HRIS 導入實務指南：從評估到上線的關鍵檢查點

「系統功能都驗收通過了，為什麼上線第一個月還是一團亂？」HRIS導入最矛盾的地方就在這裡，Demo看起來很完整、使用者驗收測試（UAT）也順利簽核，但真的進到「每天都要用」的實際情境時，問題才開始一個個冒出來。

薪資算錯要連夜對帳、權限設定混亂導致主管看不到該看的資料、歷史資料移轉遺漏欄位得重匯、特休規則沒設完整造成員工權益爭議。這些都不是小問題，因為HRIS牽涉薪資、出勤、法令遵循與內控，一旦上線後才補洞，代價往往比想像的大。

那導入過程中有哪些關鍵細節要留意？從選型評估、專案導入、資料移轉、系統設定、UAT/薪資平測、上線監控，以及資安與內稽內控，一次收錄關鍵要點與常見問題，協助HRIS導入專案不翻車。

HRIS導入專案的六大階段概覽

HRIS導入專案是一個把制度、流程與資料「落地到系統」的過程，一個標準的週期通常包含六個階段。每一階段都有不同的風險點與交付文件，只要其中一關沒有做到位，上線後就很容易冒出問題。下表先將全流程的重點與常見踩雷點整理出來：

多數企業若規模與制度複雜度中等，導入專案本體約 3–4 個月是合理區間；但「上線後穩定」才是真正完成，建議至少規劃 8–12 週的監控與調整節奏。

Phase 0：系統比較評估

導入成功的一半，其實在導入前就決定了，選擇適合自己公司制度的系統需要HRIS專案窗口在一開始就能把RFP（需求規格/需求建議書）釐清楚。建議在寫 RFP前，先把需求分三層，避免後面一直補需求、一直改範圍。

• 合規必備（Must-have）：能否對接台灣勞基法情境（例如：國定假日、加班倍率、假勤扣款邏輯、跨日輪班等）。
• 業務關鍵（Must-have）：產業差異要先講清楚。餐飲/零售常見是多點排班與跨點支援；製造業常見是多班別、輪班津貼與跨廠區管理。
• 體驗加分（Nice-to-have）：例如員工 App 介面、通知、自訂欄位、生日賀卡等，這類可以排在後面，不要拿來左右核心決策。

基本規格：選雲端還是地端

現在多數HR系統走向SaaS（雲端），因為法規變動、資安威脅等，讓系統更新頻率需要加快。除了更新快之外，初期投入相對可控、資安維運通常由供應商承擔較多責任，也是很多企業偏好雲端的原因。

相反的，地端（On-premise）一次性授權與硬體維運成本高，後續升級與資安修補壓力大。但資料完全留在企業內網，對特定情境（高度封閉環境）可能有必要。比較時建議把問題問成「我們未來三年要承擔的變更、維運與風險」：包含版本升級、法規更新、資安事件處理、備援與災難復原，而不只看一次性的價格。

 延伸閱讀：雲端人資系統 vs. 地端系統：HR必讀的價格、功能與導入評估全攻略

另外，Demo時除了展示務必進一步要求系統商真實操作，例如「跨午夜下班，且隔天是國定假日/補休時，系統如何計算出勤與薪資？」、「忘打卡誰可以申請、誰可以核准、誰可以修改？簽核流程能不能追到人與時間？」等，或是公司特殊的實際情境。如果系統商能把這些示範得清楚，通常代表它真的理解 HR的痛點，也比較可能在導入時把規則落地。

Phase 1：專案啟動與需求訪談

這個階段的第一個重點就是成立專案團隊，一般建議「由高階管理層領軍」專案架構會讓許多關卡都能順暢許多。理想的狀況是包含人資、IT、財務等高階主管組成專案決策委員會，負責授權、配置資源、並即時排除跨部門的協作障礙。

專案成員除了專案經理之外，也會有HR流程負責人、IT整合負責人、關鍵使用者等不同角色一起協作，但企業常見的陷阱包含：

• 專案團隊成員「身兼數職」，無法投入足夠時間
• 關鍵使用者層級不夠，無法代表部門做決策
• IT窗口只負責「技術」，不了解業務需求

接著就是需求訪談。HRIS的需求訪談不是聊天，它的核心是把公司「真實怎麼運作」拆成系統聽得懂的規則與條件。最常漏掉的3種需求（也是最容易讓專案回頭重來的原因）：

• 例外流程：忘打卡怎麼補？誰能補？補了要不要留稽核？
• 跨部門/跨據點差異：同一套制度不同廠區是否不同規則？集團多公司架構怎麼切？
• 歷史資料追溯需求：特休要追幾年？過去異動要不要留？薪資與出勤是否需要回溯查核？

最後為了避免「專案無限膨脹」，還有一個關鍵步驟，必須明確定義專案範圍與邊界，例如：哪些模組、哪些人員、哪些據點、哪些歷史年限包含，哪些不包含等。專案最忌諱「一邊做一邊改」，所以建立明確的CR（Change Request）流程也同樣重要，若需求超出初始範圍，應評估對時程與預算的影響，而非照單全收。

Phase 2：HRIS導入必經的資料移轉與整理

這同時也是專案中最耗時、也最容易導致上線延宕的階段。為什麼資料移轉最容易出事？因為它會連動出勤、薪資、報表與稽核。資料移轉一旦錯，錯的通常不是一筆兩筆，而是整套系統年資、特休、部門歸屬甚至權限範圍都會被拖下水。

根據經驗，資料移轉失敗的主要原因包括：

• 欄位mapping對不齊：舊系統的職稱/職位/部門代碼在新系統定義不同。
• 格式與編碼混亂：日期格式、全半形、特殊字元、文字編碼造成亂碼或匯入失敗。
• 歷史異動沒想清楚：調薪、調職、留停等歷史紀錄要保留到什麼程度？
• 在途簽核單沒處理：請假、加班、補登、異動如果還在跑流程，上線切換就會影響員工權益與帳務一致性。

因此，建議把導入拆成二次，第一次先用小批次資料測試欄位對應與格式規則，確認不會因為日期格式、編碼或必填欄位而卡關。第二次再進行全量導入到測試環境，針對資料完整性與正確性做系統性的驗證，並把所有差異與錯誤整理成問題清單，回頭修正後再重匯。

等到測試環境的結果已確認沒有重大錯誤，且資料版本已定版，再進入正式環境導入，才能避免上線後才發現「資料不對、規則也跟著不對」的連鎖風險。

Phase 3：系統設定與整合

一般人資系統通常都有標準功能，但每間公司都有自己的制度細節與例外條件（通常會是客製功能）。最常見的抱怨是「功能都有，為什麼薪資還是算錯？」，這大可能是因為規則沒有完整被設定進去，或與標準功能的設定打架。三個設定重點，建議用「邊界情境」來檢查：

出勤規則：跨日、國定假日、補班日最容易翻車

出勤規則看似單純，但實際上最容易在「邊界情境」出錯。許多企業在系統上線後才發現，跨日輪班的時數計算有誤，或是國定假日倍率沒有正確套用。建議你在設定前，先把容易翻車的情境列出來，讓顧問在設定時可以直接對照檢查：

• 跨日輪班（22:00–06:00）
• 跨月（1/31 晚班跨到 2/1）
• 國定假日出勤倍率
• 補班日/調移假日
• 忘打卡補登流程與稽核

薪資結構：先對齊「基準」與「順序」，再談公式

薪資計算最容易出問題的其實不是公式本身，而是公式背後的基準與條件沒有對齊。舉例來說，平日時薪基準到底要用本薪、月薪還是其他項目？哪些項目要納入加班基數?這些基礎問題如果沒有先釐清,後續的公式設定再精準都沒用。

需要先確認幾個關鍵問題：

• 平日時薪基準用本薪、月薪還是其他？
• 哪些項目要納入加班基數？
• 全勤獎金是否受請假、遲到影響？
• 月中調薪、到離職當月怎麼算？

務實的做法是採取三步驟：先把薪資項目分類（固定/變動/扣款），再把每個項目的觸發條件與基準寫清楚，最後才交給系統設定公式與計算順序。

權限與稽核：這不是方便而已，是內控與風險管理

權限設計如果只考慮「誰比較方便」，系統上線後很快就會出現問題：該看的資料看不到、不該改的卻能隨意修改。這不只是作業效率問題，更涉及內部控制與資料安全。比較穩健的設計原則是依照職責分工建立權限層級：

• 一般員工只能看自己的資料，能送出申請
• 主管能簽核，簽核要留紀錄
• HR（出勤）能處理例外，但調整要註記原因
• HR（薪資）能算薪資，但敏感調整要可追溯、必要時要有核准流程
• 系統管理員能改設定，但所有設定變更要留軌跡

系統設定階段是否完成，建議用可驗證的標準來判定。最後，應該留下設定確認單或設定紀錄（含版本與調整原因），避免日後追不回當初怎麼設、為什麼這樣設。

Phase 4：UAT與驗收

UAT用戶驗收測試（User Acceptance Testing）是由實際的最終用戶在模擬的真實環境中執行測試。最常見的誤區是只測正常流程，但通常會有狀況的，是那些邊界情境與制度例外，而且它們通常集中在結薪、結算、稽核或勞檢會看的地方。

理想的UAT結構包含基本流程+邊界情境+制度特殊情境：

• 基本流程：建檔、查詢、打卡、請假、加班、簽核、報表
• 時間邊界：跨日、跨月、國定假日、補班日、月底最後一天請假扣抵
• 制度特殊情境：試用期轉正、留停/育嬰假、外派借調、調職調薪、特休年度結算

這個驗收階段還有一個重頭戲，那就是薪資平測。什麼是薪資平測？使用「真實的出勤資料」跑一次完整的薪資計算流程，並與舊系統的結果比對，確保新系統的計算正確。

建議選擇「有特殊情況」的月份（有國定假日、有調薪、有新進/離職），因為那才是最容易產生差異的地方。這個平測的過程會重複進行，分析每一次差異，直到修正所有問題為止。

Phase 5：HRIS上線準備與監控

上線最怕「測試都沒問題，但上線第一天就crash」。上線是專案最關鍵的時刻，任何小問題都可能被放大。因此，HRIS上線前的準備與上線後的監控同樣重要。

1. 上線前 72 小時檢查清單

上線前三天是最後的黃金檢查期。這個階段需要進行全面性的確認，確保正式環境與測試環境完全同步，避免因為資料不一致或設定遺漏而導致上線失敗。

• 正式資料是否最新版本：測試與正式環境一致性要確認，避免匯入過時資料。
• 權限與帳號是否已驗證：不是設定好而已，要真的用不同角色登入測一次。
• 在途流程是否已收斂：請假、加班、補登、異動等在途單據要先定義切換點。

除了系統本身的設定，使用者的準備度也是上線成功的關鍵。所有使用者帳號都必須建立完成，權限設定要經過驗證，登入測試也要確實完成。同時，教育訓練的完成度直接影響上線後的使用順暢度，Key User必須完成訓練，操作手冊和常見問題FAQ也要準備到位。

2. 使用者教育訓練

教育訓練不能一視同仁，不同角色需要不同深度的訓練內容。一般員工只需要學會基本操作，但HR和HRIS窗口則需要深入了解系統邏輯和問題排查能力。

訓練結束後，還需要驗證訓練成效。Key User必須能獨立完成日常操作，並且建立內部種子講師機制，讓他們能協助其他同仁。此外，準備一頁式的快速參考指南，可以大幅降低上線後的求助頻率。

3. 上線執行

上線當天需要按照明確的時程表進行監控。從系統開放使用的那一刻起，就要密切注意所有功能是否正常運作，使用者登入狀況是否順利，並且定時彙整問題清單。

上線當天最重要的是建立即時應變機制。設立上線支援熱線（電話、Email、即時通訊多管道），安排顧問團隊現場支援，並且準備緊急回復方案，一旦發現重大問題可以立即處理。

4. 上線後監控（前 3 個月）

上線不是終點，前三個月是系統穩定的關鍵期，需要密集監控各項指標，及時發現並處理異常狀況。監控不能只憑感覺，需要建立明確的量化指標和預警標準。例如系統錯誤率如果超過1%，就必須立即排查原因；薪資計算差異超過0.5%，就要檢查規則設定是否有誤。

上線後的持續優化也很重要。根據使用者反饋調整流程，新增常見問題FAQ，持續針對新進人員進行教育訓練，並且規劃下一階段的功能優化，讓系統不斷進化。

 延伸閱讀：導入後，Optoma奧圖碼HR團隊跟同仁一起快速迭代系統

MAYOHR的導入方法論

如果希望有一套「照著走」的節奏，我們以300人以下、單一專區、台灣地區為基礎設計了不同階段和關鍵交付，讓專案每一步都能被檢核、被追蹤：

系統功能再完整，如果需求沒有對齊、資料沒有匯對、測試沒有測到真實情境，上線後還是會一團亂。反過來說，只要導入節奏清楚、每一階段都有可驗證的完成定義，成功率就會大幅提高。

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