薪資計算好頭疼?數位工具讓計薪對保省時省力,月底不再薪慌慌

使用數位工具薪資計算並不難


薪資計算是每間公司最重要也最麻煩的例行性作業,當月底的結薪日到來,人資跟財務們常常忙到焦頭爛額,除了要打開Excel公式統計出勤,還要從各個系統中彙整出資料後結薪,壓力更大的是薪資計算絕對不容出錯也不能延遲,否則容易引起勞資糾紛。一般薪資作業的處理,包含了結算薪資前的出勤結算、核對每月勞健保費、以及出勤結算區間同仁之加班與請假等表單申請處理,薪資結算完成後所連動的所得稅、職工福利金等項目,在薄薄的薪資單背後計算過程其實非常繁瑣,除了需符合法規外,更要隨時注意法令的更新。這篇文章將介紹HR在薪資計算時需著重的4個細節,並分享如何挑選合適的薪資管理系統,讓結薪作業事半功倍。


薪資如何計算?掌握4大細節快速進行結薪


薪資計算細節1:須留意不足月新進/離職人員


當遇到新進或離職員工當月工作不滿一個月,就要結算薪資的情形,我們會稱之為破月薪資,公司可以在員工入職時在雇用契約上約定好大小月(大月31日、小月30日)薪資要如何計算,或是依據民法123條將30天訂為一個月。這邊以30日計算薪資為例,若員工當月在職天數為20天,薪資為30,000元,可得出每日薪資為30,000÷30=1,000元,乘上在職天數得出當月薪資1,000×20=20,000元。


薪資計算細節2:確認勞健保投保級距與補助身分


【勞保與勞退】

勞健保計算級距之變更與補助身分多元,人資需隨時注意投保級距調整及補助身分更新,根據薪資級距的不同,雇主及員工所負擔之金額也不同,這邊將以111年度級距來試算,未來若有變動請以勞動部勞工保險局公告為準。


勞保費用包含就業保險費率(1%)、勞工保險普通事故保險費率(10.5%),與111年5月1日施行勞工職業災害保險及保護法(詳情請參考勞保局),一般勞工111年計算公式如下:

{投保級距 × 保險費率 (111年度11.5%)× 負擔比例 × (工作天數/30)}


參考資料:勞保局一般單位保險費分擔金額表


而相較之下,勞工退休金提撥計算較為單純,只要是適用勞基法之勞工(含本國籍、外籍配偶、陸港澳地區配偶、永久居留之外籍人士)雇主須負擔投保級距金額的6%,員工也可以自行選擇額外提撥6%,每月最多可以存入投保級距金額的12%到勞退帳戶中。


參考資料:勞保局勞工退休金月提繳分級表


健保】

健保費不論是無一定雇主或自營作業而參加職業工會的工會會員,投保級距不得低於當年度最低工資,金額則依當年度公布費率計算,而特定對象會給予不同的健保補助,可以參考衛福部各級政府辦理保險對象健保費補助項目一覽表


健保計算方式,公式如下:

{投保級距 × 費率(111年度5.17%) × (1+眷屬數量) × 負擔比例}


參考資料:健保局保險費負擔金額表


【其他】

  • 部分工時員工:特殊身分有相對應的投保規則,如工讀生與不足月的日薪員工,臨時工、短期工等未做滿1個月的員工,適用部分工時投保級距,從11,000元開始計算。


  • 育嬰留停:此外任職滿半年,在小孩滿3歲前可以申請2年的育嬰留職停薪。而期間雇主負擔的勞保費用改由政府負擔。健保部分可選擇原單位投保,或是轉入家人任職場所的眷屬投保。


  • 因傷病請假留職停薪:普通傷病未超過1年、職業災害未超過2年,依據勞保條例施行細則第 21 條,雇主主須持續投保員工勞保,健保部分雇主可決定是否繼續為員工投保,若持續投保需負擔原本的投保金額,不得更改。


這邊提供勞動部個人保費試算器,可以選取身分別及投保日數,方便HR們線上計算。


薪資計算細節3:加班費換算


計算加班費的基準是每小時平均工資,而根據勞基法規定,只要是「經常性給予」的薪水都算在工資的範圍內。所以除了底薪之外,交通補助、伙食津貼、全勤獎金、經常給予的績效獎金等都要併入工資的計算,月薪的每小時平均工資計算方式為當月薪資÷30天÷8小時。


此外目前一例一休的規定,也會影響到加班費的計算方式。勞基法第 36 條中規定,勞工七天內應該要有一天的例假日,一天的休息日,所以常見的作法是每週六當作休息日,每週日是例假日,但根據不同的排班需求,另有2周變形工時、4周變形工時、8周變形工時等特殊排班方式,詳情可參考紙本排班好麻煩?認識排班系統功能與好處,順利挑選合適工具


以下提供4種加班費計算方式,並附上勞動部加班費試算系統供你參考:


工作時間
工作日加班 
休息日加班 
例假日加班
國定假日加班
正常工時前2小時 
正常工作 
×1.34
給予當日工資,並額外補休一日
給予當日工資或補休一日
正常工時後6小時
正常工作
×1.67
給予當日工資,並額外補休一日
給予當日工資或補休一日
9~10小時
×1.34
×2.67
×2
×1.34
11~12小時
×1.67
×2.67
×2
×1.67


薪資計算細節4:特定事件處理


根據勞動部〈天然災害發生事業單位勞工出勤管理及工資給付要點〉第7條寫明,天然災害發生時,雇主不宜扣發工資。且若因應雇主要求而出勤,雇主除了當日工資須照給外,宜加給勞工工資,並提供交通工具、交通津貼或其他必要協助。雖然要點中並無強制規範發生天然災害時要給予薪水或出勤者額外加班費,但員工有權拒絕出勤,雇主不能處以取消全勤或曠職等處分,另外各縣市放假情況不一樣,依照居住地、工作地的不同、上下班交通必經縣市,公司可能會有各種不同狀況的員工,需要人資一一統計,導致薪資難以計算。


薪資計算細節5:年度作業


調保、年度報稅、各項津貼與績效獎金的發放、業界的薪資調查等不同的事務需要HR處理:

  • 1月:彙整報稅資料,申報員工所得稅與二代健保等資料
  • 1月、5月、9月:發放年終獎金,三節禮金及禮品
  • 2月、8月:根據員工的平均薪資來調整勞健保級距
  • 12月:依企業工作規則所訂區間結算,將特休、補休等換算成薪資


以上就是計算薪資時,需要注意的重點,由此可知薪資計算的方式非常複雜繁瑣,若是能運用人資系統協助減輕負擔,可以讓企業人事管理的運作更加順暢,節省非常多的人事時間成本。接下來讓我們來告訴您該如何挑選薪資系統,才能減輕工作負擔、提高結薪效率。薪資如何計算才不會違法?


薪資計算系統怎麼選?4大注意事項,幫你找到合適系統


市面上有很多薪資計算範本、人事薪資軟體,或是ERP系統、財務系統裡面都有計薪功能,但並非都可以滿足企業需求,因為薪酬管理範疇上面臨著法規變動、人員變動,甚至天災颱風假,都可能影響計薪方式。下面將為您介紹4項挑選人資系統時,需要注意的方向。


1.是否可整合薪資計算跟差勤結算


員工的出缺勤,跟薪資息息相關,方便的考勤系統,可以協助紀錄員工的上下班打卡時間、有無遲到早退、是否休假等,使用這些資料,能夠快速結算薪資,對於人資來說是非常重要的功能。


2.薪資管理系統是否可以依照勞基法更新


勞健保級距與請假規定會依據法規變動,像是最低薪資及勞健保級距經常逐年調整,而市面上的薪資計算軟體,如ERP、財務系統等含有薪資計算功能的工具,大多需要付費更新或是自行手動調整,無形中又增加一筆成本,因此挑選一個能快速自動更新法規與投保級距的系統,除了能降低違法的機會外,同時還能省下更新軟體的花費。


3.能否匯出主管機關申報檔案


薪資作業當中,像是勞健保、所得稅等需要與政府進行申報,因此完善匯出主管機關所需之申報格式檔案,能省去大量的文書作業流程,透過自動匯出公司所得稅檔案,能節省在系統中撈資料、重新整理成政府格式的時間,還可以支援各家銀行的薪轉資料格式,依據不同銀行系統產生不同檔案,加速薪資核發流程的效率。


4.系統能否彈性管理又輕鬆好上手


薪資計算是企業內的機密資料,除了HR外不得隨意查看,因此是否能彈性設定管理權限給適當的主管使用相當重要,此外,多數人事資料都具有時效性,像是加班費的請領需在事實發生的當月完成,當遇到HR人員異動時,人性化的介面設計,可以讓新人快速上手,並順利交接工作,同時避免資料出錯,影響員工權益。


在瞭解挑選薪資計算系統需要注意的事項後,想必您已經掌握挑選適合公司系統的要訣,接下來將為您介紹人資數位轉型的推動者,MAYO旗下的Apollo薪資管理系統。


Apollo薪資管理系統,快速幫助人資數位轉型的必備工具


1.三步驟結薪儀表板,快速結薪


Apollo雲端人資系統是專為企業HR所設計的工具,除了行動出勤、通訊錄、表單審核等功能外,還可以自動帶入出勤資料結算薪資,將繁雜的計薪流程,簡化為僅需3步驟的結薪儀表板,並有層層把關的防錯機制。以往人數破百的公司,光是核對排班跟薪水資料可能就需要花上整周的時間,但使用Apollo人資系統後,不到1天就能輕鬆完成,系統還會透過手機APP,自動發送推播,通知員工使用手機查看薪資單,省下到各個部門發送的時間,讓人資與員工都方便,更能達到環保無紙化的好處。


2.符合法規自動更新


Apollo能符合台灣、中國的勞動法令並自動更新系統參數,提供方便的自動對保功能,無論是勞健保的投保級距與二代健保、所得稅相關之費率等項目皆一應俱全,當核對保費與員工扣款之金額有差異時,系統會以多退少補的方式自動併入薪資計算,輕鬆節省人工核對的時間。此外,系統還能匯出所得稅、補充保費與三合一的申報檔,加速申報作業的進行。


3.能彈性管理符合不同企業需求


為了符合不同產業的薪資管理需求,Apollo人資系統可以彈性制定管理權限,例如:分店店長負責排班,紀錄出缺勤,而人資則負責管理薪水計算等。系統上會清楚記載所有薪資項目,且自動保存薪資主檔跟異動歷程,也能開放給特定人員或主管瀏覽編輯,薪資結算後還能夠自動產生成本中心分攤表,方便進行組織薪資管理。


薪資計算系統、薪酬委外服務推薦|Apollo人資系統為你快速結薪,輕鬆發薪


每到月底總是手忙腳亂的整理打卡資料,人手不足但還必須一筆一筆的核對輸入,費時又耗人力嗎?結算薪資其實不需要這麼麻煩,Apollo人資系統幫你整理打卡、出缺勤紀錄以及勞健保投保資料,透過薪資結算模組,3步驟幫你快速結薪,現在就開始使用Apollo人資系統的服務,讓你月底不再薪慌慌。


另外,MAYO還有提供人事薪酬外包服務,如新創或中小企業規模不大,沒有專職的HR進行薪資結算,或是覺得處理人事行政、薪資結算太過繁瑣,那你可以考慮將人事薪資管理外包給MAYO處理,服務包括:整理與保存人員資料、處理離職作業、所得作業、每月計薪,還有非經常性事務(資遣、調薪、獎金發放)等服務,讓企業人資可以專注於尋找人才,提升人力資本價值,同時節省人力成本,提高作業效率。


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