員工忘打卡？這些勞基法規定雇主一定要知道
上下班出勤打卡，這看似稀鬆平常的動作，其實隱含著重大的意義。不只代表著勞工出勤的證明，更是工資與工時的基礎來源，忘記打卡對於上班族來說幾乎是常常有的經驗；而對代表雇主方的HR來說，除了可以依據打卡紀錄發給薪資，更背負《勞動基準法》的規範在肩上，必須置備「出勤紀錄」還要保存5年，否則未依規定極有可能會被處罰鍰新臺幣二萬元以上至一百萬元以下。以下就逐一說明，雇主時常誤踩的打卡地雷。
Q問題1：員工忘記打卡，雇主可以扣除當日薪資嗎?
勞動市場上仍有業者因不清楚勞基法相關規定而誤觸法令，像是員工上班忘打卡、未配合公司規定等，勞工薪資因此遭扣除，其實就違反了勞基法，為了維護勞工權益、並呼籲資方勿因不清楚相關規定而觸法。
勞動部表示，勞基法第22條第2項明定，工資應全額直接給付勞工，目的是為了避免工資被任意扣減。常見狀況是「上班忘記打卡，公司可以扣薪水嗎?」。據勞基法第30條第5項規定，公司可要求員工完備刷卡紀錄，但如果勞工忘記打卡，有另外出示已出勤提供勞務的證明，雇主是不可依此扣薪的喔！而勞務證明可以是工作上聯繫的紀錄、郵件，或是當日的工作成果等等。
由此可知，即使是企業有妥善的管理工具與制度，如果未能完整登載員工工作時間，受罰的還是雇主。因此，企業或 HR 平時就需多加注意員工的出勤狀態，並建立公司規範與忘打卡機制。員工若未確切紀錄出勤時間超過一定次數，將會影響考績評核等制度，養成員工落實打卡，以避免紀錄疏失的可能。
Q問題2：上下班未打卡，雇主可要求勞工申請事假1小時？ 算曠工嗎？
根據「曠工」的概念，參以下判決：最高法院105年度台上字第2212號民事判決：「按勞基法第十二條第一項第六款所謂『繼續曠工』，係指勞工實際應為工作之日無故繼續不到工者而言，倘已到工作場所，尚不能謂係『曠工』。」
打卡僅是雇主為了掌握計算勞工工作時間之一種方式，勞工實際上如已出勤忘記打卡，但已依事業單位規定程序告知雇主，尚不構成曠工要件。遲到、早退或漏打卡都不屬於勞基法上的「曠工」，雇主自然也不能以勞工「累計」遲到、早退時數達一日工時，即逕認勞工構成曠工一日。
事實上，沒打卡不等同於員工沒有上班，因此若員工確實有上班並提供勞務，後續也須依公司規定處理，例如：告訴雇主、補送忘刷卡單、補登上下班紀錄等，雇主就應照實紀錄員工出勤狀況，不能因為單純沒打卡就扣薪、強迫請事假或記曠職。
Q問題3：上下班不打卡，雇主也有責任記錄出勤？
近年來，不少外商與新創公司標榜「幸福企業」，強調彈性工時、免打卡制度，只要完成工作即可。但您知道嗎？這類看似體恤員工的做法，若未妥善管理，可能違反勞動法規，甚至帶來法律風險。
1. 薪資計算困難：出勤紀錄是勞工工資最重要的核算依據，沒有準確出勤紀錄，恐影響工資、加班費計算。
2. 工時無保障：長時間工作未監控，企業無法掌握員工工時，過勞問題一觸即發！
3. 違反勞基法：登載出勤紀錄的義務是在雇主而非勞工，雇主未依規定每日記載到分鐘，或未留存 5 年內的出勤紀錄，恐遭罰9萬至45萬元罰鍰。
也就是說，即使雇主已於工作規則規定上、下班不打卡，也仍需應記載勞工的出勤紀錄。依勞基法第30條第5項及第6項規定，事業單位於工作規則中規定上下班不打卡，加班如以呈報方式處理，雖無不可，但仍應由雇主置備勞工出勤紀錄，並應逐日記載勞工出勤情形。
Q問題4：員工上班提早打卡、下班晚打卡，這樣也要算加班嗎？
勞檢員會以員工最後離開的時間紀錄作為認定基準，原則上只要出勤紀錄中，所顯示的打卡時間晚於下班時間，勞檢就會推定有加班事實，若企業未按法令規定給付加班費，企業仍會被開罰。然而，這樣的基準卻常遭雇主提出異議，如有些同仁須配合孩子的接時間提前或延後離開公司，這些因員工私人因素提早或延後的出勤紀錄，公司其實無須負擔加班費用。
若未有完善的管理流程或工具協助即時記錄，依照勞動局規定，企業需於每月結算薪資時與員工進行確認，請員工就出勤紀錄早到或晚退之日期提出聲明，反而須花費更多的資源與時間處理。
員工常常忘打卡，有什麼辦法能防範？
雇主的應對管理辦法全攻略
而對於忘打卡的員工，公司可以透過以下建議，調整管理規則方式辦理:
- 全勤獎金。例如每月僅能一次忘打卡，若超過次數則無全勤獎金。
- 考核時可以列入評比，甚至能影響到年終獎金。
- 在差勤系統上的運用，透過自動發信的郵件提醒員工當日未刷卡，並請該位員工另行補登；每月達到幾次以上者，公布名單以示警惕。
- 系統提醒機制，Apollo XE 跟 Apollo 集團版可以透過出勤設定，藉由 APP 提醒員工當日未打上下班卡。
雇主的法律責任：員工出勤紀錄必須詳實紀載
上述是可以抑制員工忘記打卡的方法，但最重要的還是雇主本身仍要記錄好勞工出缺勤的時間。根據勞基法第30條 第5、6項：
- 雇主應置備勞工出勤紀錄，並保存五年。
- 前項出勤紀錄，應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止。
勞基法下的出勤紀錄義務：雇主與勞工的雙重責任
按勞基法規定，雇主有置備出勤紀錄之義務，且出勤紀錄應該紀載勞工出勤情形至分鐘為止，倘若雇主未詳實登載勞工出勤狀況，是「雇主」遭到裁處。因此紀載勞工出勤狀況的義務，依法自然是在雇主身上，當然，勞工有配合製作出勤紀錄的協力義務，無論出勤狀況與否，有良好的內部管理制度與管理工具，才可以讓勞資雙方得以互相協作。
出勤紀錄不再是困擾，Apollo 人資系統給你最佳解方！
1. 行動定位打卡，上下班地點不再受限：Apollo人資系統中的【行動定位打卡】功能，可解決非固定地點出勤的困擾，並支援中途休息時間的打卡需求，能完整記錄打卡地點、休息起訖時間。特別適合企業有外勤、輪班等職務需求，完整記錄員工出勤資料。
2. 規定時間內未打卡？Apollo人資系統自動提醒：企業主或HR夥伴，可以自訂【打卡提醒】功能，當員工在規定的上、下班時間前後幾分鐘內未打卡，系統將自動推播通知至員工手機，提醒他們即時打卡，避免錯過考勤紀錄。這樣一來，員工的出勤狀況可隨時掌握，且減少了人為疏失的風險。 若員工因為各種原因忘記打卡，員工也可以直接在系統中線上提交忘打卡申請，並說明忘記打卡的原因。申請過程簡單流暢，HR 或主管可以方便地進行審核與簽核。
3. 超時打卡事由選填，紀錄完整留存：Apollo 人資系統讓企業主能夠靈活設定：當員工打卡時間超過規定範圍時，系統將提示員工選擇「公事加班」或「私事非加班」等事由。員工在打卡時可直接選擇適當的原因，除了完整記錄出勤時間外，還能同步保留員工提前或延後打卡的原因，減少每月核對工時的繁瑣步驟。
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