遠距工作成新常態 ！人資不能不做調整
遠距工作成新常態 (new normal)，首當其衝便是人資與管理工作！我們不該只將遠距工作侷限在單一事件，而是一個徹底改變的契機，別忘了除了台灣廠商外，更多更強的競爭對手是在海外。人資夥伴需要針對工作流程、出勤管理、教育訓練、社群招募上進行數位化調整，但該怎麼開始呢？
遠距工作成新常態
目前我們看到大多的資訊，僅止於團隊在遠距工作的新作為，或是哪一間公司宣布開放永久遠距工作，比較少看到後端細緻的管理調整。當遠距工作成新常態之後，公司人資至少要做到那些調整呢？
MAYO 的客戶廣泛包含新創、中小公司與集團企業，我們發現新創在這波疫情下，是最快反應並調整遠距工作的；其次是集團企業，主要透過批次上班方式，分散感染風險。反而是經濟命脈的中小公司彈性不如預期。我們建議公司與人資夥伴，可以從以下開始打造遠距工作的能力。
新創在這波疫情下，是最快反應並調整遠距工作的。(圖片來源：pixabay)
調整一：
工作流程
當團隊成員不在 (同一個) 實體辦公場所時，最大改變在於溝通方式。溝通並不只是純文字的訊息，也包含專案協作、會議討論、簽核勾稽等，都是不同的【溝通】方式。我常形容：遠距工作把地理區域拉遠了，把原本就有的問題放大或暴露出來。換句話說，並非因為遠距工作才出現問題，而是剛好有機會面對他、解決他。
業界前輩和專家建議以敏捷方式管理專案，師法開發團隊的小步快跑與逐步交付，切分細節保持專案進度，以台灣企業來說最常使用的輔助工具為 Trello 或是 Google 行事曆。其他附加工具包含視訊會議工具，以及電子簽核流程，都能夠改善紙本的低效溝通。
企業可以透過使用MAYO的Apollo人資系統，簡化遠距工作的人事管理流程，順暢轉化工作模式。
調整二：
出勤管理
以人資夥伴來說，為配合勞動檢查的要求，詳細保存出勤紀錄是必須的。以雲端人資系統 Apollo 為例，透過多元打卡 (GPS 定位、臉部辨識、網頁打卡、拋轉指紋或門禁紀錄等) 方式，配合所有上班類型成員需求，做好出勤管理。
藉由這次機會，人資夥伴需要更進一步採納【數據思維】的支援。不可避免地，預期人資部門將會大量使用數據，支援招募決策、預測人員流動，以及部門的成本效益分析。舉例來說，我自己會使用出勤與加班紀錄，追蹤每位成員工作效率，以及何時會出現生產力下降和倦勤狀態，適時提供關懷與工作調整，對於團隊管理有正面影響。
切記！教育訓練不是只有教學內容，考核成效才是關鍵。
調整三：
教育訓練
遠距工作展開後，讓線上學習頓時成為人資焦點，更讓各大學習平台正式進入廝殺地戰國時代。不過我們真正關心的，不應只限於學習教材用什麼管道傳遞，而是如果遠距方式確保學習成效和績效考核。
是的，對於一個健全的組織來說，完善的教育訓練可以是福利，更是評估員工晉升的考核關鍵，例如新主管或是接班人計劃。人資夥伴需要關注的地方，在於是否可以將學習成果量化，並且對應到每位成員、部門上。
調整四：
社群招募
我曾在一個人資聚會場合，和前輩們討論遠距工作對於招募的影響，除了先前討論的社群招募之外，獵人頭 (Hunter) 的工作意外成為新話題。
試想企業採納招募數位轉型以及社群招募後，作為中介服務的獵人頭工作又將被削弱一部分，縱然獵人頭在高階人才流動的價值仍在，但已經是一個對於產業的先前警訊。
那麼，如果企業不採用社群招募的話呢？一位人資前輩甚至大膽預測，這樣子的企業恐怕在未來十年內，再也找不到合適的人才。當你看到競爭力強如台積電、聯發科、Google 都積極經營雇主品牌和社群經營時，有什麼理由不做好呢？
新常態，引發新機會
我並不認為新常態，就應該抱持悲觀的態度；反之，你會看到一些抓住機會的企業趁勢崛起，打造下一世代的新優勢。其中，必須以【數據為基礎、體驗為核心、改變為常態】的心法，反覆調整團隊組織流程。
人資被受重視的關鍵，不在於努力多寡，在於是否能跳脫既有的窠臼。
MAYO 為亞洲領先的全方位人資解決方案，Apollo 雲端人資系統解決遠距工作中的電子簽核與出勤管理問題；代理全球第一且 CP 值高的 Cornerstone，協助人資一條龍做訓練與考核；最後，成為 LinkedIn 在台獨家合作，協助大中小企業經營雇主品牌，進入社群招募時代。
