什麼是KM知識管理系統？
一般慣稱KM的完整名詞是知識管理系統（Knowledge Management System, 也有人會用KMS），就如其名，主要在收集、整合、分享與應用企業「內部知識」的系統，目的是為企業解決「知識孤島」、「經驗流失」的痛點。舉例來說，當一位資深工程師離職，他的技術是他帶走，但他的寶貴經驗其實是可以系統性保存下來的。或是，不同部門都在用各自的方式建立客戶畫像，彼此卻不知情、沒辦法系統性共享資料，導致浪費資源與時間。以上這些情況，其實都可以透過KM知識管理系統來避免。
KM知識管理系統的5大核心功能與實用情境
KM系統不僅僅是用來儲存資訊的工具，它涵蓋了知識從收集、組織到應用的整個過程，幫助企業更好地挖掘內部智慧並將其轉化為實際的業務價值。
以下是KM知識管理系統的主要5大功能模塊：
- 知識收集：通過各種方式，如問卷調查、網絡搜索、專家訪談等，收集並整理企業內部和外部的知識資源。
- 知識組織：將收集到的知識資源進行分類、編目、標籤等操作，以便更好地管理和使用。
- 知識儲存：將知識資源儲存在結構化或非結構化的數據庫中，以便於查找、存取和共享。
- 知識共享：通過各種方式，如內部網絡、知識庫、在線論壇、博客、社交媒體等，共享和交流知識資源，從而促進企業內部的知識流動和創新。
- 知識應用：通過KM知識管理系統，企業可以將知識管理應用於決策、問題解決、創新、產品開發等方面，從而提高企業的經營效率和競爭力。
實用情境：將過去的專案報告、技術文件、會議記錄等非結構化資料，集中歸檔至一個統一的系統。
實用情境：透過關鍵字標籤，客服人員能快速找到特定產品的常見問題（FAQ），提升服務效率。
實用情境：研發部門建立技術知識庫，記錄各種實驗數據和設計規範，避免重複試驗。
實用情境：新進員工可透過線上知識庫快速了解公司產品、業務流程，大幅縮短培訓時間。
實用情境：銷售團隊利用 KM 系統中儲存的「客戶成功案例」與「產品知識」，快速掌握客戶需求，制定更精準的銷售策略。
如何選擇？知識管理系統 vs 學習管理系統
隨著數位化轉型的推進，許多企業正逐步引入KM知識管理系統和企業學習平台來強化內部管理與員工培訓。然而，這兩者的功能在某些方面有相似之處，卻有不同的應用場景，了解不同平台之間的差異有助於企業根據需求做出最佳選擇。以下是知識管理系統相較於企業學習系統的主要差異：
| 知識管理系統 (KM) | 學習管理系統 (LMS) | |
| 核心目的 | 知識的收集、管理、共享與應用，提升企業整體營運效率 | 員工的教育、培訓與技能發展，培養學習型組織 |
| 知識類型 | 包含所有企業智慧，如客服紀錄、專案報告、最佳實踐等非結構化內容 | 主要是教學性、結構化的內容 (課程教材、測驗、學習路徑) |
| 知識貢獻者 | 鼓勵所有員工隨時貢獻（作為知識的創造者與使用者） | 主要由講師、HR/培訓部門貢獻（作為課程的管理者與學習者） |
常會有疑問說「那如果在企業學習系統自行上傳教材，是不是等於是包含了KM的功能在裡面呢？」，事實上，當教材上傳時，確實正在「收集、儲存、共享」這三個和知識管理一樣的目的，但KM是以更廣義的範圍去涵蓋所謂的「知識」，最大的差異就是「員工的貢獻」，諸如SOP、FAQ這類型非結構化文件、經驗傳承和流程優化。簡單來說，LMS 讓企業可以有效地管理「老師教什麼」的知識，但 KM 系統則讓企業可以全面管理「我們知道什麼」、「我們如何運作」，以及「我們學到了什麼教訓」的全部知識。
為什麼多數企業優先導入學習管理系統？
學習管理系統有哪些特點？
- 教育和培訓功能：企業學習系統是專門為教育和培訓而設計的系統，可以提供豐富的學習內容、課程和培訓資源，並且可以進行評估和考核。
- 互動性和社交功能：企業學習系統通常提供討論區、即時聊天、協作工具等社交和互動功能，讓學習者可以互相交流和學習。
- 適應性學習和個性化學習路徑：企業學習系統可以根據學習者的能力和學習進度，自動調整學習內容和學習路徑，從而實現適應性學習和個性化學習路徑。
- 數據分析和報告功能：企業學習系統可以收集和分析學習者的學習數據，並生成報告，以便管理者進行監測和評估學習成果。
從上述統整可知，學習管理系統的主要功能是為企業內部的教育和培訓提供支持，而知識管理系統則更著重於知識和資訊的收集、建檔和分享。現今，多數企業會優先導入企業學習平台，主要是基於以下三個關鍵面向：
01
學習導向
打造學習型企業，促進員工學習和專業發展而導入，因為企業學習平台的重點在於提供培訓課程、學習資源和考試評估等功能，幫助員工不斷提升自身技能和知識。
02
操作簡便
企業學習平台通常設計為使用簡便，操作容易上手，無需太多技術支持；而知識管理系統則更加複雜，需要較長的時間和專業知識去實施和維護，需要較多技術支持。
03
市場成熟度
企業學習平台是一個相對成熟的市場，多數學習型組織都會優先導入企業學習系統。這也意味著企業在選擇學習平台時有更多的選擇，可以根據自己的需求和預算選擇最適合的產品，而知識管理系統的市場選擇則相對較少。
另外KM 系統的核心是管理大量的非結構化內容（如會議紀錄、郵件、隨筆、散亂的文件），這些內容的分類、標籤化和持續維護需要大量人力投入和嚴格的規範，實施門檻高。通常是基於知識的複雜度（ex. 核心競爭力是否依賴於難以標準化、難以傳授的專業知識和經驗）、知識的重要性（ex. 如果某位資深員工或專案文件消失，會對公司的營運或收入產生重大影響），以及知識傳承的壓力（ex. 員工是否經常找不到需要的資訊，或重複進行已完成的工作）這三個核心因素才會「一定需要」或「才會需要」導入 KM 系統。
學習管理系統與知識管理系統推薦
選擇適合企業的學習管理系統或知識管理系統，是每個企業數位轉型過程中的重要決策。無論是提升員工的專業技能，還是有效管理知識資產，都需要可靠的平台支持。在此，我們整理了幾個在市場上備受推崇的學習管理平台與知識管理系統，供大家參考。
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- 員工主動貢獻知識： 系統允許個別員工上傳、建立學習資源（如文件、影片、最佳實踐指南），並分享給整個團隊或組織。這使得CSOD不僅是培訓工具，也成為一個員工驅動的知識共享平台，間接實現了部分 KM 系統的功能。
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