人資系統案例|疫情之下,VOCAL MIDDLE公關業楷模如何調整步調迅速因應居家辦公?

疫情之下,VOCAL MIDDLE公關業楷模如何調整步調迅速因應居家辦公?


新冠肺炎疫情持續延燒,一夕之間,國內許多企業顧及員工健康與安全,加速實行遠距辦公、分流上班、居家辦公等政策。這一戰,疫情下的工作新形態「遠端工作」、「居家辦公」、「分流上班」,著實考驗企業人資如何重新建立員工關係?讓同事合作無間,保持組織彈性與效能? 本篇採訪公關產業代表布爾喬亞公關顧問(VOCAL MIDDLE)策士事業群資深經理Emily,談全員居家辦公的緊急應變與組織自律。


居家辦公最大關鍵不是中央集權,而是必須下放自主管理


布爾喬亞(VOCAL MIDDLE) 策士事業群資深經理Emily提及:「早於2020起,公司即成立BCP(Business Continuity Planning )小組,核心宗旨在於面對突如其來的環境變動,無論是天災、產業動盪、或是此次疫情升溫,如何快速且保持冷靜進行沙盤推演,並針對問題拆解與分析,迅速產出對應策略,是我們能夠在今年5月國內疫情升溫下,無縫接軌全面居家上班最大關鍵。」


布爾喬亞(VOCAL MIDDLE)一直在思考的是,如何透過數位化的方式提升工作效率,並將數位思維融入企業文化,貫徹每一個流程與制度,無形間帶動員工行為改變,用正向方式引導同仁善用新數位工具,捨棄傳統中央集權發號施令風格,透過透明化資訊與溝通,將「管理」下放給同仁,建立全員自律自主性,是成功建立數位文化最大助力。


「而疫情剛好是一個練兵機會,就像是日常的驗收,讓我們可以重新審思針對不足補強再造,進而達到能夠在大環境變動下,同時穩住軍心保持良好營運方針。」:Emily道出。

時刻,保持數位化開放態度,與時俱進新思維,在動盪不安狀況下,更能夠突圍贏勝局。

Apollo雲端人資系統 員工可輕鬆透過手機完成行動打卡

布爾喬亞全員實施遠距上班,透過Apollo雲端人資系統,員工可輕鬆透過手機完成行動打卡。


Apollo雲端人資系統,協助布爾喬亞人事管理超前部屬


以公關產業為例,快速、變化、流動是這個產業代表詞,如何在劇變環境下,隨即反應為客戶洞悉產業趨勢,進而找出品牌布局策略是公關產業最大共同性,因此,人才與時間—這兩個關鍵要素是公關產業最大命脈。


布爾喬亞(VOCAL MIDDLE)相當重視人才培養,與組織文化的締結,唯一如此,才能在亂世中撐出一席之地,這也是為什麼選擇Apollo雲端人資系統的主因,Emily提到:「若介面使用不直覺、不夠直觀,就會延伸很多問題,導致數位化力道不足、降低使用率;Apollo人資系統無論是App介面或是桌機版設計皆相當人性化,不會造成代溝或遇教學瓶頸。」


Apollo雲端人資系統 幫助企業實現行動化辦公

主管可藉由Apollo雲端人資系統即時關心員工出勤、請假狀況


Apollo雲端人資系統協助我們實現行動化辦公,完全符合我們所提倡#workfromeverywhere

手機打卡亦可加註資訊

全員實施遠距上班,利用Apollo App只要有網路手機就能夠打卡,快速掌握同仁上班所在地。

快速掌握員工出勤狀態

居家辦公這段時間,大家無法在辦公室見面;主管可以用App隨時關心員工的出勤、請假狀態;若轄下員工有出勤異常狀態App也會推播提醒主管,發現異常時也可以很快的找到緊急聯絡人,即時關懷員工。

組織人事資料完整保存

在評估數位化工具時,Emily表示:「公關服務產業變動速度快、追求效率,我們相當在意系統是否可以把所有階段的資料完整保存;且方便、快速的即時更新。」而Apollo系統內即記載所有員工資訊,及涵蓋內部調轉離及組織變化歷程。另外,也開放員工自行進行基本資料的維護更新作業,省去HR一來一往收集資料、彙整與手動更新的繁雜作業,主管需要調閱組織人事相關資料、進行人才盤點時,可以即時取得最新資料,非常方便。

出缺勤管理下放員工自主管理

出缺勤、特休假別永遠是勞資雙方利益衝突點,最為直接關聯員工權益,而藉由Apollo app同仁可以清楚查閱自己剩餘假別,與請假申請送審主管簽核,即可線上完成一站式出缺勤管理,無論對人資或是同仁,皆是效率、省時、雙贏。




同時Emily也讚許說:「Apollo客服團隊是擁有產品思維的客服,幫助我找出問題根源,針對我所碰到的痛點作回應,進而幫助我找出解決辦法。」




由內而外的溝通是企業首要重視的議題


「為什麼許多企業反應工具導入後,效率變得更差?其實是因為組織流程與企業文化的建立仍略顯不足,內部溝通(Internal Communication)最容易被大家忽視。」Emily點出此關鍵。 常見數位化誤區,誤以為導入系統就是數位化,其實並不然,這只是數位轉型的其中小開端,許多企業則發現導入系統本應該是節省時效性、優化管理流程,提升效率帶動營運產能,為什麼沒有帶來顯著效果?Emily解釋:「對於數位化的概念與理解,除了進一步由內而外的溝通,重點是靠完善的制度,減少人治,建立高效但品質優良的決策流程。」

要能夠落實企業全員上對下、下對上皆能夠保持開放且透明化的溝通方式,是數位轉型最重要的mindset轉變。

數位工具僅是幫助企業進行流程、制度一致化,可以將每一階段的資料、數據完善儲存,提供同仁能夠在有效時間內,快速找到對應資料並即時反饋。現況,產業動盪使得知識工作者的工作模式,必須朝向行動化、雲端化、效率化,因為節省時間才有機會將產出價值最大化。 「這也是為什麼,我們選擇Apollo雲端人資系統,雲端特性讓我們存取資料無地域性、時間限制,是我們人員管理最大的助手。」Emily也提到。


居家辦公,如何制定有效策略並同時顧及員工關懷?


1.重新審思流程與制度:將工作流程sop制定下來,建立良好工作模式並與時俱進,養兵千日即可用在一時。 

2.透明化的內部溝通:養成工作習慣概念、工作意識,這是教育層次的部分 

3.處理對抗緊急問題:進行沙盤推演,可避免內部溝通混亂、利害關係人之間的猜忌與誤會,甚至引起焦慮及恐慌。 

4.重視線上社交活動:鼓勵同仁自主發想主題,例如:線上瑜珈課或是軟性知性分享,在疫情期間,仍保有組織全員互動交流的機會。


儘管疫情下,拉開人與人之間實際距離,防護泡泡網成為國內防疫生活新形態,而在越是嚴峻時刻,越能夠發現善用科技,更能夠拉近人與人之間互動頻繁、強韌社交連結與關係緊密,科技不是用來取代,而是為你我創造更好的工作新模式。


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