人資系統整合 | 知名電商 citiesocial 的打卡、假別、薪資一次解決

人資系統整合 | 知名電商 citiesocial 的打卡、假別、薪資一次解決


citiesocial 不是開店平台,而是推薦精選商品的平台


有別於一般電商以整合主流品牌及競價行銷為主,citiesocial 專為廣大的消費者在世界各地「找好東西」,不僅成為台灣眾多電商之中唯一專賣國際中小品牌精品的創新平台,更成功用個性化、新穎且獨家的商品獲得消費者的信任,打響了口碑! 


2011 年成立的 citiesocial 不僅已擁有超過 60 萬名會員,更創下 2017 年度營收約 2,000 萬美元 (約 5.9 億元台幣) 的好成績。現今不但獲得國際資金挹注,更準備進軍香港、新加坡與中國大陸,立志成為國際新品牌進軍亞太市場的首選平台!


 citiesocial 找好東西,是精選居家、3C 與時尚配件的垂直電商平台。( 圖片來源:citiesocial 官網)


打破束縛的管理模式 ,「信任」是一切的基礎


年輕且旅居海外多年的執行長 王偉任 (Eric Wang) 不僅擁有獨到的想法,突破舊有電商與經銷的模式,找到市場的缺口,在帶領團隊的理念上也有別於過去老一代的創業家們。對於平均年齡約 25 – 30 歲的年輕團隊,也採取新世代的管理模式,不僅提供彈性的工作制度,更鼓勵大家勇於提出缺失並共同改善。 能如此打破傳統職場管理的模式,最關鍵的基礎其實很簡單,就是「信任」。 因為信任,整個團隊才能持續調整並突破,如果僅守於一個同樣的方式,就很難去期待產出不同的結果。


懂得聆聽團隊聲音,才能更無後顧之憂


在成立之初,其實也與一般企業相同,團隊人員較少的狀態下採用紙本作業來處理人員休假與薪資的發放。 好比請假單就是一人一張假單,並固定於年初時計算發放。


在個人的假單上會明確標示今年各別剩餘的假別與時數,如夥伴們需請假,就需自行各別填上欲請假的時數,HR 同仁會在每月月底時統一收回,並用 Excel 報表各別結算。有時 HR 核對後發現表單有短缺,需要催件才能收回全部假單。萬一剛好遇到月底結算期間內有夥伴要請假,就得單獨抽單出來申請,收回後再重新手動結算一次。


每個使用紙本作業的 HR 都會遇到的問題


特別在一例一休對於特休假發放的法規調整後,所有的假單還需全部收回並逐一各別調整假別時數,就像是重頭來過一樣,真的花費了不少作業時間。並且隨著團隊逐漸擴大,每月 HR 的人事處理時間也隨之增加,平均每月月底結算出勤與薪資時,至少都需花費一位 HR 同仁完整兩個工作天的時間才能確認無誤。不僅耗時,也逐漸影響到團隊間互相協作的效率。 最後,夥伴們主動提出系統化的建議,解決紙本請假與HR人事作業的困擾。


了解科技大幅成長趨勢,citiesocial 鎖定使用雲端人資系統


身為創新的電商平台,不僅本身團隊工作上已採用許多國外的系統工具,對於現今的科技技術也十分關切。因為了解雲端系統不像一般 local 軟體需要特別買 server 架設在主機內,並且可以即時同步所有資訊,因此,在最初開始評估人資系統時,就已直接鎖定雲端系統。

HR 之後的作業不是只有人資的作業,應該是人資的全方面管理,達到: 人資系統整合

by citiesocial 財務總監 Connie

市面上其實有很多軟體,大多是由過往傳統的系統轉開發成雲端系統,在介面與功能上仍有些不足與差異,且多半也僅支援 HR 作業的部分項目,好比公告、目標管理等就是一套,而薪資考勤卻又是另外一套,不但無法統整,反而因各系統設計不同,讓使用上變得更加複雜,預算的總額也相對昂貴許多。 所以我們希望能找到一套功能全面且多樣性的系統,一次到位解決人資全方面管理上的需求。 並且因應現在的行動化趨勢,也希望這套系統可以滿足我們另一個必要的項目— App 行動裝置支援,才能真正符合我們團隊的作業與管理模式。


Apollo 是一個全方位的「人資系統整合」 系統


財務總監 Connie 說:「最初接觸 Apollo 這套雲端人資系統時,發現這套系統除了滿足所有我們基本需求的項目外,更讓我驚豔的是,它的使用功能真的太全面了!就像我心目中理想的系統,真的是一個可以運用到人資全方面管理的系統!這也是我們最終選擇 Apollo 的原因。」


Apollo 不僅有方便的行動定位打卡,還有 citiesocial 最需要的線上假單、薪資結算,也可以讓公司發布規章公告、工作指派與追蹤,主管、平行人員或下對上的工作進度都能支援,這對於團隊的目標管理與協作非常適用。真的是所有看過的 人資系統整合 中,功能給的最全面的!


Apollo 人資系統整合電子化、行動打卡、出勤管理、薪資結算、表單簽核與最新法令規範


客服解決能力,是另一個 Apollo 人資系統的優勢


另外,Apollo 的客服解決能力蠻強的,這也是吸引 citiesocial 使用的原因之一。


其實人資的作業程序較複雜繁瑣,有時只要忘記或不小心遺漏了一個步驟,就會接連影響後續所有作業。而 Apollo 的客服與導入顧問,不僅能協助用戶找到問題並快速解決,還會在過程中替用戶發現問題產生的原因,提供流程改進的步驟建議,就像專屬的人資顧問一樣,使用起來真的相當放心。


落實 citiesocial 的核心理念:找好東西


「質精」對 citiesocial 而言,不單僅是一個商業模式、對消費者的保證、合作夥伴的標準,也是對內部團隊夥伴的承諾。所以即使是日常工作上使用的協作工具,也需精選並確保能真正協助解決團隊問題才會使用。


「太棒了!我可以用 App 打卡!我可以用 App 請假了!真的很方便!」是使用 Apollo 之後夥伴們給予的回饋。


除此之外,Apollo 的介面設計也相當用心,不管是網頁版或 App 都能以直覺的反應操作,幾乎不需再額外安排內部的使用教學,夥伴們即可直接使用。而主管或部門同仁也能透過 Apollo 即時了解部門內的出勤狀況,對於部門管理或團隊彼此的工作協作上有很大的幫助,合作的項目進度也能更加有效掌握。

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