從概念落實成工具，不同的 BPM 系統各有特色，本文 MAYOHR 將說明 BPM 是什麼 BPM 系統的概念、優勢、應用範圍，讓企業可以根據自身需求進行選擇和應用。
一、 BPM 系統的定義與類型
在現代企業管理中，BPM 的概念越來越普及，相應的系統服務也越發多元，如果還不清楚 BPM 系統是什麼的話，可以先來看看本段的介紹，順道了解 BPM 有幾種類型，幫助大家更好理解它的重要性！
(一) BPM 是什麼？和 WorkFlow 一樣嗎？
BPM 是英文 Business Process Management 的縮寫，中文可以直譯成「企業流程管理」，是希望企業「透過全面管理、優化和自動化流程，提高組織效率和靈活性，進而增強競爭力」的概念。
而 BPM 系統（BPM System）就是因應此概念發展出的軟體工具，用於實際管理企業內部事務流程。
BPM WorkFlow 兩者的區別
BPM 系統最常拿來和 WorkFlow 系統做比較，兩者之間主要的區別在於它們的功能範圍不同。
- 相較於 WorkFlow，BPM 是一個更廣泛的概念，涵蓋了對企業流程的全面管理，包含設計、執行、監控、分析和優化等項目。
- Workflow 則更專注在單一的工作流程管理，雖也有自動化、監控、提升效率等特點，但缺乏進一步分析及幫助改善的功能。
因此可以說 BPM 系統是以 Workflow 為基礎，延伸成更複雜但可塑性更高的系統，可管理與滿足企業所需的層面更廣。
(二) BPM 企業流程管理 常見的 3 大類型
根據不同的核心主軸，BPM 系統的設計主要圍繞在：以「人」為中心、以「文件」為中心、以「系統數據」為中心這 3 大面向。
1. 以人為中心的 BPM：
這種 BPM 通常與審核、分權、任務分配有關，因此會特別強調人與流程之間的互動，也會注重流程的設計和執行，將使用者的需求和體驗感受納入優化範圍，以確保流程的設計和執行符合企業的工作習慣和需求。
2. 以文件為中心的 BPM：
這類的 BPM 通常特別強調文件表單的創建、查閱、審核、保密和儲存管理，常見的用途例如：各單位辦活動、請採購、與客戶或廠商簽約等需填各式申請資料經過層層關卡審核、授權的任務，因此會格外重視文件的版本是否更新、是否能回溯追蹤、是否確實做到安全保密等。
3. 以系統數據為中心的 BPM：
這類的 BPM 因為在流程中沒有太多人力的參與，所以注重的是「跨系統整合資料的 API 和機制」，強調數據的蒐集、整合、分析是否能即時、準確；以及在應用上有沒有優化和改進的空間等，例如人力資源管理（HRM）。
由上述可知，不同面向的 BPM 系統各有特色，企業可以根據自身具體業務內容及需求進行選擇和應用。
二、BPM 系統架構的5大生命週期！我的產業適用 BPM System 嗎？
(一) BPM 系統的生命週期
成功的 BPM 系統普遍會經歷這 5 個步驟：
1. 流程設計：內部應該先梳理出任務的節點、順序、負責人及審核者，把詳盡的流程設計出來之後，以便後續的模型建置。
2. 建置模型：根據流程建立模型時，需要包含具體細節，例如資料模板、時間點、如何操作及視覺呈現等。
3. 執行測試：這是實際驗證上述概念的階段，通常會在有限的小組中測試新的 BPM 系統，依據執行回饋調整後，就可以開始推廣。
4. 監控分析：正式運作後，組織應監控整個流程操作，根據得到的資訊衡量效率並找出問題點。
5. 持續優化：根據問題點或效率低落的部分進行反覆的調整。
這一系列步驟的循環實踐，不僅能夠提升企業流程管理的運作效率，還可以不斷地提升組織的競爭力。
(二) 什麼產業適用企業流程管理 BPM 系統？
大家對 BPM 系統的普遍印象可能會是「適用業務性質相關的工作」，但其實它的適用性比大家想的更加廣泛，以下舉幾個例子供大家參考。
▲金融機構：可以使用 BPM 系統優化貸款審批、帳戶開設、理賠處理等業務流程，加快服務速度。
▲製造業：可利用 BPM 系統來管理生產流程、供應鏈合作流程和資源分配，提高生產效率與品質控制。
▲快消品零售業：可使用 BPM 系統管理庫存及訂單、保存客戶資訊或分析活動數據等，實現銷售渠道的優化和整合。
▲醫療產業：可利用 BPM 系統來整合患者的就醫流程、管理醫療紀錄與醫療保險等，提升效率和準確性。
▲電信業：可使用 BPM 系統管理客戶開通、資訊維護、故障處理等流程，簡化工作流程並提高客戶滿意度。
▲政府單位：政府機構可透過 BPM 系統優化各式行政流程，例如申請文書／許可證、管理財務／採購等，提升辦事效率。
▲教育機構：學校或補習班可使用 BPM 系統管理招生流程、安排課程、分配教學資源等，完善服務品質。
從上述看來，BPM 系統是一種具有廣泛應用價值的管理工具，幾乎可以適用於任何需要對業務流程進行管理和優化的組織和行業。
三、除了高價買斷 BPM，企業還有哪些數位化管理流程的方式？
BPM 系統雖能替企業帶來效益，但缺點是買斷的價格動輒百萬起跳，對部分中小型企業來說負擔較高，或短時間無法騰出足夠的預算投入。如果企業的內部流程相對單純，或僅有簡易的需求，其實還有其他好用的數位工具可以使用！
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參考資料來源：IBM、Kissflow
