雲端人資系統 vs. 地端系統：HR必讀的價格、功能與導入評估全攻略

近年來，「雲端」技術相當火熱，似乎提到企業數位化轉型就離不開它，儼然成為企業升級的關鍵字。然而，對於許多企業管理者而言，從傳統安裝系統（地端 / On-premises）轉向雲端服務（SaaS），過程中仍充滿疑問。

有些人誤以為，只要系統的資料沒有存放在自建主機，而是在外部伺服器上運行，就能算作雲端服務。事實上，兩者在架構、功能與商業模式上的差異不容忽視。另一方面，傳統人工作業效率低落，隨著勞動法規變動，HR 夥伴需不斷更新資訊以確保合規，無形中增加了工作負擔。

本篇將深入剖析傳統地端與雲端系統的本質差異，並解析導入人資管理系統時需注意的關鍵事項，助企業順利推動 HR 數位轉型，提升管理效率。

什麼是地端？什麼是雲端？釐清架構本質與陷阱

在評估導入系統前，企業必須先破除名詞上的迷思。市面上充斥著各類 B2B 解決方案，有些廠商雖然號稱雲端，實質上卻只是將舊有系統搬到遠端機房。釐清「買產品」與「買服務」的根本區別，才能避免企業在數位轉型過程中，落入假雲端與隱藏成本的陷阱。

1. 地端系統 (On-Premises)：買斷產品與隱藏的維護成本

傳統安裝版系統提供的其實是一種「產品」，將使用的軟體構築在一個實際的系統上，企業通常會將其列為資產。

• 維護費（MA）的真相：這類系統的後續成本往往超出預期。廠商通常每年會收取維護費用（MA），類似於車輛的保養費，用來確保系統正常運作。若企業選擇不繳納維護費，一旦系統出現問題，就得自行承擔修復責任。有廠商甚至戲稱這是「保護費」，因為一旦停止支付，企業就可能面臨技術支持斷裂的風險。
• 伺服器租用的誤區：一些傳統安裝版系統為了解決企業無法自行管理伺服器的問題，會提供「伺服器租用服務」。然而，這類模式依舊屬於傳統安裝架構，報價仍以維護費為主，實質上仍是在銷售產品，與真正的雲端服務有本質區別。
• 客製化的代價：傳統安裝版系統通常對客製化需求樂於接受。一方面，廠商可以透過高額的客製化費用獲利；另一方面，未來版本升級或硬體汰舊換新時，廠商還能再次收取相關費用，進一步擴大利潤空間。

2. 雲端服務 (SaaS)：彈性訂閱制的未來趨勢

雲端服務（SaaS）的核心在於「服務」，其運營模式以訂閱制為主。

• 資產輕量化：企業不需購買昂貴的硬體設備或支付額外的維護費，只需支付每年的訂閱費用即可。這部分企業的預算不是購買資產而是費用，使得雲端服務在資產輕量化的企業運營中具備顯著優勢。
• 以服務為核心：企業可根據服務質量和需求靈活調整訂閱。如果廠商提供的服務不好，客戶可以隨時終止訂閱。因此，雲端服務廠商為了維持客戶關係，必須不斷推陳出新、提供更好的體驗。這也是為什麼國外雲端服務會成為主流產品架構的最主要原因。

作業效率比一比：告別 Excel 與人工低效

除了成本結構不同，在實際操作層面上，傳統作業模式與導入雲端系統後的效率更有著天壤之別。許多 HR 每天花費大量時間在瑣碎的文書往返與數據核對上，這不僅降低了人資部門的戰略價值，更可能因為人為疏失導致薪資計算錯誤或觸犯勞動法令。

1. 突破 Excel 與手動作業的瓶頸

傳統人工作業效率低落，不僅需手動整理員工資料，薪資計算時還得透過 Excel 統計出缺勤後才能核算薪水，過程繁瑣且易出錯。在這個講求效率的時代，傳統薪資計算 Excel 作業已無法滿足企業需求。

相對地，雲端人資系統能透過自動化管理提升效率，結合出缺勤系統，直接自動計算薪資，讓薪資計算與人事管理數位化，大幅減少時間成本。

2. 法規更新與遠端管理的優勢

• 法規即時更新：隨著勞動法規變動，傳統 HR 需自行查詢並不斷更新資訊以確保合規；若是使用地端系統，往往需等待廠商派人更新或額外付費。而雲端系統能快速隨法規變動更新計算規則（如勞健保級距、加班費率），幫助企業輕鬆符合法規要求，降低違規風險。
• 支援遠端工作：地端系統受限於公司內網，上下班時間難以直接確認。雲端系統則支援遠端定位打卡，只要有網路，HR 和管理者就能即時查看與處理人事資訊，特別適合遠端或多地辦公的企業。

懶人包：地端 vs. 雲端人資系統差異比較表

為了幫助企業管理者快速評估適合的方案，我們將上述提到的架構差異、成本模式以及維護責任整理成以下比較表。從表格中可以明顯看出，雲端系統在長期持有成本（TCO）與靈活度上，皆優於傳統的地端買斷模式。

導入評估指南：從選擇廠商到導入後的全方位檢核

選擇雲端人資系統，不只是購買一套軟體，而是選擇一位長期的合作夥伴。在評估過程中，除了解決方案本身的功能介面外，廠商的背景體質、專業程度以及導入流程的細緻度，往往是決定專案成敗的關鍵。我們建議從以下三個階段進行深度檢核：

1. 審慎評估廠商背景與風險

評估雲端服務商時需要格外謹慎，以下是兩大選擇雲端服務商的關鍵風險指標：

• 小規模廠商的風險：若供應商規模過小（例如資本額與員工人數不足）、沒有專職開發團隊在運作（如外包、MIS/RD 身兼多個專案），可能導致服務中斷或無法穩定運營。 
• 混合模式的陷阱：某些廠商同時運營傳統安裝版與雲端服務，非專營雲端。團隊資源可能分散，甚至可能推銷傳統安裝版以獲取高額一次性收入，但後續服務質量難以保證。

2. 導入前：確認產業適配性與資安

• 產業適用性：應事先了解系統能否支援各行各業的業務。例如零售業、餐飲業人員流動率高，需要簡單好操作的系統才能快速建立資料；或是為滿足大量排班需求，系統是否有依法卡控防呆防錯機制、管理權限彈性劃分。 
• 資安檢視：需檢視系統有無嚴密的資安保護（如 ISO 認證）、供應商是否對資料安全具備敏感度等細節，才能讓企業安心使用。

3. 導入中與導入後：顧問服務與客戶成功

• 專業顧問引導：導入中，是否有專業顧問能分析企業組織及人數，透過一對一對談發現人事管理痛點？顧問應與企業一起探討系統與模組間整合的應用情境，並提供相對合適的操作流程建議。
• 完善售後服務：導入後，優秀的雲端服務商通常設有專門的「客戶成功經營（Customer Success Management）」團隊。企業應留意官網上是否有提供常見的系統教學，並有專屬客服人員即時解決問題，即使遇到人資交接，新人也能輕鬆操作。

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• 實戰實績：已協助超過 2,500 家企業數位轉型，涵蓋資訊科技、零售、製造、餐飲、新創等產業。陪伴企業達成跨國管理、IPO、人員成長 2.5 至 3 倍、提升 90% 人事行政效率。
• 行動化管理：結合 APP 行動化管理，員工可使用遠端定位打卡、隨時查看班表、隨手申請假別；HR 與主管則能快速確認出缺勤狀況並簽核表單。

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