對多數 HR 來說，薪資計算是每個月最重要卻也最繁瑣的例行作業，當結薪日逼近，人資與財務往往忙到焦頭爛額。一邊要打開 Excel 薪資計算公式統計出勤，一邊還要從各個系統中彙整出資料後結薪。壓力更大的是，薪資計算絕對不容出錯也不能延遲，否則容易引起勞資糾紛。
想知道薪資計算有哪些注意細節嗎？公式該怎麼套用、法規如何遵循、Excel或是系統又能帶來哪些效率？一篇全解析完整掌握，讓HR夥伴們月底不用再薪慌慌。！
一、薪資計算怎麼變成人資的惡夢？
表面上，薪資計算好像只要「照公式套」就能完成，但實際上卻充滿細節。不同員工的工時、加班、假別、津貼和獎金條件各有差異，再加上法規不斷調整，HR 必須同時兼顧準確性與合規性。也正是這些繁瑣細節與眉角，讓HR夥伴的結薪作業往往伴隨著加班。
其實，薪資計算的過程遠比想像中複雜，涉及：
- 出勤結算與薪資計算公式的應用
- 加班費、請假扣款、勞健保等費用計算
- 薪資單與報稅相關作業，如所得稅、職工福利金
- 符合勞動法規，避免違規罰則
- 法規變動的即時調整
二、想知道薪資計算有哪些注意細節嗎？
薪資計算細節 1：須留意不足月新進／離職人員
當遇到新進或離職員工當月工作不滿一個月，薪資計算天數與一般同仁不同就要進行結算，這種薪資稱為 「破月薪資」。以30日計算薪資為例，若員工當月在職天數為20天，薪資為30,000元，可得出薪資計算公式如下： 每日薪資為30,000÷30＝1,000元，乘上在職天數得出當月薪資1,000×20＝20,000元。
延伸閱讀：破月薪資怎麼算才不出錯？
薪資計算細節 2：確認勞健保投保級距與補助身分
勞健保計算級距之變更與補助身分多元，HR夥伴需隨時注意投保級距調整及補助身分更新，根據薪資級距的不同，雇主及員工所負擔之金額也不同。特別提醒，工讀生（或部分工時員工），若每週總工時大於12個小時，雇主同樣需要為其投保健保。
薪資計算細節 3：加班費換算
計算加班費的基準是每小時平均工資，月薪加班費計算是以每小時平均工資計算，即為當月薪資÷30 天÷8 小時，常見的平日加班前兩小時是1.34 倍，第9-10小時是1.67 倍。此外目前一例一休的規定，也會影響到加班費的計算方式，從1.34 倍~2.67倍不等，國定假日加班則一律以雙倍工資計算。
薪資計算細節 4：特定事件處理
當遇到颱風、地震或其他天然災害時，依據勞動部法條，雇主在災害發生時不宜扣發工資。然而各縣市的放假規定不同，員工居住地、工作地、交通經過地區可能影響出勤狀況，HR 需統計不同地區員工的出勤情況，處理難度增加。
延伸閱讀：颱風假不是假，颱風天放假有薪水嗎?
薪資計算細節 5：年度作業
企業 HR 每年都需要處理薪資調整、報稅、津貼發放、業界薪資調查等關鍵事務，年度作業看似例行，其實充滿細節。跨年獎金要避免申報數字與薪資單不符，三節獎金影響平均工資與勞退提撥，勞健保級距若忘了調整可能被追繳，年底的特休補休沒處理清楚，更容易成為爭議。
三、薪資計算工具，Excel或薪資系統該怎麼選擇？
根據 2025 年初勞動部數據，近五年每年都有約 25000 件至 27000 件之間的勞資爭議案，以 2023 年為例，積欠工資案就有 10815 件，占比高達 42%；其次為給付資遣費 6238 件，佔比 24%，薪資爭議是雇主最常踩的地雷。
許多中小型公司習慣用 Excel 管理薪資，因為彈性高又不需額外成本，但隨著人員、營運規模擴大，Excel 公式版本難以維護、人員交接也會增加風險，錯誤的機率也跟著放大。相較之下，薪資系統能把規則參數化，法規更新後自動套用，並且整合出勤、保費、申報與薪轉檔的產出，大幅降低人工錯誤與耗時，也大幅降低勞資雙方的爭議。對於單純規模的小團隊，Excel 仍是可行的工具；但若企業已邁入跨部門、跨店甚至跨國營運，薪資系統才是確保效率與合規的關鍵。
四、薪資結算流程五大步驟統整
上述提及許多薪資計算的注意事項以及不同工具的選擇，但不論哪種工具，薪資結算只要掌握五大步驟，就能有條不紊地完成任務：
- 整合出勤資料：打卡、請假、加班與排班規則一次帶入，確保計算基礎正確。
- 薪資規則套算：套用工時制別、加班倍率、各項津貼與扣款，避免人工公式誤差。
- 確認保費與申報：同步檢視勞健保與勞退級距，並自動產出申報檔，降低漏算或延遲風險。
- 交叉復核與封帳：透過差異比對與樣本抽核，確保金額無誤，再封存薪資主檔與異動歷程，保留完整軌跡。
- 發薪與通知：產出各銀行的薪轉檔，並以行動薪資單通知員工，提升效率與體驗。
對HR夥伴來說，建立一套標準化、有步驟可依循的流程，是處理薪資作業的重要核心。透過以上五大步驟，即使是HR結薪新手也能降低出錯的風險，更能建立起自己的專業性與自信心，讓每個月的發薪日不再倍感壓力。
五、從算對到算出價值，掌握薪資結構與策略
當薪資計算已經能穩定「算對」，下一步就是思考如何「算出價值」。這涉及的不只是結算，而是整體的薪酬設計與策略規劃。一方面，企業需要在固定薪資與變動薪資之間找到平衡，固定薪資確保員工的基本保障，變動薪資則能連結績效，驅動組織表現。另一方面，HR 也要透過薪資結構設計，例如參考薪資四分位表，建立職等職級與薪資帶，讓薪酬決策更有依據。
此外，外部薪資調查與年度調薪政策也是關鍵。唯有掌握市場行情，再結合企業自身的財務承受度，才能在吸引人才與控制成本之間取得平衡。跨國企業還要考量不同地區的薪資漲幅，例如越南每年的薪資調整，對外派與當地用工政策都有實際影響。
六、雲端人資系統：一站式解決薪資計算難題
Apollo人資系統幫你整理打卡、出缺勤紀錄以及勞健保投保資料，透過薪資結算模組，3步驟就能快速結薪，並有層層把關的防錯機制。以往人數破百的公司，光是核對排班跟薪水資料可能就需要花上整周的時間，但使用Apollo後，不到1天就能輕鬆完成！
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