為什麼簽核流程是HR和主管的隱藏痛點？
「每天上百張的假單，加上加班申請、補打卡單……，整天下來，光是簽核審閱這些表單都不用做事了。」
- 請假單、加班申請、補打卡單
- 入職／離職作業、人員資料異動
- 績效評估表、文件審核
這些流程雖然必要，但卻佔去主管和 HR 大量時間。很多主管一天可能要花 1.5–2 小時在簽表單，一年下來就是數百小時的「隱藏成本」。HR 也常因為忙著跑簽核，無法專注在招募、人才培育等更有價值的工作上。
在 MAYOHR 團隊中，許多業務與產品經理本身就具備 HR 專業背景。談起以往的共同經驗，確實在表單管理上，常常因處理每天例行的假勤表單事務，佔去不少時間；同樣地，負責審核眾多表單的主管們，也需花費不少瑣碎時間迅速了解內容並簽核一張張的表單。即使透過簽核系統處理各類表單，累積下來的作業秒數也是十分可觀。
為了幫助企業減少重複行政作業，把時間留給更重要的決策與管理，MAYOHR 推出了「批次簽核」功能。 在開發過程中，團隊克服了審核權限判斷、介面設計優化、系統效能強化等挑戰，確保主管們能以最直覺的方式，一次快速處理多張表單，不再被繁瑣簽核流程綁住。
簽核數位化的三大價值：效率、合規、數據管理
在許多公司裡，簽核常被認為只是「行政流程」，好像和人才策略、組織發展無關。事實上，簽核的效率與透明度，會直接影響 HR 部門的角色定位，甚至牽動組織的競爭力。
三大關鍵價值
- 效率提升：簽核不只是把文件批示過去，而是 HR 與主管每天最高頻率的動作之一。當流程不順暢時，HR 花在追催的時間比花在策略專案還多。 如果能透過數位工具縮短流程，主管一天能省下至少 1–2 小時，HR 也能把精力轉向招募、員工發展、績效改善等更具戰略價值的工作。長期來看，這代表組織的人力成本結構更有效率。
- 風險控管與合規：紙本簽核或分散在不同工具的流程，常出現「誰簽了？簽到哪裡了？」的疑問。當發生勞資爭議或薪資糾紛時，缺乏完整紀錄會讓公司處於被動。 數位簽核不只提供清楚的流程追蹤，也能確保權限設定正確，避免未授權的審批。這對需要嚴格遵守勞基法、個資法，甚至 ISO、ESG 等規範的企業來說，是降低法律風險的重要保障。
- 數據化管理：過去簽核往往被視為「結案」，簽完就算了。但在數位化環境下，簽核資料本身就是一種數據，可以進一步分析：
- 假勤申請的高峰期 → 是否代表人力排班不足？
- 加班申請的趨勢 → 是否有部門工時過長的問題？
- 報銷與費用申請 → 是否能提供財務即時監控的依據？
這些數據若能被 HR 善用，會直接轉化為管理決策的依據。換句話說，簽核流程不只是「處理文件」，而是連接 人員管理 → 營運效能 → 財務控管 的橋樑。
為什麼這是數位轉型的基礎？
很多公司談數位轉型，往往聚焦在「AI」「大數據」等高階應用，但基礎若沒做好，轉型效果就會大打折扣。 簽核數位化正是最容易、也是最立即能見成效的切入點。它能： 讓管理層快速感受到效率提升 → 提升對數位工具的接受度 讓 HR 從「行政角色」轉向「數據與策略角色」 讓組織文化開始養成「資料驅動」的習慣 從這個角度看，簽核數位化不是「小事」，而是企業邁向數位人資與數據驅動決策的重要起點。
電子批次簽核是什麼？HR 為什麼需要它？
透過電子表單簽核，主管可輕鬆使用手機進行批次簽核，快速處理各類表單；員工則可透過APP申請請假、加班或特休假等，並隨時追蹤申請進度。Apollo人資系統不僅提升了管理效率，還有效減少紙張浪費，符合ESG效益，助力企業邁向可持續發展。
為了替客戶省略每日重複的行政項目，把時間留給更重要的職務工作，因此，當此「批次簽核」功能主軸定案後，MAYOHR 開發團隊陸續克服並解決了審核權限判斷、友善介面設計、強化系統效能等等項目。批次簽核功能允許主管一次性審核多張表單，避免逐一操作的繁瑣，從而節省大量時間。
行動簽核管理，批次審批更高效
Apollo 人資系統提供行動簽核功能，讓主管即時掌握審批進度。無論你在何時何地，管理者和人資都能即時簽核各式表單，不用擔心出差、外出、請假單據紙本流程速度太慢，畫面設計也更加簡單流暢！
MAYO Form：HR 彈性設計表單，打造專屬簽核流程
在 HR 的工作日常裡，除了假勤管理這類制式表單之外，還有許多更「不規則」卻同樣重要的流程需要處理。像是差旅費報銷，往往涉及不同部門規範與層層簽核；獎金發放則必須兼顧公平性與多方責任把關；甚至是補助與員工福利申請，每年規則都可能調整。這些需求往往落在 HR 身上，卻缺乏對應的工具，只能依靠 Excel、紙本或臨時流程，結果是：
- 流程效率低，員工抱怨多
- 主管不清楚責任分工，容易卡單
- 紀錄分散，後續追蹤或稽核很麻煩
Apollo 的 自定義表單系統（MAYO Form），正是針對這樣的痛點設計。它讓 HR 不需要再仰賴 IT，也能自行建立所需的表單與簽核流程，靈活應對不同部門的需求。流程透明後，責任清楚、進度一目了然，後續的稽核或資料分析也更有依據。 更重要的是，自定義表單的價值並不只在「能多做幾種表單」，而在於它賦予 HR 對流程的主導權。當 HR 能從單純的「流程管理者」進一步成為「流程設計者」，角色定位就不再只是後勤支援，而是能真正影響組織效率與治理的核心夥伴。這也是數位化對 HR 最大的意義之一。
「MAYO Form-自定義表單」，詳細功能包含：
- 可自行設計欄位、功能，滿足不同需求
- 使用電子簽核，可彈性自定簽核流程
- 會透過 Mail、App 即時通知簽核人員處理
- 行動App也能隨時申請、簽核
- 有完整的表單紀錄，管理透明更便利
客戶的建議，就是我們成長的動力
無論是顧問還是業務夥伴，不定期會收到來自客戶的鼓勵。成功優化客戶的使用體驗，正是我們最期待的成果。
「電子批次簽核」功能上線後，面對來自客戶的挑戰，MAYOHR 開發團隊既期待又有些忐忑。 在經過長時間的努力與測試後，我們終於收到了客戶的正面回饋。「這功能太貼心了！」「批次簽核真是大大提升效率！」「主管們都在稱讚這個功能！」這些鼓勵的話語不僅給予我們極大的信心，也讓我們深刻體會到每一個小小改進，對於客戶的影響力。
無論是 3 人小團隊，還是上萬人的大企業，MAYOHR 都能為您提供全方位的人資解決方案！ 有效的人事管理都是成功的關鍵，體驗更輕鬆的人資管理流程。
