如何有效的管理出缺勤?出缺勤系統5大好處介紹,快速掌握差勤狀況

出缺勤系統推薦5大好處


出缺勤管理系統意旨透過軟體設備的方式來管理員工工時、上下班、請假等出勤狀況,隨著各式功能整合發展,有些人也會稱之為考勤管理系統或是差勤管理系統。目前台灣常使用的出缺勤管理方式有:指紋機、打卡機、臉部辨識打卡、線上考勤系統、門禁考勤系統等。然而好的出缺勤管理系統有哪些特色?又該如何選擇呢?本篇文章為你整理出勤管理系統的功能及推薦使用出勤系統的5大好處,讓你可以快速識別出缺勤系統的優缺點,知道如何選擇合適的出缺勤系統。


出勤管理系統是什麼?解析出缺勤管理系統定義


在出缺勤管理系統尚未普及前,許多企業用打卡鐘來記錄上下班,請假及公出則是以手寫方式記錄在出勤紀錄簿,每個月的結薪週期人資總是要耗費大量時間來比對打卡紀錄、結算出缺勤,在計薪時又要注意是否有薪資破月計算等細節,相當耗費精力及時間成本,若不慎出錯還恐造成勞資爭議。隨著資訊科技整合技術發展純熟,現今市面上的出勤管理系統基本功能除了管理員工上下班、休息、請假、出差、排班外,還能整合組織人事資料、薪資結算,幫助企業加快結薪作業,又能夠依法完整保留所有人員出缺勤、薪資相關資料。


出缺勤管理系統特色|盤點導入系統5大好處


出勤系統的選擇相當多元,功能上也有很大的差異,不同的企業可能會有不一樣的使用管理需求,以下介紹出缺勤系統的特色及導入系統的5大好處,幫助你在選擇出勤系統時能更明確掌握要點。


出缺勤系統好處1:掌握員工出缺勤狀況


透過雲端網路架構的系統,主管可以隨時掌握員工的出勤狀況、有異常紀錄系統也會主動提醒,讓企業免去紙本資料的束縛外,也不需耗費過多時間在追蹤管理,例如:主管因出差、巡店等因素不在原工作地時,能透過系統即時掌握員工出勤狀況、加班/請假等簽核作業也不會因此而擱置。另外,因應管理需求也可以隨時調閱任一區間的出缺勤相關報表紀錄。


出缺勤系統好處2:簡化員工排班、請假流程


如果每個月的排班作業都讓你很苦惱,也很難掌握員工的到班及請假狀況,就代表你需要一個實用的出缺勤管理系統,不僅可以在系統上快速進行排班作業、彈性制定請假簽核流程,還有對應的出勤管理報表,讓人資或是門店的主管以最少的時間來進行員工出缺勤管理。


出缺勤系統好處3:整合薪資計算加快作業效率


使用傳統出勤作業方式到了結薪週期,人資要手動結算所有員工的請假及上下班資料,並比對刷卡內容來進行薪資核算,一旦碰上基本工資調漲、新進/離職人員破月計算,或是有排班、不同計薪類別人員需要同時管理時,需要花更多的時間來處理,不僅耗時也容易提高出錯率。 而出缺勤系統能夠自動彙整每個人的上下班、請假等紀錄,並清楚計算工時、遲到、早退,統計出差、事假、病假等表單內容,人資在每月計算薪資時能夠省去很多時間,相當方便。


出缺勤系統好處4:符合不同產業的彈性管理


不同的業態在挑選出缺勤管理系統時,可能會考量到不一樣的問題,例如:餐飲、服務、零售、製造業等,有不同工時制的員工要管理,需考量排班、人力調度是否好操作;大型集團企業有不同據點、分公司,出勤管理系統要可以彈性制定管理權限,還可能會碰上門禁結合考勤、出缺勤與薪資系統或ERP等不同系統之間整合介接的問題;新創、資訊軟體產業,為落實彈性管理政策,要有多元的打卡方式讓員工選擇,並非常注重使用介面是否簡單好上手等。


出缺勤系統好處5:完整記錄出缺勤減少勞資爭議


台灣勞動基準法對基本工時、休息、休假、排班準則等皆有對應的規範,對企業來說有許多細節要注意,而導入出缺勤管理系統的同時,也能夠幫助企業內部檢視目前管理方式,是否有觸法之風險,進而打造出合規又彈性的管理制度。同時,每一筆資料會被妥善保存,隨時都能夠查閱,在面對勞檢時,更能安心度過。 


另外,近期受疫情的影響,居家工作也成了企業常態,遠端工作雖然彈性,但要如何即時應變做彈性的調整、有效追蹤職員工作狀況,也是眾多企業目前所面臨的問題,若沒有完整的制度規劃與管控辦法來留存所有紀錄,很容易引發勞資糾紛。透過好的出缺勤系統,可以配合公司政策快速調整管理方式,如:針對居家工作或需外派的職員,使用行動裝置進行定位打卡,不僅能即時掌握員工出勤,也能避免勞資雙方對工作狀態的認知差異。


出缺勤系統特色-掌握員工出缺勤狀況


出勤系統推薦|Apollo人資系統-最懂你的人事行政夥伴


如果你要花很多時間整理出勤表單作業、每到差勤結算週期感到緊繃壓力,又常被員工各式出勤、請假問題所困,那你正需要Apollo人資系統,幫助實現數位化的管理方式,高效進行出勤管理、薪資結算等作業。以下列出Apollo人資系統在出勤管理的3大特色:


Apollo出缺勤管理特色1:彈性的設計適用各產業規模企業


  • 多元打卡方式,讓企業彈性選擇運用,例如:業務外出拜訪客戶或居家辦公可以用GPS手機定位打卡;門市人員使用QRcode打卡或是綁定Web IP打卡;廠房使用人臉辨識打卡。 


  • 彈性自定義出勤規則:除了依勞基法套入基本範本外,Apollo人資系統可以因人而異去設定不同的出勤規則,假別時數和假別期間能遵照公司福利制度自定義,也有延長工時、出差、加班申請卡控的機制。另外,系統符合台灣、中國法令,會根據勞動法令變更調整基本參數,不需擔心法規遺漏問題。 


  • 彈性排班功能符合一例一休、變形工時邏輯,系統會依照勞基法令,自動防呆除錯提醒,降低勞檢風險,無須擔心排班的店長不熟悉法令。


  • 彈性劃分管理權限:連鎖加盟服務業、中大型製造業、集團型企業,報到、排班、出勤管理、結算等作業可能會有較細的分工,Apollo人資系統有不同的版本,進階版可以彈性的設定各角色功能權限,滿足各種組織型態的需求,不管是分權式管理,由各個據點自行進行報到、排班、出勤總結等作業,總部進行資料控管、薪資核算;或是由總部集權式管理,讓各據點主管協助日常人員溝通,都可以依照企業的組織管理型態做彈性的設定。

Apollo出缺勤管理特色-彈性排班


Apollo出缺勤管理特色2:完整支援行動化,落實員工自助服務


Apollo人資系統能夠突破地域限制,實現零時差的出勤管理,同時支援網頁、APP雙平台,並支援中、英文,使用者介面設計直覺簡單好上手。行動化管理落實員工自助服務,可以自行查閱公司請假規章、快速掌握剩餘假別,請假申請時能夠記錄事由、附件、代理人,送出後主管會即時收到手機APP推播簽核提醒訊息,讓每個階級的主管了解員工請假概況。另外,排班、輪班性質的人員,可以透過手機直接查看班表及查詢同部門同仁排班資訊;主管也可以透過手機即時掌握門店人員上下班出勤、休假狀況,若緊急需要調班也可以快速應變。


Apollo出缺勤管理特色3:整合出勤、薪資、人事組織作業,提升工作效率


除了基本出缺勤管理功能外,Apollo人資系統內還有組織人事管理、智慧薪資結算及多元員工中心等功能,可以一鍵結算所有出勤時數,並拋轉至薪資模組進行後續結薪作業,無論是加班費用、未休/補休代金都不用擔心。一體化的人力資源管理系統,詳細記載組織人事資料、完整記錄員工職涯歷程、所有出缺勤及薪資資料,提升人資作業效率。部分企業,也會選擇將出勤資料在不同系統之間介接,方便作業管理,例如:門禁打卡資料拋轉至Apollo人資系統管理結算出缺勤,或是將Apollo出缺勤/計薪資料拋轉至ERP、財務等系統,我們也可以協助評估作業。


此外,Apollo人資系統所屬公司MAYO HR(鼎恒數位科技)擁有專屬的導入顧問及客戶服務團隊,能夠協助客戶成功導入、在線釐清操作上的問題。若你不想要每個月花人力及時間處理繁瑣的出缺勤結算、計薪作業,也可以將這些人事行政庶務外包由MAYO的薪資外包團隊處理。最後,大家可能會忽視又極為重要的系統資訊安全,MAYO也是相當的注重,Apollo人資系統有通過國際級資訊安全認證ISO27001、定期進行第三方滲透測試,滿足組織管理與人員資訊的安全需求,有Apollo雲端人資系統在手,讓你管理出缺勤變得更有效率!


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