人資系統怎麼選 ?是大多數人資心中的疑惑,想要功能完善和降低工作負擔,又怕負擔成本太高,或者是使用起來複雜,每件事情都很重要,遲遲不能做出最好的決定。從套裝軟體、客製買斷,到近期受到關注的雲端服務,為什麼雲端系統更適合目前的企業呢?


從地端走上雲端,減少成本又增加彈性

走進新穎的科技大樓,迎賓櫃檯的接待人員笑容可掬,看起來光鮮亮麗的企業,但背後支持的後勤與人資系統,可能還停留在十年前的規格,只是不為人所知。這些年走訪大大小小企業,特別有所感觸的是,有些市場定位很不錯或是產品服務優良的公司,只因為錯過數位轉型的機會,就失去了更往上層邁進的門票。

 

1. 人資和資訊部門溝通成本高

不論是突發而來的疫情,或是因應新時代人才的彈性工時,企業人資的需求改變越來越頻繁,否則很難追上趨勢或是維持競爭力。地端系統 (包含套裝和客製買斷) 通常是由人資部門提出需求,請資訊部門寫出規格並開發,或由外部廠商重新設計,但從時間和金錢成本來看,都是一筆龐大的支出。

更讓人氣餒的是,人資有時話語權不夠,或是和技術出身的工程師有溝通隔閡時,不必要的誤會是導致跨部門嫌隙產生,實在是得不償失!

 

跨部門溝通

不必要的誤會是導致跨部門嫌隙產生,實在是得不償失!(圖片來源:pixabay)

 


2. 跨國彈性不夠,拖慢發展步調

有許多過去使用套裝軟體或是客製買斷的台商企業,在轉往中國、東南亞或是其他區域發展時,才赫然發現:每開發一個新市場,傳統系統就要多買或是增加客製,單位成本始終壓不下來,不具備規模經濟的效益。

更讓人難過的是,前方的業務拓展快速,但是後方的支援始終沒能跟上,缺乏彈性的作法讓企業又比競爭者慢了一步!

 

leader

缺乏彈性的作法讓企業又比競爭者慢了一步!(圖片來源:pixabay)

 


3. 法令修改跟不上,賠了金又損失商譽

近年勞工相關法令修改頻繁,從討論度高的一例一休,到 2020 年初的勞動事件法,每次都是一個重大變革,對於地端系統企業來說,缺乏彈性還不打緊,更辛苦的是需要自己重新設計流程,和學習人資法令與知識,否則勞檢來臨時又是一筆罰款。

更讓人可惜的是,有心經營的企業卻不小心忽略改變,面臨成本增加或是違反法令二選一的局面,賠了金又損失商譽!

 

勞檢罰款

勞檢來臨時又是一筆罰款,賠了金又損失商譽!(圖片來源:pixabay)

 


人資系統怎麼選 ?

我們詢問企業人資們的經驗後,發現主要決定選擇人資系統的關鍵,不外乎以下五個項目:系統與設備管理、法規更新與功能彈性、支援跨國管理、支援服務水準、整體費用。以下將一一羅列套裝軟體、客製買斷與雲端服務的差異。

 

 

系統與設備管理

只要是地端系統,無論是套裝還是買斷,全部需要倚靠企業自己管理,包含每年維修與營運。如果存放在自家機房上的話,更需倚賴企業資訊部門的幫助。

雲端服務的優勢之一,就是善用連網的能力,企業無須自建機房或是維護設備,且目前大多使用 微軟、亞馬遜、Google 的服務商,系統與設備管理能力都是世界級的水準。

 

 

法規更新與功能彈性

以套裝軟體來說,法規更新需要另請軟體廠商提供更新版,再決定何時能夠完成安裝與設定,如此才能配合法規現行規範。最危險的選擇是客製買斷,因為每當外部環境變化時,都必須額外再客製開發功能,依照大多數的企業經驗來說,往往無法如期上線。

我們可以預期到近年來的法規變動快速,而且管理制度也日新月異,如何能夠依著企業需求快速更新呢?雲端服務的最大優勢,我認為就在這裡。除了法規更新之外,雲端服務是會【一直成長進化】的,也就是說並非一次性交易買斷,而是為了長期留住客戶,不斷開發更好的功能與體驗。

 

 

支援跨國管理

地端系統往國外發展的延伸性薄弱,如同上述系統與設備管理的議題,彈性較缺乏的情況下,企業必須不斷重新投入成本自建。最令人資夥伴頭痛的是,不同國家與地區使用的人資法令、稅務、社保等都不盡相同,每開一個國家的辦公室無異於重導一次系統。

雲段服務能達到有效提供各國方案服務,領先的人資系統服務商,過去若是有跨國企業經驗的話,就可以將經驗積累成為平台的一部分。讓有意快速拓展的企業,能更快開通各國模組。

 

 

整體費用

對於新創或是小型團隊來說,最適合的服務就是雲端服務了,不僅擁有彈性之外,費用也可按照人數進行計算,更重要的是,簡省了機房和後續的維護費用。以 50 人以內的團隊來說,每月費用不超過萬元。

如果是中大型企業的話,費用上最明顯的差異就是硬體和人力費用上。雲端服務主要依賴微軟、Amazon 或 Google 的基礎服務,這不只是簡省費用的議題,更是獲得國際大廠的背書保證。

 

人資系統比較表

人資系統比較表

 


雲端服務夠安全嗎?

不過,雲端服務也並非完全沒有弱點,目前最讓企業人資擔心的,莫過於資安考量。特別重視個資法以及企業機敏資訊安全的你,一定都有一個疑問:雲端服務夠安全嗎?

 

人資系統資安

通過 ISO27001 等級的國際認證,才能同時滿足雲端的優勢,又能保障安全。(圖片來源:pixabay)

 

目前市面上主打採用微軟、AWS、Google 雲端的系統商非常多,事實上,並非單純採用雲端服務就能證明資安能力。我們建議可以詢問系統商是否有額外的資安部門,或者通過 ISO27001 等級的國際認證,才能同時滿足雲端的優勢,又能保障安全。

 

更多參考資訊:雲端人資系統如何保障企業資安?Apollo:客戶信賴,就是最具體的證據

 


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