投入任何資源之前，最關鍵的一步是釐清「為什麼」要建立這個資料庫。目標將直接影響後續的工具選擇、資料收集範圍與管理方式。首先問問自己，這個人才庫主要是為了對外招募，還是為了內部人才盤點？當然，許多企業會採取混合模式，但初期明確主要目標，能更有效的集中資源。
- 對外招募導向：資料庫會以潛在候選人、過往應徵者、推薦人選為主。您需要收集的資料將側重於他們的專業技能、產業經驗、應徵職位、面試評價等，目標是在未來有職缺時，能快速從中篩選出合適人選，縮短招募週期。
- 內部盤點導向：資料庫則聚焦於現職員工。收集的資料會包含員工的績效評估、職能測評結果、培訓紀錄、晉升潛力、個人職涯發展意願等。其目標是為了組織發展、接班人計畫、內部轉調與晉升提供客觀的數據支持。
第二步：選擇合適的工具
有了明確的目標，下一步就是選擇承載這些資料的系統。工具的選擇從簡單到複雜，企業可依據自身規模、預算與人資團隊的熟悉度來決定。
- 招募追蹤系統 (ATS)：對於招募需求頻繁的企業來說，ATS 是最直接且普遍的選擇。市面上的系統（如好聘、Workday、Greenhouse等）大多內建人才庫功能，能自動匯總來自不同管道的履歷，並追蹤每位候選人的招募進度，是管理外部人才的首選。
- 客戶關係管理系統 (CRM)：有些企業，特別是需要長期經營高階或被動人才的，會利用 CRM 系統來管理人選，CRM 的優勢在於強大的互動紀錄與關係經營功能。
- 雲端試算表或資料庫 (Spreadsheets/Databases)：對於剛起步的小公司或預算有限的團隊，使用 Google Sheets 或 Airtable 等工具，手動建立一個簡單的人才資料庫也是可行的方案。雖然功能有限，但至少能將人才資訊集中管理，踏出系統化的第一步。
第三步：合法合規地收集資料
在數據為王的時代，人才資料的收集與使用，務必將「合法合規」放在首位。這不僅是尊重求職者，更是保護公司免於法律風險的必要措施。在台灣，這主要牽涉到《個人資料保護法》的規範。
- 明確告知與取得同意：在收集求職者資料時（無論是透過網站、活動或面試），必須清楚告知對方，其資料將被存入公司人才庫，以備未來職缺聯繫使用，並明確取得對方的書面或電子同意。
- 規範資料來源：建立統一的資料匯入管道，如官方招募網站的履歷上傳頁面、人力銀行制式履歷等，確保每一筆資料的來源都有跡可循。
- 資料保存期限：應設定合理的資料保存政策，例如在取得同意後，定期（如每年）詢問對方是否願意繼續讓公司保留其資料。
第四步：建立標籤與分類系統
一個沒有有效分類的資料庫，跟一堆雜亂的紙本履歷沒有兩樣。建立一套清晰、統一的標籤（Tag）系統，是讓人才庫發揮搜尋效率的關鍵。標籤應涵蓋人才的多個維度：
- 硬技能 (Hard Skills)：如 Python、SEO/SEM、財務報表分析、Adobe Creative Suite。
- 軟技能 (Soft Skills)：可基於面試官的評價，如 溝通能力強、團隊合作精神、問題解決導向。
- 職位與職級：如 產品經理、資深工程師、行銷專員、主管級。
- 應徵狀態：如 初試通過、複試優秀、婉拒Offer、潛力人選。
- 資料來源：如 員工內推、校園徵才、LinkedIn、104。
透過這套標籤系統，當未來出現「需要一位具備 SEO 技能的資深行銷專員」職缺時，人資就能在幾秒鐘內從數百甚至數千筆資料中，精準篩選出最合適的人選名單。
第五步：定期維護與喚醒
人才資料庫是一個需要活化的「生態系」，而非靜態的「儲藏室」。就跟維護顧客關係一樣（這也是為什麼前面提到有些公司也會使用CRM系統當作人才庫），定期的維護與喚醒，才能確保其資訊的有效性，並維繫與潛在人才的良好關係。
- 定期維護：設定固定的週期（例如每半年或一年），檢查並更新資料庫內的資訊。可以禮貌性地發送郵件給庫中人才，詢問他們是否有更新的履歷或近況，同時汰除無效或要求刪除的資料。
- 持續喚醒：不要等到有職缺時才聯絡他們。可以透過電子報、社群媒體等方式，定期分享公司的最新動態、產業洞察、或實用的職涯資訊。這種「保溫」的動作，有助於建立良好的雇主品牌形象，當機會來臨時，他們會更願意考慮您的公司。
數位工具助攻：用 Cornerstone 打造一體化的人才資料庫與盤點流程
建立人才資料庫不只單存放履歷，更是為人才盤點做準備！「人才資料庫」是招募的基礎，「人才盤點」則是發展與留才的關鍵。在實務操作中，很多企業面臨的挑戰是：資料分散、更新不易、缺乏整合與分析工具。
Cornerstone 人才系統不僅能協助企業建立結構化的人才資料庫，也能進一步支援人才盤點、績效評估、學習歷程記錄等功能，將招募與培訓串聯在同一個平台上，有效提升 HR 的工作效率與策略影響力。更可透過 AI 匹配與多條件篩選工具，優化篩選流程，確保關鍵人才不被遺漏。
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