Apollo 不只是雲端人資系統!更是陪伴 25Sprout 快速成長的人資夥伴

Apollo 不只是雲端人資系統!更是陪伴 25Sprout 快速成長的人資夥伴


25sprout:公司是個樂園,也是個相互學習的最棒實驗室


擅長為客戶打造高品質互動網站的 25sprout,在網路上最常給人印象的,是他們的雲端問卷工具 SurveyCake,伴隨許多人度過寫論文、蒐集客戶意見和滿意度的時光。不僅善於設計數位專案,就連辦公室都屢屢成為媒體焦點。號稱擁有全台最美新創辦公室的 25sprout,Apollo 很榮幸能有機會伴隨他們快速成長,見證組織規模過大的點點滴滴。


全台最美新創辦公室,每一處都有小巧思。(圖片來源:25sprout)


成長必須的痛,Apollo 陪你一起走過


新創團隊的文化,通常偏向扁平化組織管理、容許遠距工作、提供舒適的辦公空間,25sprout 甚至還為公司員工提供免費的午餐。然而這些讓人羨慕不已的福利背後,人資夥伴們必須要十分清楚拿捏「信任員工」與「妥善管理」的尺度。 


25sprout 人資 Joanne 提到,Apollo雲端人資系統的休假與出缺勤、薪資結算模組,對於公司來說幫忙很大。這段新創團隊快速成長的痛,Apollo陪著 25sprout 一起走過。


午餐桌,是大家互動分享的休憩角落。(圖片來源:25sprout)


遠距工作怎麼管理?靈活調整出勤規則


25sprout 每年提供給員工十天的遠距工作,人資 Joanne 利用 Apollo設定專屬公司才有的「遠距工作 (Remote Work Day)」。「成員可以自行決定如何使用,且不算是假,因此不會扣薪」Joanne 表示,一個好的雲端人資系統,不僅是提供便於使用的介面,更可以針對公司需求做微幅調整,靈活變化出勤和休假規則,讓公司管理遠距工作更加方便。


Apollo 不只是系統,更是新創的第一位人資顧問


一個好的系統,不只是提供自動化的服務,還能讓企業從中學習,完善既有的制度與流程。Joanne 特別提到,雖然公司秉持著優於勞基法規範的作法,但是仍有一些假別上的定義、勞動法令的解釋不夠理解。 


在 Apollo系統在導入過程中,導入顧問就特別講解了規則以及實務上的經驗,這對於新創團隊的幫助很大。尤其在人資夥伴比較拮据的公司裡,透過雲端系統即時更新法令,Apollo系統和顧問就時常扮演外部諮詢角色。


Apollo協助 25sprout 完善人資管理流程,圖中為 25sprout 財務與人資。


打卡習慣需要養成,Apollo擁有完善配套措施


通常新創會把彈性上下班時間,作為員工福利的一項,但這並不代表不需要有上下班紀錄,否則將會變成勞檢或是員工投訴的漏洞。25sprout 雖然沒有遇過投訴的問題,但懂得防範於未然,在人數不多的時候就開始尋找打卡系統。 


原本,25sprout 選擇使用 Jibble 的線上服務,並且串接到企業通訊平台 Slack 中,以便於成員完成打卡。但是始終沒有辦法養成打卡習慣,一天忘記打卡之後,可能之後就懶得打卡了。 


我們理解打卡的難處,因此順應推出了「忘打卡申請」的服務。除了每天上下班利用推播通知提醒打卡外,也可以事後補做打卡。Apollo雲端人資系統提供的臉部辨識、網頁、QR code 等多元打卡方式,則是滿足成員的不同需求。


將選擇的自由交給員工,主管反而更能做好管理的工作。


一進門就是 QR code 打卡機器。(圖片來源:25sprout)


休假和薪資計算,是每個人資的難題


公司規模快速成長,人資跟上了嗎?


無論是休假還是薪資計算,初期的新創團隊往往由創辦人或是財務兼任,大多使用 Excel 或是紙本計算。25sprout 從兩位共同創辦人,變成今天 54 人的規模,其中在 2019 年就成長了近兩倍的成員,如果不是人資系統的輔助,很難跟上公司快速成長的腳步。


Apollo整合系統,不像市面其他服務只有一種功能強


對於 Joanne 來說,最大的痛點就是休假和薪資計算,比方說年休換薪、事假扣薪、員工補助等計算。「以前我要一個人一個人去查,把天數記下來後換算,沒辦法每天只忙這些事情,非常痛苦」,Joanne 提到的難題,也幾乎是每位人資遇到的事情。


25sprout 導入 Apollo雲端人資系統後,最常使用的便是「出勤」和「薪資」兩大模組,系統盡可能簡化人資行政工作,只要跟著操作就可以輕鬆完成。 

 

另一個讓 25sprout 很有感的便是:薪資所得扣繳。系統自動化計算出來,既簡單又快速;如果財務和人資有交接的需求,也比較不容易出錯。而這些好處歸功於 Apollo是一個整合人資各種功能的系統,而不是單一的打卡系統、薪資結算系統,唯有整合人事資料,才能智慧化地產出報表,減省人資的時間。



人資不是人事!打造企業競爭力,才是該做的事


從辦公室、員工福利、遠距工作,到對於員工的管理、出勤規則與薪資計算,25sprout 是少數在早期就十分重視人資的公司。許多公司誤會人資工作只是計算薪水,或是舉辦福利活動,人資很重要的工作,在於掌握公司現有資源,配合高階主管的未來方向,尋找合適的優質人才,打造企業未來的競爭力。


多在乎人資,就代表多重視企業競爭力。(圖片來源:25sprout)


雇主品牌形象,網羅好人才的第一步


新版的 25sprout 官方網站中,特別著墨在徵才頁面的設計,友善的介面使用自然能夠吸引認同此一性質的人才。公開揭露員工福利和工作環境,以及每個部門成員的工作經歷分享,讓不認識 25sprout 的人們,也能熟悉並喜歡上他們。 


不只如此,在 Facebook 社群平台上,25sprout 時常分享職缺和員工活動的消息,以詼諧輕鬆的語氣拉近與求職者之間的距離,不吝嗇地與人們互動並回答求職問題,打造優質地雇主品牌形象。特別是當大家苦喊找不到人才的現今,Joanne 和我們分享:25sprout 員工很多都是從實習生培養,而後轉為正式職員。這正是人資在節省繁瑣行政流程之後,能夠真正花時間在更重要事情的成果。


關注 25sprout,將有最新的職缺釋出,以及學習經驗分享。(圖片來源:25sprout 臉書)


專注在更重要的工作上


Apollo人資系統一直以來陪著許多新創與企業成長,不管是「從 0 到 1」或是「從 1 到 N」的階段,或是從台灣跨出海外布局,都隨著客戶成長走到了現在。我們負責節省人資的時間浪費,讓人資專注在更重要的工作上,發揮人才的最大價值。


25sprout 走在從 1 到 N 的路上,未來將是台灣新創之光。(圖片來源:25sprout)

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