大家認識的奧圖碼(以下簡稱Optoma)，可能第一時間會想到投影機。但這幾年，Optoma不只玩硬體，更把 LED、大尺寸互動顯示器（IFP），以及自家研發的 Optoma Management Suite（OMS）智慧中控平台，打包成「一整套解決方案」。無論是企業會議室、智慧教室、家庭娛樂，還是大型展演活動，都能找到Optoma的影子。
因此，現在的Optoma不只是一家單純的顯示器公司，而是正快速變身為「軟硬整合、跨場景解決方案」的「全球顯示領導品牌」。也因為這樣的策略改變，在台灣台北的營運總部，正面對著多元世代交替，以及組織功能大幅改變的人力資源管理議題。
隨著品牌發展與經營模式的改變，又碰巧遭遇AI的加速發展，部分系統已逐漸在數位轉型上顯現出侷限性。無論是在組織架構、人才培育，或是營運機制上，現有系統已難以因應當前的人力資源發展與管理需求，需要「重新塑造」一套符合現行狀況下的管理機制。經過市場評估與多方比較，Optoma最終選擇導入Apollo人資系統，期望打造人資服務「無感哲學」，讓流程優化與同仁自主管理雙軌落地，推動人資轉型自然融入工作日常。
導入人資系統的關鍵思維：不只是換系統，而是重塑流程與權責
在導入新的人資系統時，Optoma人資團隊並未將其視為一項單純的工具替換，而是一次組織流程優化與權限再設計的機會，期望打造一套「無感即是有感」的系統體驗。
Optoma人資經理 Bruce 表示：「我們希望做到讓同仁每天的人資日常作業都是無感的。因為同仁在使用系統上會有『感覺』，通常都不會是太好的使用者體驗，例如『卡卡的』、『找不到』、『不方便』，甚至是『沒收到』。所以當同仁跑來找人資，大多只有抱怨或是不知道要怎麼處理，而徒增雙方的作業時間。因此我們希望做到，讓人資好像消失在同仁工作日常中，但每一樣流程、功能與服務都是人資建立的。」
因此，Optoma從導入初期就明確設定兩大核心目標：
1. 徹底檢視與優化人資作業流程
Optoma希望藉由導入系統的契機，全面梳理並重塑既有人資流程。希望員工可以「在自己的手機上，就能自己解決」大部分的人資事務，包括加班、打卡、請假以及表單等各種申請。這不只是把紙本轉成線上，也不是單純把舊流程數位化，而是善用系統邏輯與功能，重新定義日常的節奏，提升整體營運效能與效率
2. 減少IT依賴，強化HR自主管理能力
人資團隊指出，以目前公司的人數規模而言，希望選擇一套人資能自行維運、最大程度符合公司制度設定的系統，讓人資團隊能真正掌握核心流程，提升反應速度，同時也減輕 IT 部門的負擔。
人資系統的導入，就像是談一場有目的戀愛，然後走進婚姻的旅程
「其實，選擇一套適合公司的人資系統，就像是談一場有目的戀愛，然後走進婚姻的旅程。」人資經理 Bruce笑著說到。
「既然是有目的的戀愛，我們必須很認識『自己』才能夠找到合適的『對象』。例如公司的各種人資制度是否符合時宜？公司日常的運營方式是什麼樣態？同仁的每日工作習慣長什麼樣子？公司未來5-10年想要走到哪裡？人資團隊必須要非常了解，才能幫公司找到合適的對象，然後一路從戀愛、訂婚，然後步入婚姻。」所以，在導入全新的系統前，不僅要好好幫組織自我覺察與診斷，也必須要充實與重塑許多基礎建設。
Optoma在人資系統的導入過程中，展現了令人驚訝的效率：從決定導入到系統正式上線，僅僅花了三個月的時間。以其超過 200 人的規模來看，這個速度遠超一般標準，因為有歷史資料包袱的企業在導入系統的正常時程，普遍需耗時近半年，才能完成需求確認、資料再定義、資料清洗、資料轉移、使用者培訓與系統上線。然而，這看似快速的導入，其實並非偶然，而是建立在長達一年半的前期準備上。
許多企業在導入HRIS各種系統時，因制度不健全或年久失修，導致系統無法順利落地。因此Optoma人資團隊堅信：人資若能在前期先把制度準備好，配合公司營運的步調以及同仁的日常，系統導入才可能真正發揮效益。
人資系統導入的第一步：先做制度建置與內部整備
在導入系統的過程中，Optoma的人資團隊展現了對「制度先於系統」的深刻理解，採取高度主動的態度進行規劃。人資團隊早在評估系統前，便開始進行制度面的全面盤點與重塑，範圍涵蓋各種與人資有關的SOP、職等能力架構、差勤辦法，以及薪酬福利等。同時，也針對部分制度進行導入前實戰，直接透過使用者的回饋，快速迭代與修正，同時評估未來移轉至系統上可預見的問題。
人資團隊分享到：「導系統不是從簽約後，顧問進來才開始，而是你導入前大多準備好了，預知可能遭遇那些狀況，那三個月其實只是配合系統的『個性』，進行資料再定義與移轉，就像是訂婚期到結婚期間的籌備大會。」
這句話道出了快速上線的核心：三個月的導入期，重點在把前期準備具體落地，包含盤點並優化現行的差勤管理辦法、職等職級架構以及薪酬激勵機制，同時進行跨部門溝通與共識建立，確保各環節能配合新系統的運作。
導入期，其實就是制度、現實、資料、系統四者之間的快速磨合，以及做最後的取捨。
by 奧圖碼人資經理 Bruce也正因為這份前期的扎實準備，Optoma在正式進入系統導入階段時，能更專注於在人資系統的參數設定、流程配置與權限設計等細節調整，大幅提升上線效率與導入成效。
系統上線陣痛期，人資團隊如何化解員工抗拒？
就像結婚一樣，在Optoma系統導入的過程中，仍然會經歷一段「磨合期」。為了減輕同仁在初期的適應壓力，在人資系統正式上線前，便啟動一連串溝通與心理建設工作。
透過事前說明與教育訓練，替同仁打好「預防針」：不僅清楚告知何時會轉換系統，也坦誠說明初期可能遇到的困難與過渡期狀況。例如：在第一個月會有哪些常見問題、哪些流程會改變等，來降低未知帶來的焦慮。此外，人資團隊也搭配設計好的操作手冊、FAQ，以及每週持續推送的內部宣導資訊，讓系統的轉換過程更平穩。
從 80 分出發，讓系統透過員工互動更貼合組織需求
值得一提的是，Optoma在導入人資系統時，並未追求一次到位、功能百分百完美的「滿分」系統。因此，他們採取一種務實且具彈性的策略：先完成一個穩定、能運作的「80分系統」，再透過全體同仁的實際使用經驗，不斷補齊剩下的20分。
導入後的前三個月，確實出現了許多員工操作不熟悉、主管覺得麻煩等常見反應。但人資團隊則認為，這些「問題」是一種正向回饋，是改善的契機：「對我們而言，員工來詢問是好事。因為我們可以輕易地知道系統的盲點在那裡，那裡可以去修正。」
「跟同仁一起快速迭代系統，把敏捷的觀念放在系統bug修正的過程中，事先與同仁溝通初期的不便利，同仁反而會很願意告訴你問題在哪裡。」因為人資團隊深知，光靠人資部門是無法預見所有使用場景的痛點與需求，與其封閉規劃，不如開放調整。讓系統的最後一哩路，交由所有使用者共同參與，一邊使用、一邊優化系統參數與規則，才能真正打造出貼近組織需求、具有彈性的運作系統。
從僵化到彈性：透過系統打造以人為本的使用體驗
在導入Apollo人資系統之前，Optoma曾面臨一個看似微小卻頻繁困擾員工和人資部門的問題：請假時間的單位設定過於僵化。過去，由於原有系統的固定設定，員工請假最短必須是30分鐘，而最小的計量單位則是5分鐘。這種看似不起眼的時間單位，卻常常引發員工的詢問。甚至爭議：「為什麼是5分鐘？」
這樣的詢問，不僅耗費人資的解釋時間，也影響了員工的滿意度。員工會覺得在時間運用上缺乏靈活度，或者與實際所需的時間未能精確匹配。然而，Apollo人資系統的導入解決了這一痛點。人資團隊在導入新系統後，透過磨合期所收到的使用者回饋，逐步將請假時間刻度調整為1分鐘。這一微小的改變，卻帶來了正面影響。人資經理 Bruce 笑著說：「請假刻度自從調成1分鐘後，同仁的『為什麼』這個聲音，只能成為懷念舊金曲了。」
以行動化驅動員工自主管理，全面升級數位體驗
Apollo 人資系統不僅提升請假彈性，更全面優化員工操作介面與使用體驗。 以往請假、加班等流程只能透過電腦完成，操作流程不僅繁瑣，也不利於現場人員即時處理。現在，員工只需透過手機 App，即可隨時隨地完成定位打卡、請假、加班申請、查詢與修改個人資料等作業。同時，也解決了有遠距工作需求同仁的困擾。
當員工能夠精確到每分鐘計算和安排請假時間時，他們感受到更高的自由度，也對公司的人性化管理有了更好的體驗。人資團隊提到，雖然剛上線時仍有約一個月的適應期，但很快員工便感受到「用手機操作」的便利性，許多自助服務運用手指就能解決，員工與人資之間的溝通成本也大幅降低。
這種最終朝向「無感」的日常流程，不僅讓人資能真正回歸策略角色，員工也能安心專注在工作本身。Optoma的經驗再次說明，真正有效的人資系統，不只是技術升級，更是組織體驗的全面升級。
人才戰略藍圖：從制度深耕到數據賦能的長期佈局
擁有多年系統導入經驗的人資經理 Bruce，看得比多數中小企業更透徹。他坦言，選擇 SaaS套裝型系統，意味著要接受它的「個性」，也就是大多「無法客製」的限制：「如果你想要客製，最好的解決方式就是投資建立專屬的HRIS 與 IT 團隊專門服務。不過這是絕大多數中小企業無法長期負擔的開發費用，比較好的方式，就是選擇一套適合自己的SaaS。」
這正是導入 SaaS的核心思維—不是讓系統配合企業，而是企業要先準備好，去配合所選擇的專業系統運作邏輯，同時也跟著這套系統服務的每一次更新，不斷迭代與成長。與其上線後反覆修改，還不如一開始先協助公司將制度與流程打底或重塑，如此一來才能真正發揮 SaaS 快速部署、彈性高、低維運成本的價值。
Optoma認為，人資系統的價值不僅是流程數位化，更關鍵在於數據的長期累積與深度應用。建立一套可持續迭代、因應外在變化的發展架構，讓員工成長歷程與企業策略緊密連結，進而為組織注入長期動能。
「我們希望逐步透過這些人力資源系統導入、資料累積以及透過AI工具的橫向串接，為公司打造下一個能穩健經營的十年。」
Optoma的成功不僅在於技術工具的更新，更在於人資團隊思維模式的轉變—從被動的行政支援，轉變為主動的策略夥伴。在這條轉型路上，Optoma選擇「先穩制度，再談系統」，透過Apollo人資系統，從人資流程自主管理，到善用 SaaS 的彈性與數據價值，並進一步串聯後續的人才發展與文化建設，逐步打造出一套專屬的營運模式與人才框架。在人資轉型的路上，Optoma的做法提醒我們：系統終究只是工具，真正能走得長遠的，仍是人資的策略與思維。
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