打卡系統怎麼挑?雲端打卡系統優勢全解析,輕鬆管理出缺勤與薪水計算

線上打卡系統逐漸取代傳統打卡


一日之計在於晨,一日工作從打卡開始。傳統打卡鐘由人工統計,不僅程序複雜,出缺勤記錄管理費時又難以保存,對許多老闆、HR來說都是很頭疼的事。而方便的打卡系統,不僅能夠妥善管理員工的出缺勤紀錄,還能幫助薪資及加班費計算,對於負責人來說真是一大福音。因此,越來越多人都紛紛使用「雲端打卡系統」來提升工作效率。以下將進一步介紹為什麼企業都開始採用線上打卡系統,並分享雲端打卡系統的4大優勢,讓你輕鬆管理員工的出缺勤與薪水。


為什麼大家都在用線上打卡系統?


2019年底COVID-19肆虐全球,各國皆受到影響,紛紛祭出封城等政策,同時也促進了各項遠端設備的發展,未來工作將不再侷限於辦公室之中,從遠端工作的革新開始,傳統打卡也面臨轉型,為了更有效的管理員工,線上打卡將成為趨勢,日後隨時隨地都可使用雲端打卡上下班,系統會自動上傳各項資料,提供給HR紀錄。


使用雲端打卡系統有什麼好處?可為企業帶來4大優勢


方便的雲端打卡系統


雲端打卡系統優勢1:快速整合出缺勤紀錄


使用傳統打卡鐘,在月底結算薪資時,需要人工去核對加班費、出差單、請假等相關紀錄,若是使用雲端打卡系統,不論是上下班打卡時間、遲到早退紀錄、請假申請審核,只要打開系統,全部資料便一目了然,可大幅提升人事處理的工作效率。


雲端打卡系統優勢2:即時確認員工出勤狀況


員工數量越多,難免會有打錯卡、漏打卡、代打卡等事情發生,處理起來耗時費神,當使用雲端打卡系統時,可以快速發現有異常的出勤資料,並即時確認處理,減少員工私下換班、遲到、超休等可能讓公司出現人力不足的因素。


雲端打卡系統優勢3:可確保符合勞基法並完善保存資料


根據勞動基準法第30條規範:「雇主應置備勞工出勤紀錄,並保存五年。」使用雲端打卡系統能確保符合該項法令。同時,透過系統將員工資料送至雲端保存,若遇到管理人離職/退休或設備更換時也無須擔心資料遺失。


雲端打卡系統優勢4:快速進行簽核、結薪作業


將排班、出缺勤、請假等系統結合於同一平台,可省下書面簽呈來回的時間。對HR來說,可以依據這些資料,快速統計出同仁的出缺勤時數,核算當月薪資,十分方便。對同仁來說,也可以自行查詢表單簽核進度,並從系統中查看自己的工時與薪資。


善用線上打卡app,為組織人員創造數位管理新體驗


Apollo人資系統為例,有許多方便的功能,例如:貼心提醒上下班打卡,忘記打卡也可以直接從APP進行忘打卡申請,請假時也會顯示剩餘幾天特休,有別於傳統的打卡系統需要使用紙本向HR申請補打卡或休假等問題,使用系統只要手機操作就能直接搞定。除了線上打卡APP之外,Apollo人資系統還有提供多項不同的服務,以滿足各類使用者的需求,以下將為您介紹4個重點服務:


1. 多樣化的打卡方式


為了符合各行各業的不同需求,Apollo系統支援多樣化的打卡方式。


  • 手機GPS定位打卡:適用於居家辦公、外勤業務人員,讓員工不再受限於辦公室,外出公差也能順利打卡。


操作模式1

點擊定位打卡,系統自動搜尋預先設置的打卡地點並且完成打卡出勤紀錄。


定位打卡

操作模式2

當系統定位未偵測到公司,會顯示「其他」,此時可附上說明告知HR當日辦公地點。


自行輸入定位打卡

操作模式3

個人出勤紀錄,會標示出異常狀況日子,提醒員工要記得處理。


個人出勤紀錄標示異常


  • 臉部辨識打卡:服務業或餐飲業等擁有多門店據點的企業,會選擇架設臉部辨識打卡機,確保人員於指定時間到班,並防止代打卡。另外,傳統產業或擁有較多資深員工的企業,為讓不熟悉3C產品的員工輕鬆打卡,也會選擇採用此方式。

  • QR Code打卡:若是需要多個工作地點往返,或是多點巡邏的巡守隊,可以用QR Code打卡來紀錄到各地點的時間;短期性的活動辦理,也很適合為每場活動設定專屬QR Code打卡。

  • Web IP打卡:讓員工先抵達辦公室,連上公司WIFI後才能打卡,以確保員工確實待在工作地點。

2. 根據職位提供完善的自助服務


不論是員工、主管還是人資,Apollo都能符合各個職位的需求:


  • 員工:可以在系統上查詢公司公告的訊息,並用手機完成上下班打卡。此外,透過手機上一目了然的班表,能夠立即發現異常的出勤狀況,當發薪日時薪資單也會自動匯入系統,精準留存薪資紀錄。

  • 主管/店長:傳統排班、請假時大多是口頭告知店長,店長再將紀錄的資料傳給人資,使用Apollo系統後,便可以直接在系統中排班,就算人不在店裡,也能第一時間查看當日員工出缺勤資訊,員工的假單也能用APP系統直接審核,運用多項方便的功能,讓店長/主管輕鬆掌握工作場域的狀況。

  • 人資:不管是各部門的人事安排,勞健保申報資料都能輕鬆整理,並支援批次作業,申報檔下載等,快速解決調保、加保、退保等工作。除此之外,保存在雲端的人事資料皆受到國際級資安標準的保護,當遇到問題時也有專業的客服人員可供諮詢。

3. 薪資結算好簡單,出缺勤資料輕鬆拋轉


Apollo系統可自動拋轉員工出勤資料至薪資計算模組,扣除勞健保金額後,迅速計算出員工薪資,並送出電子薪資單,讓員工可自行於系統中查看當月薪水,當薪資有異動時會將異動歷程完整保留下來,方便未來查看。此外,Apollo獨特的結薪儀表板系統,採用多薪資群組設計且可分權管理,等薪資結算後會自動發送手機推播,讓員工可自行查看薪資細項,精準掌握薪資。


4. 人事資料備份整合,雲端安全一手包辦


不論是組織架構、人員資料、輪調紀錄皆能上傳至雲端保存,讓HR與主管可隨時調閱,當遇到工作交接、設備更換時也無須再備份。


雲端打卡系統推薦|Apollo人資系統為你減輕人事管理重擔


Apollo人資系統是HR的好幫手,可精準掌控公司員工的大小紀錄,尤其是有多家連鎖店、分店,人員流動率高的行業,更能透過Apollo人資系統妥善管理,例如店長可以利用系統輕鬆查看、進行當日的人力安排,在排班時系統也會提醒變形排班的規則,防止誤觸法規。此外,一鍵結算薪資的功能,更能幫HR解決惱人的薪資計算,發薪日也不用再列印薪資單,員工可自行使用打卡系統APP查看,省下HR四處送單的時間,還能達到無紙化的好處。想轉型成數位HR?Apollo人資系統是你的絕佳選擇。


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