紙本排班好麻煩?認識排班系統功能與好處,順利挑選合適工具

紙本排班好麻煩,排班系統怎麼選


政府為落實勞工全面週休2日,特別制定了「一例一休」的規範,而為讓特定的產業別,也能依據不同的營運型態彈性安排工時,另外制定2週、4週、8週變形工時的規定,雖增加靈活應用的空間,但對於負責排班的人來說,無疑是提升排班管理的複雜程度,不僅要考量員工的意願,同時還必須遵循勞基法。為幫助管理者輕鬆排班,尋找方便的排班系統便成了企業需要面臨的難題。本文將說明在「一例一休」制度下排班的注意事項,並介紹好用的線上排班系統,讓店長、HR能快速處理排班事務。


排班管理好複雜?先認識排班注意事項──工時算法


首先讓我們來認識「一例一休」中一般工時與變形工時的規定,避免排班時誤觸勞基法


排班工時算法:一般工時


勞工每日正常工時為8小時,每週合計40小時,且要有一個例假日(強制休假),跟一個休息日(可彈性加班),當例假日碰上天災、事變或是突發事件等極特殊狀況時,才能要求勞工加班。


排班工時算法:變形工時


有分2週、4週、8週3種變形工時,下面將統整各種變形工時的注意事項:


2週變形工時

適用勞基法的行業可以採用

  • 2週內可將2天的正常工時分配於其他工作日,分配於其他工作日之時數,每日不超過2小時
  • 最多單日10小時正常工時
  • 1週工時不得超過48小時,2週工時不得超過80小時
  • 每週至少1日例假,2週合計例假及休假日至少4日

4週變形工時

政府所規定之職業可以採用

  • 4週內可將正常工時分配於其他工作日,每日不超過2小時
  • 最多單日10小時正常工時
  • 4週工時不得超過160小時
  • 每2週內至少2日例假,每4週內合計例假及休假日至少8日

8週變形工時

政府所規定之職業可以採用

  • 將8週內之正常工時加以分配
  • 最多單日8小時正常工時
  • 1週工時不得超過48小時,8週工時不能超過320小時
  • 每週至少1日例假,每8週內合計例假及休假日至少16日

參考資料:勞動部工時制度及工作彈性化措施介紹


看完排班工時整理之後,相信你已經對「一例一休」了解不少,不過,除了工時的問題,相信大家也很在意排班時遇到的種種麻煩,下文舉例企業可能會遇到的問題,並提供解決方案給您參考。

排班注意事項要怎麼解決


以上述的變形工時為例,一般負責排班的店長或經理可能對於勞基法相關排班規定並非完全理解,或是只看字面上解釋進行排班,當遇到員工需要調班或時數變動時,一不注意可能就會誤觸法規,此外,當法令調整或排班負責人異動時,人資需要對排班負責同仁重新教育訓練,並傳達需注意的細節,一來一往下來又花費了許多時間。


此外,零售業、服務業、餐飲業等產業人員流動率高,各店人力不足時,需要臨時請分店支援,導致原本安排好的人力,又需要重新規劃,這個時候如果有方便的系統,能整合其他分店的班表,就能提前安排人力配置,提高工作效率。但市面上有那麼多排班系統,怎麼選擇才最適合呢?


排班系統推薦|Apollo人資系統讓排班管理輕鬆化


以下介紹Apollo人資系統的6大功能,幫助你更加認識大家都在用的智慧排班系統。


  1. 發佈班表依工時設定檢查:Apollo人資系統會自動更新勞動法規,符合變形工時邏輯,偵測不合法規的排班並加以標示,提醒排班人員修改,避免勞檢時被罰錢及損害企業名譽的風險。
  2. 使用者介面友善:介面操作簡單好上手,管理者可以自定義各種班次顏色,並能自動產生班表,排班檢核一次輕鬆完成。
  3. 支援跨單位排班:由原單位主管安排人員到被支援單位,便於彈性調度人力。若是中大型企業有各部門/門店的成本分攤需求,也可以透過成本中心加以分配。
  4. 行動出勤即時更新:透過手機行動化管理輕鬆又快速,系統整合排班跟出缺勤,員工隨時可以查看班表,而主管和HR即使不在工作現場,也能即時掌握員工出缺勤狀況。
  5. 可採用Excel排班匯入:保持原先排班習慣,並保存舊有資料,降低企業員工因為系統更換造成的不適應,並能把原有的作業模式,加入到系統中提高效率。
  6. 結合出缺勤與薪資模組:百人企業也能在一日內完成結薪,幫助HR大幅提高薪資結算的效率。

Apollo人資系統–智慧線上排班


  • 系統:出勤規則支援各種變形工時設定。
  • 員工:依企業需求開放員工排班或排休,員工使用手機即可輕鬆完成作業。 
  • 排班主管:系統自動檢查排班是否符合法規,不符合的排班以紅框標出,提醒主管留意。

線上排班,變形工時提醒示意圖


排班系統應用案例介紹|善用工具協助企業解決人事難題


Apollo人資系統的開發商MAYO鼎恒數位科技至今已服務超過1,200家的企業,從新創公司、服務業、科技業到製造業都有相關的指標客戶,為了符合不同的需求,鼎恒持續不斷精進系統。


起士公爵為例,創辦人王奕凱認為Apollo是為了服務業而生的人資系統。在人員管理上,每當遇到國定假日,需要臨時調派人手時,過去要在 Excel 慢慢核對班表確認可以支援的人力,現在只要透過手機 APP 查詢,就能立刻列出當天所有員工的出勤、工作時段、遲到早退等數據,Apollo將「班表管理」行動化,大幅提高排班效率。


另一家企業唐吉軻德,2021年進駐台灣西門並在各大媒體上引起一陣風潮,主打24小時營業的日本量販店,內部多達10個部門的人力安排,除了正職人員之外,也需要大量的排班兼職人員的配合,主管們要安排早/中/晚/大夜班人員,排班複雜且經常有異動發生,其中的協調管理更是一大挑戰,而在Apollo人資系統的幫助下,可以設定半個小時為一班,更精準的安排人力,系統中變形工時的卡控,主管排班無須擔心觸法,此外方便的打卡、排班、請假系統等,落實員工自助服務,只需動動手指使用手機APP輕鬆搞定。


Apollo人資系統站在產業的最前端,為各大企業提供解決方案


MAYO鼎恒數位科技身為人資轉型的推動者,透過Apollo人資系統提供一站式的人事管理服務,幫助企業有效率地處理組織架構、打卡出勤、排班請假、薪資結算、資訊傳遞等多元項目,以下列出企業常見問題及解決的對應功能:


  1. 人員資料異動即時:人員流動率高的企業,利用人事資料管理功能,能快速處理人員異動資料。
  2. 出勤規則分群設計滿足各種需求:企業內部包含不同工時制度,例如:固定週休二日與排班制,可透過Apollo分群管理排班出勤規則。
  3. 多元打卡方式:例如辦公室人員使用Web IP打卡、居家辦公人員使用定位打卡、門市人員使用臉部辨識打卡等。
  4. 權限分權管理:劃分各個單位權限,符合彈性管理需求,可讓店長負責排班同時結算出勤,人資來結算薪水。
  5. 出勤行動化:避免資訊落差,提升人事作業效率,當員工提出加班或假單等申請時,主管可快速使用手機APP審核,員工、主管、人資三方都能同步確認申請單簽核進度。
  6. 最新消息即時佈達:時常會有員工未注意到公司公告,導致錯過活動報名或進行錯誤內部流程,運用Apollo的公告功能,手機APP會自動推播提醒員工,並能隨地隨地查看。
  7. 成本中心設計:當有各門店調度支援的需求時,成本分攤表可以明確產出各門店的薪資成本,支出一目瞭然。

Apollo人資系統能幫助有排班需求的企業有效處理問題,不論是HR、主管、員工都能依據不同權限開放不同系統功能,搭配手機APP,輕鬆實現人事行動管理,想更加了解Apollo人資系統,或是加入人資數位轉型的行列,歡迎與我們聯絡


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