在不少企業主的認知裡，「責任制」常被等同於「做完才能走」、「沒有加班費」。但在勞動法規裡，俗稱責任制的勞基法第 84-1 條，其實有明確且嚴格的適用條件，並不是想用就能用。
許多企業之所以踩雷，往往源自認知落差：雇主以為付了較高薪資，就能以「成果導向」取代工時管理；但在法律上，只要沒有按規定完成勞基法第 84-1 條的核備程序，員工仍被視為一般勞工，公司就必須依實際工時計算加班費。這也是不少企業在勞檢時遭到追補加班費與裁罰的主因。
要合法實施第 84-1，企業必須完成特定條件與流程。若省略程序、僅以契約約定取代核備，不但不具有法律效力，公司先前以為「節省」的加班費，很可能在一次勞檢中被全數補回，甚至衍生高額罰鍰。
本文將拆解 HR 最頭痛的難題：究竟誰適用責任制？合法的申請流程為何？以及最關鍵的—責任制員工的薪資與加班費應如何計算，才符合法規？
什麼是責任制？(勞基法第 84-1 條核心)
在法律上，並沒有「責任制」這個詞，通俗所稱的責任制，指的是《勞動基準法》第 84-1 條規範的特殊工作者。由於某些工作性質特殊（如監視性、斷續性或高階管理），無法完全比照一般「朝九晚五」的工時規定，因此法規允許雇主與特定勞工，針對以下項目進行另行約定，排除一般法規的僵化限制：
- 突破工時上限（解決超時問題） 不受每日 8 小時的正常工時限制，可由勞資雙方約定更長的每日工時（例如保全業常見的 10 或 12 小時）。
- 休假彈性挪移（解決排班問題） 不受「七休一」或固定例假的限制，可於特定期間內調節休假（例如：2 週內排定 2 日例假即可），大幅增加排班靈活度。
但前提是必須「白紙黑字約定」並送交「地方主管機關（勞工局）核備」才算數。很多老闆或 HR 看到現行勞動基準法第84條之1工作者之說明，就會以為：「太好了！我的員工是『資訊業工程師』，他在表列的範圍裡，所以我可以馬上開始用責任制算薪水，不用給加班費了！」這是大錯特錯的。根據文件開頭的說明 ，要合法實施，必須完成「責任制三步驟」缺一不可。
關鍵 SOP：合法實施必備「責任制三步驟」
這是在實務上企業最容易踩雷的地方。要讓責任制真正具有法律效力，缺一不可，必須完成以下三步。只要少做一步，該員工在法律上就是「一般勞工」，加班費必須照算！
第一步：身分符合
首先，該職位必須在勞動部公告的「核定名單」內，不是公司自己創造職稱（如：專案經理、高級專員）就算數，必須符合法規對該職位的嚴格定義。詳細的現行勞動基準法第84條之1工作者可見政府公告。
第二步：書面約定
公司必須與該員工個別簽訂一份「白紙黑字的約定書」，可參考臺北市政府勞動局勞動基準科提供之範例（勞基法 84-1 約定書）。內容須載明，例如每日正常工時幾小時？例假如何安排？加班費計算基準為何？要特別注意的是，僅有口頭約定無效，或在一般勞動契約中籠統寫一句「本職位採責任制」也無效。
第三步：政府核備
這是最常被忽略的一步，上述約定書雙方簽訂後，必須送到當地的勞工局（處）審核通過。如果沒有做這一步「核備」，即便員工職位符合、也簽了約，合約依然無效。勞檢時將回歸一般工時計算，如果他超時工作卻沒加班費，公司恐面臨 2 萬至 100 萬元的罰鍰。
誰真的適用？4 大職位類別與「關鍵判斷」
依據《勞動基準法施行細則》第 50-1 條，適用責任制的工作者絕非「全公司通用」，而是嚴格限定於以下四類。
第一類：監督、管理人員
很多公司誤以為只要是「經理」、「某某長」就適用，這是最大的誤區。
- 白話定義：這不是指一般的「經理」或「組長」，而是指真正的高階主管。
- 關鍵判斷：必須是「老闆的代理人」。除了負責經營管理，手裡還必須握有「人事權」（決定要錄取誰、開除誰）或「決定勞動條件」（決定薪水、升遷）的實質權力。如果只是掛經理頭銜但沒有這些權力，就不算。
- NG 案例：如果只是帶領團隊，但錄取與考績都要上面老闆簽核點頭，這就不算此類責任制人員。
第二類：責任制專業人員
這類人員通常具備不可替代的專業性。
- 白話定義：指主要以「專業技術」工作，且工作成敗由自己負責的人。
- 關鍵判斷： 工作內容不是依賴「工時長短」來衡量產出，而是看「專案有沒有完成」。工作時間難以量化，通常持有國家級專業證照或特殊技能（如：律師、會計師、部分經核定的系統研發工程師）。
第三類：監視性工作
常見於保全業或廠務監控。
- 白話定義：指工作內容主要是「在特定地點盯著看」，精神或體力消耗較低，不需要一直動手做。
- 關鍵判斷：重點是「守望」，雖然工時很長，但勞動密度低。例如：大部分時間是坐著看監視螢幕、顧門口，偶爾才需要巡邏或處理狀況。
第四類：間歇性工作
- 白話定義：指工作「做一下、停一下」，中間有很長的等待時間。
- 關鍵判斷：工作不像產線工人那樣連續不停，而是有任務時才動，沒任務時就在旁待命。例如：專職駕駛（老闆開會時司機在車上等）、部分需隨時待命的維修人員。
從現行勞動基準法第84條之1工作者中，列舉幾個實際說明讓大家更好理解上述的四類定義：
| 工作者名稱 | 白話說明 |
| 資訊服務業僱用之負責事業經營管理 工作符合勞動基準法施行細則第五十 條之一第一款規定之主管人員，以及 系統研發工程師與維護工程師符合同 條第二款規定者 |
在軟體或科技資訊公司工作的：
|
| 廣告業僱用之經理級以上人員符合勞動基準法施行細則第五十條之一第一款規定者 | 廣告公司的經理級以上人員，但必須是真的有管理權（能決定人事、薪水）才算，掛名經理但沒實權的不算。 |
| 事業單位僱用每月工資達新臺幣十五萬元以上之監督管理人員符合勞動基準法施行細則第五十條之一第一款規定者 | 月薪超過15萬，且真的有管理權的高階主管。 |
| 保全業之保全人員、電腦管制中心監控人員、經理級以上人員符合勞動基準法施行細則第五十條之一第一款規定者 | 保全公司的警衛、在中控室盯螢幕的人，以及有實權的經理級主管。這類工作通常時間很長，但很多時候是在「守望」或「待命」。 |
| 房屋仲介業之不動產經紀人員(含業務主管人員) | 賣房子的房仲及其業務主管。工作時間也是跟著帶看屋的行程走，比較彈性。 |
| 學術研究及服務業之研究人員中符合勞動基準法施行細則第五十條之一第二款或第四款規定者 | 在研究機構做研究的人。必須是責任制專業人員（看成果）或間歇性工作（做實驗等待時間長）才算。 |
迷思破解：責任制真的「不用打卡」嗎？
這是企業主最常誤解，也是勞檢罰單最常見的來源。很多老闆認為：「既然是責任制，看成果就好，為什麼還要管幾點上下班？」答案是：大錯特錯！責任制員工「絕對需要」打卡。
最首要的理由就是法律規定，紀錄打卡工時是雇主的絕對義務。根據《勞基法》第 30 條第 5 項規定，雇主應置備勞工出勤紀錄，並記載至「分鐘」為止。這條法律並沒有排除84-1 條的工作者。也就是說，不管是一般員工還是總經理，只要是受僱勞工，公司就有義務記錄他的出勤時間。
除此之外，實務如果沒有打卡，怎麼算加班費？責任制並非「無限工時」，假設雇主與工作者間簽訂的合約書上寫明工時為220小時，沒有打卡紀錄，雙方就無法認定實際工時。
勞檢時若員工主張他每月都工作 260 小時，雇主因無法舉證反駁（舉證責任在雇主），通常會被認定員工主張為真，屆時不僅要補發巨額加班費，還會因「未置備出勤紀錄」先被罰一筆 9 萬起跳的罰鍰。因此，打卡紀錄不是為了限制員工，而是公司在面臨勞資爭議時的「關鍵依據」。
薪資解密：責任制最低工資怎麼算？要付加班費嗎？
在法條中有明確指出「勞動基準法第84條之1規定意旨在使部分工作性質特殊者，與雇主間有合理協商工作時間之彈性，非可使勞工之工作時間完全不受限制或無例假與休假及不另給予延時工資。」意思也就是說所謂責任制並不是讓公司把工時無限上綱，也不是免加班、免休假。
法條中也明確提到，適用第 84-1 條的工作者，其「基本工資按比例增計」與「延時工資（加班費）」的算法都和一般勞工不同，是企業最容易算錯的地方。
因為第 84-1 的員工通常是採「按月計酬」，而且經主管機關核備後，他們的每月「正常工作時數」往往會高於一般勞工的 174 小時（但最長不得超過 240 小時）。因此，在計算這類員工的最低月薪時，必須依照核備後的「正常工時」重新換算，而不是直接套用一般勞工的最低工資。
換句話說，約定的正常工時越長，最低月薪也必須按比例提高，才符合法規要求。以下將以 115 年最低工資 29,500 元為例，示範如何計算：
假設公司保全大哥經向主管機關核備為責任制，約定書上載明每月約定正常工作時數為240小時，但上個月有5天在平日各加班2小時，總工時超過約定之240小時，須給付加班費。那保全大哥最低工資至少為何？上個月加班費又怎麼算？
- 最低工資為 $29,500 + (66 x $122.92) = $37,613元
- 最低工資計算公式：最低工資 +（多出的工時 x 平日每小時工資）
- 多出的工時：一般員工的「正常工時」平均每月是 174 小時（法律的計算方式：全年工時除以 12 個月），所以只要用雙方約定的工時減去174 小時即可得知。
- 平日每小時工資：以最低工資 ÷ 240是勞動部通用的公式。
- 加班費為 10小時 × $122.92 × 1.34 = 1,647 元
- 加班費計算公式：加班時數x 平日每小時工資 x 加班費率 (依勞基法第24條)
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常見迷思與風險提醒 (Q&A)
Q1：責任制員工，國定假日上班有加班費嗎？
A：若勞資雙方有約定將國定假日「調移」至其他工作日休假，則當天視為正常上班，無須加給工資；若未調移，則當日出勤應加倍發給工資。
Q2：軟體工程師常常趕專案，可以比照責任制嗎？
A：通常不行。 一般的軟體工程師、測試人員多數不屬於勞動部核定的 84-1 工作者。若不符合身分，即便簽約也不適用上述算法，必須回歸一般勞基法（每天 8 小時以上就要算加班費）。
Q3：如果沒有去核備，會被罰多少錢？
A：若未經核備即實施，法律上該員工視為「一般勞工」。若每天工作超過 8 小時未算加班費，將違反勞基法第 24 條或 32 條，可處新臺幣 2 萬元以上 100 萬元以下 罰鍰，且必須回溯補發加班費。
Q4：責任制管理這麼複雜，HR 該如何降低「合規成本」避免算錯薪水？
A：按勞基法第 84-1 條實施責任制，雖然能給予企業與員工工時彈性，但其背後的「合規成本」相當高。不僅需要個別簽約、核備，每月薪資計算時，更要針對不同員工設定不同的「加班費起算點」，人工計算極易出錯。HR 的時間應花在人才發展，而非繁瑣的工時計算。導入支援 「多種工時群組設定」 與 「自動偵測合規性」 的雲端人資系統，精準計算出勤紀錄與加班費，讓員工在享受彈性管理的同時，雇主也能遠離勞檢罰單的風險。
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