什麼是人才資料庫(Talent Pool)？為什麼企業需要？人才資料庫就像一個搜尋引擎，裡面有愈多的人才資料，企業愈可以進一步紀錄、分析盤點出人才現況，以之為參考進行組織佈局、人才發展培訓。因此不論是招募還是內部人員盤點，人才資料庫皆相當重要，除了可以主動出擊吸引人才外，在進行內部課程規劃時，人才庫也能幫助人資掌握員工的現況與需求，提升課程的實用性。本篇文章為你解析人才庫定義，及建立人才資料庫對於企業的4大關鍵好處並介紹人才庫建立方式及幫助優化招募方式的系統推薦，讓你快速掌握人才庫與招募管理之間的重要關係。
人才資料庫(Talent Pool)是什麼？盤點2大人才庫種類
人才資料庫即是Talent Pool，人才庫整理了所有現任職員以及潛在職員資料，包含就業博覽會或徵才活動的名單、員工內推的人選、面試後備取的求職者或婉拒職缺的求職者以及已離職的職員等，提供企業日後在人才上做更有效的利用。從應用層面來看，可以分為「招募」及「人才盤點」2大種類。
- 【招募】：招募的人才資料庫擁有從以前到現在，所有曾經接洽過的求職者資料。正因如此，這類的人才庫常被用於招募當下或未來有相關職缺時，從中去聯繫合適人選，節省從人力銀行或其他通路找尋人才的成本。
- 【人才盤點】：作為人才盤點的人才資料庫，主要透過測評、績效、學習衡量所保留的資料，分析公司每位同仁在組織發展的狀況，未來面對組織調整、跨部門專案與接班人計劃時，都能有所依循。
人才庫建立，對於企業的4大好處
人才資料庫不僅可以幫助企業在招募人才時更快找到合適的人選，也能讓人資快速盤點企業內部員工的資歷與職能，並加以分析作人才佈局。以下介紹4個建立人才庫的好處，幫助你更了解人才資料庫。
人才資料庫優勢1：企業能夠主動招募員工
有別於以往被動的招募形式，人才資料庫可以協助人資搜尋曾面試過，且有潛力的人才來重新面試，這樣的人才對於企業已有相當認識，面試意願更高。例如：投遞行銷類職缺的求職者，在面試時發現他更適合人資相關工作，在未來開出人資職缺時，便能從人才資料庫中找到該人才進行面試。因此擁有人才資料庫，更能快速鎖定求職者，不必再被動地等待求職者投遞履歷，主動出擊找到合適的人才，也可以即時減少人力缺口對於公司運作上的影響。
人才資料庫優勢2：彙整所有渠道人才資料，加快人資作業效率
網路世代的發展下，招募平台相當多元，例如：1111人力銀行、104人力銀行、Facebook、Instagram、LinkedIn等，然而多種管道雖然能增加曝光度，但對於人資而言較不易管理，因此擁有人才資料庫，可以在各渠道放上招募入口網站、統一蒐集人才資訊，彙整到人才資料庫當中，方便保存以及日後能夠快速找到所有人才資料，加快人資作業效率。
人才資料庫優勢3：利於經營雇主品牌
根據統計數據顯示，當企業重新接洽過去未錄取的求職者，求職者也會有願意再次面試。而人才資料庫存取過去到現在完整的面試者資料，清楚掌握所有細節，包含：履歷、當時的招募情形、人才的特點等等，從理解求職者的角度為出發點，持續傳遞優良的品牌形象，能有助於提升企業好感度。
人才資料庫優勢4：規劃完善的招募與培訓方向
內部人才資料庫包含已經就職的員工資料，透過人才庫可以盤點各部門人才現況，如有組織調整或跨部門專案需求時，能夠快速進行佈局。同時，幫助人資在培訓規劃上更容易找到方向；讓主管在績效考評時，更快速掌握下屬狀況，也能安排妥善的接班人計劃。
如何建構企業人才資料庫？從2個類型的人才庫建立開始
從上述可以得知，人才資料庫對企業而言有許多優勢，例如：人才招募、內部人才盤點、組織發展等，但人才資料庫該如何建立呢？又要如何透過系統化方式幫助招募管理？下方為2種不同的人才資料庫類型，提供你參考。
人才庫建立類型1：影音人才資料庫
隨著Z世代進入職場和網路社群的發達，為了解決招募效率低落的問題，有別以往傳統的面試流程、履歷方式，有越來越多企業開始進行錄影面試，或是要求職者提供影音履歷。使用影音的方式，可以觀察求職者談吐、臨場反應、是否具有親和力。而和實體面試相比，不須協調多位面試官與求職者時間，可採取非同步方式，分別依個人時間完成錄製、審核，加快流程進行，更能藉由相關面試系統分析求職者的狀態，作為後續評估的依據。
人才庫建立類型2：測評人才資料庫
透過職能測評可以多維度的對員工進行人格分析，洞悉人才在執行工作時是否具備所需的關鍵特質、行為及能力，讓員工知道自己的優缺點，並為管理者提供客觀可靠的評估報告，全面了解員工職能強弱項，藉此為企業獲得更匹配崗位的人才，提升個人與團隊的工作成效。
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