本文將針對曆年制和週年制兩種特休制度進行比較，解釋其差異和計算方式，探討曆年制轉週年制可能面臨的問題，並介紹 Apollo 雲端人資系統所提供的高效解決方案，讓特休管理更加輕鬆。
一、特休曆年制、週年制差在哪？怎麼算？
根據勞動部統計，2020 年至 2022 年止，全台違反特休規定導致受罰的企業共有 1,751 家，總罰鍰金額高達 5,350 萬元。先撇除是故意或過失觸法，這項數據都顯示國內尚有一大部分的企業需要惡補特休相關法規，且特休還分成「曆年制、週年制」兩種算法，常常不小心就搞混，本段 MAYOHR 將說明其中差別，想了解或複習的 HR 及雇主都可以往下閱讀。
(一) 特休曆年制是什麼？
曆年制特休制度是採用「年度」計算勞工特別休假的模式，也就是 HR 固定會以「1/1-12/31」為區間，根據勞工到職的年資依比例計算該給的特休。
打個比方：
- 員工於民國 113 年 7 月 1 日到職，那麼年底 12 月 31 日已滿 6 個月，雇主依法需給 3 天特休，所以員工自民國 114 年 1 月 1 日起就享有3天特休。
- 至於民國 114 年 6 月 30 日員工到職滿 1 年，原本企業應該額外再給予 7 天假，但依照曆年制特休計算方式，只結算到民國 114 年 12 月 31 日，因此在員工只滿半年的情況下，114 年 7 月 1 日起只給 3.5 天。
- 剩下的 3.5 天的特休會於民國 115 年 1 月 1 日給予。
不清楚沒關係，這個制度本身就比較複雜，網路上有許多曆年制特休計算公式，比如上述的案例，員工到職滿 1 年的曆年制計算公式為 3 + (7 - (6 + 0/30 )/12 * 7) = 6.5，但如果真的覺得太複雜，也可以直接上勞動部全球資訊網的特別休假日數試算系統輸入資料查詢。
(二) 特休週年制是什麼？
相較於曆年制，週年制特休計算相對單純，所有特休天數計算方式都以「員工到職日」開始起算，企業給員工特休天數也都以整數為主。
舉個同樣的例子：
- 員工於民國 113 年 7 月 1 日到職，那麼年底 12 月 31 日已滿 6 個月，雇主依法需給 3 天特休，所以員工自民國 114 年 1 月 1 日起就享有3天特休（這個剛好跟曆年制一樣）。
- 但當民國 114 年 6 月 30 日員工到職滿 1 年時，雇主會直接給予勞基法規定的 7 天假，之後滿 2 年、3 年也都會是這樣計算。
雖然週年制計算相對容易，但怕自己算錯的雇主還是可以利用線上系統覆核，避免引發勞資爭議甚至違法喔！
二、曆年制／週年制哪個比較好？有什麼優缺點？
勞基法其實並沒有特別規定企業應該使用曆年制還週年制，這兩種制度目前在台灣都合法，也各有其優缺。
(一) 曆年制特點
優點
- 對人資來說，用年度計算、統一通知很方便
缺點
- 部分時間點可能會有晚給勞工特休假的情況
- 曆年制特休計算相對複雜，非整數的情況很多，除了容易出錯，也可能引發疑慮或不小心觸法
- 對員工來說相對複雜，雇主跟 HR 可能要一直解釋，增加時間成本
- 針對特休曆年制離職員工，必須要換成週年制計算（避免少給假），多一道手續
綜合上述，除非企業提供的特休天數優於勞基法，或者有特殊需求，不然建議使用週年制比較不會有問題。
(二) 週年制特點
優點
- 特休週年制計算方式單純，雇主和員工都能輕易理解
- 不會有延遲給假或少給問題，因此不容易有糾紛
- 不用為特休週年制離職員工重新計算天數
缺點
- 每個人統計的時間點不同，HR 必須每月確認／重新計算員工的特休天數，再個別以書面通知員工
由此可知，勞動部一直倡導雇主使用週年制是有道理的！下一段讓 MAYOHR 和大家說明為何曆年制會有「晚給假」或需要「補給假」的情況。
三、曆年制轉週年制有哪些注意事項？怎麼處理？
看到現在，雇主如果發現自己使用曆年制實在太不方便了，想要轉週年制減少麻煩，那麼絕不能錯過以下注意事項。
(一) 留意曆年制有「延遲給假」問題
上一段提到的「延遲給假」其實很常見，因為員工的年資往往都與年度區間兜不上（畢竟不是每個人都 1/1 報到），我們可以用圖片來看：
使用週年制的話，員工原本在滿 1 年（也就是 114 年 7 月 1 日）時就拿到 7 天假，但曆年制的員工只能先拿到 3.5 天。對大部分的員工來說，這樣的給假方式不會有太大影響，只是對有請長假出國需求的員工來說，晚給的幾天假期可能會影響個人請假的長度，例如想於 114 年 8 月 1 日請長假的曆年制員工就比週年制少一半假期可運用。
(二) 曆年制的小數點可能會引發爭議
因為我們上述舉的例子都剛好可以整除，所以計算起來的數字還算好看，但如果是 8 月 9 日報到這種日期，可能在隔年換算比例時產生很多小數點，萬一除不盡，要進位還是捨去，這些一不小心可能就會影響當年員工可以使用的「時數」，使其權益受損。
(三) 要補給曆年制特休離職員工特休假
綜合上述「延遲給假」及「小數點」的狀況，在此要特別提醒所有 HR，如果未來想統一從曆年制改成週年制，或者「結算使用曆年制的員工特休天數」時，請務必把天數或換算成薪資的金額補好補滿給對方，最好能同步與員工確認，避免後續發生勞資糾紛。
但其實不論企業使用什麼特休計算方式，都免不了會有人力耗費或出現人為疏失的情況，想追求「高效」且「準確」的假期計算，使用雲端人資系統絕對能有效解決雇主與 HR 的難題！
四、Apollo 雲端人資系統：計算特休便捷的好選擇
明明曉得曆年制有很多問題，但還是很多企業與 HR 為了統一管理假期、節省行政成本而選擇這個制度，甚至想將週年制轉曆年制，但其實假期計算問題，MAYOHR 打造的 Apollo 雲端人資系統可提供您更有效率的解決方式。
(一) 特休結算快速又正確
Apollo 雲端人資系統完善，有人事、打卡、考勤、排班、薪資等多個模組可供使用，並統合員工到職日與請假狀況，自動更新各個員工的特休天數，提升 HR 結算假期與薪資的效率，不怕漏掉結算或計算出錯。
(二) 員工可自行查閱特休天數
除了簡化 HR 的工作流程，對員工來說也是便利度滿分！全體員工可以透過這套系統，在電腦或手機隨時查看個人剩餘的特休天數，掌握自身權益之餘，也不會麻煩到 HR、更減少來回溝通的成本。
(三) 曆年制、週年制都有支援
不論企業最終選擇何種特休制度，Apollo 雲端人資系統都適用，並充分協助 HR 發揮該制度優勢、減低麻煩。
想體驗 Apollo 雲端人資系統為企業和員工帶來的高效假期管理解決方案？歡迎填寫下方表單，讓 MAYOHR 助您輕鬆應對曆年制、週年制等相關問題。
參考來源：勞動部官網、全國法規資料庫
