隨著數位游牧文化的興起，越來越多的企業開始面臨員工無地理位置限制的挑戰。對企業而言，如何有效管理分散各地的員工，並確保他們的工作效率和品質，成為管理中的一大課題。因此，數位轉型與數位化管理已不僅是應對當前趨勢的短期策略，更是企業在這日新月異的數位時代中保持競爭力的長期關鍵所在。
什麼是數位游牧？與遠距辦公有什麼不同？
數位遊牧(Digital Nomad) 是新興的遠距辦公文化中的一部分，他們將工作與旅行結合，擺脫地理位置的限制。如今，全球有超過3,500萬的數位遊牧工作者， 對他們而言，這不僅僅是一種職業選擇，更是一種生活方式，追求工作自由與探索世界的機會。只要有網路，他們就可以隨時隨地完成工作，實現真正的工作與生活平衡。
相較之下，遠端工作和居家工作（Work from Home, WFH）是更常見的遠距辦公模式。這些員工通常都受雇於特定公司，部分時間在辦公室工作，因公司政策或其他原因可以選擇在家工作。對居家工作者來說，這種模式不僅節省了通勤時間，還能在自己熟悉的環境中完成工作，從而提高工作效率和生活滿意度。
不受限制的遠距工作令人嚮往，但也帶來了挑戰
疫情後，許多企業依舊保留了遠距辦公政策，甚至在每周某些天提供員工選擇遠距工作的彈性。這成為現代職場的一項新型員工福利，也反映了當代人對於工作與生活平衡的新觀念。然而，這種轉變也帶來了管理上的新挑戰，特別是數位化管理與遠端團隊協作的問題。
HR夥伴在遠距工作中面臨的四大人事管理挑戰
1. 溝通與協作的挑戰：
遠距工作雖然帶來了工作自由，但由於缺乏面對面的溝通，加上每位員工的工作環境和設備的差異，溝通和協作往往會出現障礙。若企業缺乏有效的數位工具來支持團隊間的無縫協作，整體工作效率將大受影響，甚至出現進度延遲或誤解的情況。
2. 企業文化的淡化
在傳統辦公室中，可以透過日常面對面的互動，如生日聚會、員工大會或是茶水間的閒聊，都是傳遞公司文化與價值觀的重要方式，這些互動有助於增強員工的歸屬感和凝聚力。 然而，在遠距工作環境中，由於缺少實體互動，企業文化的傳播變得更加困難。 HR夥伴需要依靠有效的遠程溝通工具，來維護企業文化和價值觀的傳遞。
3. 休假管理的混亂
遠距工作的靈活性，使得員工能夠在不同時間和地點工作，這讓HR夥伴在追蹤工時上變得更加複雜。加上，遠距員工需具備自我管理能力，一旦休假申請無法即時反映到系統，容易導致HR無法即時掌握員工的動態，進而引發超額休假或缺勤的問題。傳統的打卡系統已難以應對這類情況，HR必須借助先進的數位工具或是雲端人資系統，精確追踪工時並有效管理員工的休假情況，確保團隊運作順暢。
4. 監督與透明度的不足
遠距工作賦予員工更大的時間彈性，但也使HR和主管們面臨更大的人事管理挑戰。缺乏辦公室的直接接觸，讓員工的工時紀律難以控制，可能會出現員工自行縮短工時或未經許可缺席的情況，這無疑增加了HR管理工作的難度和複雜性 。如何在遠距模式下維持工作透明度，確保員工遵守工作規範，並同時保持高效運作，是每位HR夥伴需要積極應對的課題。
遠距工作成新常態， HR 如何在數位游牧時代打造高效工作模式
隨著遠距工作的普及，企業也愈來愈開始重視數位化管理工具的應用。數位化工作流程不僅能降低人為錯誤，還能顯著提升工作效率。 常見的企業端數位協作平台，如 Google Workspace 、Microsoft Teams、Slack等，為企業提供了雲端協作的支持，幫助日常溝通和專案管理。
對於站在人才管理最前線的HR 夥伴來說，如何在這個新數位時代進行有效的HR數位化管理呢？如何在人才管理上脫穎而出？制定合適的數位化管理策略，是應對遠端工作挑戰的關鍵。從以下三個面向著手，能夠幫助HR夥伴應對數位游牧時代的挑戰：
1. 工作流程數位化
在遠距工作時，團隊成員身處不同城市、國家甚至時區，溝通與協作成為最大的挑戰！HR夥伴要怎麼才能確保每個人都能順利對接？除了依賴像Slack、Teams等即時通訊工具，企業還必須在專案協作、線上會議、簽核流程等方面進行數位化整合。
制定標準作業流程（SOP）並將其數位化是解決方案之一。將內部流程、表單系統數位化，這樣不僅能實現無紙化管理，還能讓資料更精準、即時傳遞。透過雲端人事管理系統，HR夥伴可以輕鬆管理公司規章、薪資和差勤紀錄，員工也能透過系統即時更新訊息並參與公司內部的溝通，讓工作流程更順暢、更高效。
2. 出勤管理數據化
過去，企業依賴實體打卡來記錄員工的出缺勤。隨著遠距工作和遠端辦公的興起，實體打卡系統已逐漸退出，取而代之的是數位化的出勤管理系統，以便精確記錄員工的出勤情況。無論員工在哪裡工作，系統都能精確地記錄他們的上班和休息時間，完全擺脫紙本打卡的繁瑣程序。
然而，近年來政府越來越重視勞工權益，勞動檢查變得更加嚴格。對於企業來說，企業必須更加注重員工的出缺勤記錄與薪資班表的保存。透過雲端人事管理系統 ，HR 夥伴可以快速查閱與撈取員工的相關資料，並並快速生成報表，大幅減少手動整理數據的時間。
3. 教育訓練數位化
教育訓練對企業來說，不只是提供福利，還是員工成長與升遷的關鍵。而隨著數位化的普及，企業現在可以讓員工不受地域限制，隨時隨地學習！透過現代化的學習管理系統（LMS）， 像是全球超過7,000家企業使用的 Cornerstone人才發展系統，讓HR夥伴能建立一套完善的學習模組，並整合外部資源，提供員工豐富的線上課程。
這不僅能夠讓員工自主安排學習時間，還能夠幫助HR夥伴記錄每位員工的學習成果。這些數據可以被量化，成為職業發展、晉升規劃以及績效評估的重要依據。數位化學習不僅促進個人成長，也讓企業在知識管理與人才發展上佔據領先地位。
遠距工作新標準：數位游牧時代的HR數位管理方案
MAYOHR 提供全面的Apollo雲端人事系統，專為數位時代量身打造，功能涵蓋數位打卡、即時協作和數據分析功能，幫助企業高效管理員工數據、績效記錄及公司內部資訊，應對遠距工作挑戰。 以下是 Apollo 雲端人事系統核心功能：
遠端打卡，多元方便
Apollo 雲端人資系統支援不受時間與地點限制的打卡模式，讓員工能通過專屬 App 使用 GPS 定位、臉部辨識、網頁打卡、指紋識別或門禁紀錄等方式輕鬆打卡，滿足各種工作模式下的需求。這樣的設計大大簡化了遠距工作時的人事管理流程，助企業順利轉換至新型工作模式。
結薪對保，高效精準
即使遠端工作，Apollo 的系統模組仍能精準記錄出缺勤狀況，系統連動薪資模組結薪超便利。勞保／健保／勞退／眷屬投保等可在系統上完成，並同時完整保留人員加退保資訊，還可隨時下載申報檔案。無論出差至大陸或是日本，也可透過雲端人事系統，照樣也可以順利完成結薪作業。薪資單直接透過系統無紙化發送，讓結薪作業變得簡單又準確。
請假排班，自由靈活
Apollo 雲端人資系統支援跨部門、多據點的人力調度，並自動檢測工時與更新法規，避免違反勞基法的工時規定。員工和主管可以通過App隨時查看班表和出勤情況，方便靈活地進行人力調度，縮短了紙本流程與冗長的審批時間，讓工作更具效率。
組織人事，輕鬆掌握
Apollo 雲端人資系統可將內部組織圖視覺化，使用APP推播企業公告，並完整記錄人員職涯歷程。
Apollo雲端人資系統系統擁有擁有完整的 Microsoft Azure 資安防護機制及監控，包含 ISO27001認證、IMPERVA WAF 雲端防火牆、TDE 透明資料加密；另外，MAYOHR定期進行第三方資安檢測，以確保系統的安全性，並建立了完善的災難復原計劃，以應對突發事件。
數位遊牧時代對企業的人力管理提出了全新的挑戰和機遇。透過數位化管理，企業不僅可以提升運營效率，還能確保員工在各地工作時保持高效協作。想體驗 Apollo雲端人資系統帶來的便利性嗎？
延伸閱讀
