疫情之下，VOCAL MIDDLE公關業楷模如何調整步調迅速因應居家辦公?
新冠肺炎疫情持續延燒，一夕之間，國內許多企業顧及員工健康與安全，加速實行遠距辦公、分流上班、居家辦公等政策。這一戰，疫情下的工作新形態「遠端工作」、「居家辦公」、「分流上班」，著實考驗企業人資如何重新建立員工關係？讓同事合作無間，保持組織彈性與效能？ 本篇採訪公關產業代表布爾喬亞公關顧問(VOCAL MIDDLE)策士事業群資深經理Emily，談全員居家辦公的緊急應變與組織自律。
居家辦公最大關鍵不是中央集權，而是必須下放自主管理
布爾喬亞(VOCAL MIDDLE) 策士事業群資深經理Emily提及：「早於2020起，公司即成立BCP(Business Continuity Planning )小組，核心宗旨在於面對突如其來的環境變動，無論是天災、產業動盪、或是此次疫情升溫，如何快速且保持冷靜進行沙盤推演，並針對問題拆解與分析，迅速產出對應策略，是我們能夠在今年5月國內疫情升溫下，無縫接軌全面居家上班最大關鍵。」
布爾喬亞(VOCAL MIDDLE)一直在思考的是，如何透過數位化的方式提升工作效率，並將數位思維融入企業文化，貫徹每一個流程與制度，無形間帶動員工行為改變，用正向方式引導同仁善用新數位工具，捨棄傳統中央集權發號施令風格，透過透明化資訊與溝通，將「管理」下放給同仁，建立全員自律自主性，是成功建立數位文化最大助力。
「而疫情剛好是一個練兵機會，就像是日常的驗收，讓我們可以重新審思針對不足補強再造，進而達到能夠在大環境變動下，同時穩住軍心保持良好營運方針。」：Emily道出。
時刻，保持數位化開放態度，與時俱進新思維，在動盪不安狀況下，更能夠突圍贏勝局。
布爾喬亞全員實施遠距上班，透過Apollo雲端人資系統，員工可輕鬆透過手機完成行動打卡。
Apollo雲端人資系統，協助布爾喬亞人事管理超前部屬
以公關產業為例，快速、變化、流動是這個產業代表詞，如何在劇變環境下，隨即反應為客戶洞悉產業趨勢，進而找出品牌布局策略是公關產業最大共同性，因此，人才與時間—這兩個關鍵要素是公關產業最大命脈。
布爾喬亞(VOCAL MIDDLE)相當重視人才培養，與組織文化的締結，唯一如此，才能在亂世中撐出一席之地，這也是為什麼選擇Apollo雲端人資系統的主因，Emily提到：「若介面使用不直覺、不夠直觀，就會延伸很多問題，導致數位化力道不足、降低使用率；Apollo人資系統無論是App介面或是桌機版設計皆相當人性化，不會造成代溝或遇教學瓶頸。」
主管可藉由Apollo雲端人資系統即時關心員工出勤、請假狀況
Apollo雲端人資系統協助我們實現行動化辦公，完全符合我們所提倡#workfromeverywhere
手機打卡亦可加註資訊
全員實施遠距上班，利用Apollo App只要有網路手機就能夠打卡，快速掌握同仁上班所在地。
快速掌握員工出勤狀態
居家辦公這段時間，大家無法在辦公室見面；主管可以用App隨時關心員工的出勤、請假狀態；若轄下員工有出勤異常狀態App也會推播提醒主管，發現異常時也可以很快的找到緊急聯絡人，即時關懷員工。
組織人事資料完整保存
在評估數位化工具時，Emily表示：「公關服務產業變動速度快、追求效率，我們相當在意系統是否可以把所有階段的資料完整保存；且方便、快速的即時更新。」而Apollo系統內即記載所有員工資訊，及涵蓋內部調轉離及組織變化歷程。另外，也開放員工自行進行基本資料的維護更新作業，省去HR一來一往收集資料、彙整與手動更新的繁雜作業，主管需要調閱組織人事相關資料、進行人才盤點時，可以即時取得最新資料，非常方便。
出缺勤管理下放員工自主管理
出缺勤、特休假別永遠是勞資雙方利益衝突點，最為直接關聯員工權益，而藉由Apollo app同仁可以清楚查閱自己剩餘假別，與請假申請送審主管簽核，即可線上完成一站式出缺勤管理，無論對人資或是同仁，皆是效率、省時、雙贏。
同時Emily也讚許說：「Apollo客服團隊是擁有產品思維的客服，幫助我找出問題根源，針對我所碰到的痛點作回應，進而幫助我找出解決辦法。」
由內而外的溝通是企業首要重視的議題
「為什麼許多企業反應工具導入後，效率變得更差？其實是因為組織流程與企業文化的建立仍略顯不足，內部溝通(Internal Communication)最容易被大家忽視。」Emily點出此關鍵。 常見數位化誤區，誤以為導入系統就是數位化，其實並不然，這只是數位轉型的其中小開端，許多企業則發現導入系統本應該是節省時效性、優化管理流程，提升效率帶動營運產能，為什麼沒有帶來顯著效果？Emily解釋：「對於數位化的概念與理解，除了進一步由內而外的溝通，重點是靠完善的制度，減少人治，建立高效但品質優良的決策流程。」
要能夠落實企業全員上對下、下對上皆能夠保持開放且透明化的溝通方式，是數位轉型最重要的mindset轉變。
數位工具僅是幫助企業進行流程、制度一致化，可以將每一階段的資料、數據完善儲存，提供同仁能夠在有效時間內，快速找到對應資料並即時反饋。現況，產業動盪使得知識工作者的工作模式，必須朝向行動化、雲端化、效率化，因為節省時間才有機會將產出價值最大化。 「這也是為什麼，我們選擇Apollo雲端人資系統，雲端特性讓我們存取資料無地域性、時間限制，是我們人員管理最大的助手。」Emily也提到。
居家辦公，如何制定有效策略並同時顧及員工關懷?
1.重新審思流程與制度：將工作流程sop制定下來，建立良好工作模式並與時俱進，養兵千日即可用在一時。
2.透明化的內部溝通：養成工作習慣概念、工作意識，這是教育層次的部分
3.處理對抗緊急問題：進行沙盤推演，可避免內部溝通混亂、利害關係人之間的猜忌與誤會，甚至引起焦慮及恐慌。
4.重視線上社交活動：鼓勵同仁自主發想主題，例如：線上瑜珈課或是軟性知性分享，在疫情期間，仍保有組織全員互動交流的機會。
儘管疫情下，拉開人與人之間實際距離，防護泡泡網成為國內防疫生活新形態，而在越是嚴峻時刻，越能夠發現善用科技，更能夠拉近人與人之間互動頻繁、強韌社交連結與關係緊密，科技不是用來取代，而是為你我創造更好的工作新模式。
