在企業推動數位轉型的過程中，流程自動化與效率提升往往是最先被討論的關鍵議題。許多企業在評估數位化方案時，常會聽到「BPM 系統」這個名詞，卻不一定清楚它與常見的電子表單或流程簽核系統有何不同。究竟 BPM（Business Process Management）能為組織帶來哪些實際效益？又是否每家公司都適合導入？
本文將從 BPM 系統的定義、核心功能、與電子表單的差異 出發，解析在企業流程管理中的角色與價值，同時針對導入前的 常見痛點與評估方向 提出實務建議。透過這份完整解析，幫助企業在規劃流程優化方案時，更有效的判斷是否真的需要 BPM 系統。
一、 BPM 系統的定義
談到企業流程數位化，許多人第一時間會想到電子表單或簽核系統，但實際上，BPM（Business Process Management，流程管理系統） 的概念遠不止於此。它並非單一的執行工具，而是一套讓企業能夠「設計、執行、監控、再優化」的完整流程管理循環，電子化/自動化只是其中一環，最重要的是能持續分析與改善作業效率，形成穩定的流程優化機制。
(一) BPM 系統的主要特色與優點
- 流程電子化與自動化：將紙本作業轉為電子表單，並自動推動流程到下一關卡或相關人員，實現無紙化辦公。
- 流程透明化與標準化：讓所有參與者清楚了解流程的每個步驟、狀態和負責人，減少資訊落差和溝通成本。
- 提升效率與準確度：加快簽核速度，減少人為錯誤，確保流程按規範執行。
- 數據分析與追蹤：提供報表和儀表板，管理者可以追蹤流程績效，快速定位瓶頸，為業務決策提供依據。
- 跨系統整合：通常具備與企業現有系統（如 ERP、CRM 等）整合的能力，確保資料流動順暢。
想像一個沒有 BPM 系統的公司要進行報銷流程：
- 填寫與啟動：員工下載或領取紙本報銷單，手動填寫並貼上發票。
- 流轉與審批：員工拿著紙單到處找主管簽名，如果主管出差，流程就會停滯。
- 會計處理：紙單累積到會計部門，會計人員需要手動輸入報銷資訊到財務系統。
- 問題追蹤：員工想知道報銷進度，只能口頭詢問或發郵件，流程不透明。
- 流程優化：如果報銷週期太長，公司很難知道是因為哪個部門或哪個環節慢，難以改進。
而使用BPM系統的報銷流程：
| 系統如何運作 (以報銷為例) | BPM 帶來的效益 |
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| 1. 設計 (Design) |
在 BPM 系統中，流程設計師利用視覺化工具（像畫流程圖一樣）來定義報銷路徑： 員工 → 部門主管 → 財務審核 → 總經理（超過特定金額）→ 撥款。 | 確保報銷流程標準化，不論誰報銷都遵循同樣的規則。 |
| 2. 執行 (Execution) | 員工在系統中填寫電子表單並上傳發票照片。系統會根據金額、部門等自動判斷下一關的審批人是誰，並自動發送通知。 | 流程自動化，不再需要人跑腿送單，主管可隨時隨地用手機快速簽核，流程不中斷。 |
| 3. 監控 (Monitoring) | 管理者和員工可以隨時登入系統，查看「這張報銷單現在在哪個環節」、「誰正在審批」、「已耗時多久」等資訊。 | 流程透明化，管理者可即時掌握所有流程狀態，員工也能自行追蹤進度。 |
| 4. 分析與優化(Optimization) | BPM 系統會自動統計報銷數據： 例如：「所有報銷單平均需要 5 天完成」，「其中財務審批階段平均耗時 3 天」。 | 系統精準找出瓶頸（例如發現財務審批速度最慢）。企業就能根據數據來優化（例如：重新分配財務審核人員、或簡化低金額報銷的審核層級），實現持續改進。 |
(二) BPM系統和電子表單/WorkFlow一樣嗎？
BPM系統最常拿來和電子表單/WorkFlow系統做比較，可以說 BPM系統是以電子表單這種Workflow工作流程為基礎，延伸成更複雜但可塑性更高的系統，可管理與滿足企業所需的層面更廣。簡單來說，電子表單系統是BPM系統中執行層面的重要功能，而 BPM則是用來管理和改進多個Workflow的管理框架和工具。
核心差異：
- Workflow 確保單一流程能自動化、有效率地跑起來。
- BPM 確保所有流程被納入管理、被分析，並持續變得更好。
| BPM 系統 | 電子表單/Workflow 系統 |
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| 核心目標 | 持續優化：透過數據分析來診斷、改進和重塑流程。 | 自動化執行：將人工流程電子化並順利完成簽核。 |
| 管理範圍 | 涵蓋企業所有流程，強調跨部門的整合和連貫性。 | 專注於單一、獨立的流程（如請假單、報銷單）。 |
| 數據分析 | 提供強大的流程績效分析，如：平均耗時、瓶頸點、流程效率報告。 | 通常只記錄流程狀態（誰簽了、簽完了沒）。 |
| 設計彈性 | 內建流程建模工具，讓業務人員可依據數據分析快速調整或重塑流程。 | 流程一旦設定，調整複雜，通常需要 IT 人員修改程式。 |
| 系統整合 | 備標準化的 API 和整合介面，能與 ERP、CRM 等其他核心系統深度串接。 | 通常功能相對獨立，整合能力有限。 |
電子表單系統著重在「流程執行」，例如請假單流程從員工送出、主管簽核、流程結束，任務順利完成即可。但它無法告訴你：「今年人事部處理請假單平均時間比去年多了 20%。」 BPM 系統則更進一步，能在流程執行後進行監控與分析，發現瓶頸、提出建議，甚至直接優化流程。像是發現總經理簽核過慢後，可設定 SLA 提醒，或調整規則讓三日內假單改由副總審批。
簡單來說，電子表單重在「跑流程」，而 BPM 系統重在「讓流程變更好」。
二、BPM 系統的適用情境
「數據分析與持續優化」是 BPM 系統與一般電子表單/Workflow 系統之間最具決定性的差異，但BPM 系統更著重於企業端到端的流程管理。它能處理一個涉及多個部門的複雜流程（例如：從「客戶下單」→「生產排程」→「出貨」→「收款」），並確保這些流程之間能夠無縫整合，成為一個有整體性的運營體系。因此，在很多情況下一般電子表單/Workflow 系統就能滿足許多中小企業和特定部門的需求，關鍵在於的企業規模、業務複雜度以及「管理」的期望。
(一) 破除迷思：並非人人都需要 BPM
| 如果情況是... (電子表單系統就足夠) | 如果情況是... (需要 BPM 系統) |
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| 企業規模 |
中小企業或新創公司，員工數少，流程相對簡單且集中。 | 大型企業、跨國公司，或有多個分公司、業務單位。 |
| 流程複雜度 | 流程大多是單一部門內的簡單簽核（如請假、用印類申請）。 | 流程涉及多個部門、多個系統的複雜整合（如：訂單 → 生產 → 出貨）。 |
| 管理目標 | 只需要讓流程電子化，確保文件不丟失，能順利簽核。 | 需要持續提升效率，將流程績效與公司戰略目標掛鉤，並不斷優化。 |
| 數據需求 | 只需要知道「流程跑完了沒」或「誰還沒簽」。 | 需要深入的數據分析：哪裡是瓶頸？流程變慢多少？如何預測流程績效？ |
| 彈性需求 | 流程固定且穩定，預期未來幾年不會有大的變動。 | 市場變化快，需要具備快速應變能力，能隨時重塑核心業務流程。 |
| 系統整合 | 不需與核心系統（ERP、CRM 等）進行實時資料交換。 | 需要與多個核心業務系統深度整合，確保資料在不同系統間無縫流動。 |
市場行銷經常將電子表單系統包裝成 BPM，讓許多中小企業誤以為必須投入數百萬購買全功能 BPM。事實上，如果流程主要落在 OA (辦公室自動化) 層面，例如單純的行政申請（如請假、加班、採購申請）、文件簽核（如發文、通知）等，且不涉及跨系統整合、不要求嚴格的流程績效分析，且流程變動頻率低時，那麼導入成本較低、較單純的 Workflow 或電子表單系統通常是更經濟、更實用的選擇。 BPM 系統的額外「整合、分析、自動優化」功能，對這類企業來說就屬於過度投資了。
(二) 什麼產業適用企業流程管理 BPM 系統？
BPM 系統的戰略價值在於解決 「流程斷點」 與 「系統孤島」 問題，因此以下產業或情境屬於剛需：
- 製造業： 流程冗長且複雜（接單 → 採購 → 生產 → 品管 → 出貨），涉及 多系統（CRM, ERP, MES 等） 整合。BPM 是確保交期和品質的關鍵。
- 金融業： 流程需嚴格遵守 法規合規性（如貸款審批、KYC），且流程一旦出錯後果嚴重。BPM 提供精確的稽核追溯與管控。
- 流程跨越多系統： 您的流程必須從 A 牌 CRM 發起，到 B 牌 ERP 執行，再到 C 牌財務系統結束。此時，BPM 系統作為流程的「中樞神經」進行 API 串接和指令傳遞，是實現端到端流程的唯一有效途徑。
三、除了高價買斷 BPM，企業還有哪些數位化管理流程的方式？
對多數中小企業而言，導入一套完整的 BPM 系統往往成本高昂、實施週期長，甚至需要仰賴 IT 團隊持續維護。若企業的流程管理重點仍集中在行政簽核、費用報銷、或跨部門申請等日常作業，其實不必一步到位導入 BPM，也能透過更彈性的工具達成數位化管理。MAYO Form 正是為此而生的一站式表單管理模組，以「簡化流程、加速簽核、全面提升行政效率」為核心設計理念，幫助企業以更輕量的方式落實流程電子化與管理透明化，同時也具有一定程度彈性與智慧化。
使用者可自行設計表單欄位與簽核流程，不需仰賴 IT 介入，即可快速建立各式表單，從費用申請、用印審批到人資作業皆可應用。系統支援條件式關卡與會簽設定，並能透過 Mail 或 App 即時通知簽核人員，加速整體作業進度。
MAYO Form 也提供直覺的視覺化操作介面與行動簽核體驗，讓員工可隨時掌握申請進度，而管理者則能透過權限控管與統一資料平台，集中追蹤所有表單狀態與紀錄。對於尚未準備投資大型 BPM 的企業而言，MAYO Form是一個更靈活、實用、且易於導入的解決方案 ，詳細功能包含：
- 可自行設計欄位、功能，製作彈性多元的表單
- 使用電子簽核，可自定簽核關卡流程
- 會透過 Mail、App 即時通知簽核人員處理
- 系統功能可支援行動申請、簽核
- 有完整的表單紀錄，管理透明更便利
