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人資系統怎麼選 ：套裝軟體、客製買斷、雲端服務哪一個適合自己？
人資系統怎麼選 ？是大多數人資心中的疑惑，想要功能完善和降低工作負擔，又怕負擔成本太高，或者是使用起來複雜，每件事情都很重要，遲遲不能做出最好的決定。從套裝軟體、客製買斷，到近期受到關注的雲端服務，為什麼雲端系統更適合目前的企業呢？
從地端走上雲端，減少成本又增加彈性
走進新穎的科技大樓，迎賓櫃檯的接待人員笑容可掬，看起來光鮮亮麗的企業，但背後支持的後勤與人資系統，可能還停留在十年前的規格，只是不為人所知。這些年走訪大大小小企業，特別有所感觸的是，有些市場定位很不錯或是產品服務優良的公司，只因為錯過數位轉型的機會，就失去了更往上層邁進的門票。
1. 人資和資訊部門溝通成本高
不論是突發而來的疫情，或是因應新時代人才的彈性工時，企業人資的需求改變越來越頻繁，否則很難追上趨勢或是維持競爭力。地端系統 (包含套裝和客製買斷) 通常是由人資部門提出需求，請資訊部門寫出規格並開發，或由外部廠商重新設計，但從時間和金錢成本來看，都是一筆龐大的支出。
更讓人氣餒的是，人資有時話語權不夠，或是和技術出身的工程師有溝通隔閡時，不必要的誤會是導致跨部門嫌隙產生，實在是得不償失！
2. 跨國彈性不夠，拖慢發展步調
有許多過去使用套裝軟體或是客製買斷的台商企業，在轉往中國、東南亞或是其他區域發展時，才赫然發現：每開發一個新市場，傳統系統就要多買或是增加客製，單位成本始終壓不下來，不具備規模經濟的效益。
更讓人難過的是，前方的業務拓展快速，但是後方的支援始終沒能跟上，缺乏彈性的作法讓企業又比競爭者慢了一步！
3. 法令修改跟不上，賠了金又損失商譽
近年勞工相關法令修改頻繁，從討論度高的一例一休，到 2020 年初的勞動事件法，每次都是一個重大變革，對於地端系統企業來說，缺乏彈性還不打緊，更辛苦的是需要自己重新設計流程，和學習人資法令與知識，否則勞檢來臨時又是一筆罰款。
更讓人可惜的是，有心經營的企業卻不小心忽略改變，面臨成本增加或是違反法令二選一的局面，賠了金又損失商譽！
人資系統怎麼選 ？
我們詢問企業人資們的經驗後，發現主要決定選擇人資系統的關鍵，不外乎以下五個項目：系統與設備管理、法規更新與功能彈性、支援跨國管理、支援服務水準、整體費用。以下將一一羅列套裝軟體、客製買斷與雲端服務的差異。
(1)系統與設備管理
只要是地端系統，無論是套裝還是買斷，全部需要倚靠企業自己管理，包含每年維修與營運。如果存放在自家機房上的話，更需倚賴企業資訊部門的幫助。
雲端服務的優勢之一，就是善用連網的能力，企業無須自建機房或是維護設備，且目前大多使用 微軟、亞馬遜、Google 的服務商，系統與設備管理能力都是世界級的水準。
(2)法規更新與功能彈性
地端系統往國外發展的延伸性薄弱，如同上述系統與設備管理的議題，彈性較缺乏的情況下，企業必須不斷重新投入成本自建。最令人資夥伴頭痛的是，不同國家與地區使用的人資法令、稅務、社保等都不盡相同，每開一個國家的辦公室無異於重導一次系統。
雲段服務能達到有效提供各國方案服務，領先的人資系統服務商，過去若是有跨國企業經驗的話，就可以將經驗積累成為平台的一部分。讓有意快速拓展的企業，能更快開通各國模組。
(3)整體費用
對於新創或是小型團隊來說，最適合的服務就是雲端服務了，不僅擁有彈性之外，費用也可按照人數進行計算，更重要的是，簡省了機房和後續的維護費用。以 50 人以內的團隊來說，每月費用不超過萬元。
如果是中大型企業的話，費用上最明顯的差異就是硬體和人力費用上。雲端服務主要依賴微軟、Amazon 或 Google 的基礎服務，這不只是簡省費用的議題，更是獲得國際大廠的背書保證。
人資系統比較表
雲端服務夠安全嗎？
不過，雲端服務也並非完全沒有弱點，目前最讓企業人資擔心的，莫過於資安考量。特別重視個資法以及企業機敏資訊安全的你，一定都有一個疑問：雲端服務夠安全嗎？
通過 ISO27001 等級的國際認證，才能同時滿足雲端的優勢，又能保障安全。(圖片來源：pixabay)
目前市面上主打採用微軟、AWS、Google 雲端的系統商非常多，事實上，並非單純採用雲端服務就能證明資安能力。我們建議可以詢問系統商是否有額外的資安部門，或者通過 ISO27001 等級的國際認證，才能同時滿足雲端的優勢，又能保障安全。
