人資系統怎麼選?5大評估重點教你挑,包準簡單又好上手

人資系統怎麼選?


人資系統怎麼選?為什麼人事管理系統那麼重要?隨著網路技術的精進,越來越多人資部門會尋求雲端人資系統方案,取代傳統的紙本作業,來提升工作效率、或是替換掉原本老舊、無法即時更新的系統。若你想擁有介面清晰簡單、功能完善,又能降低工作負擔的人資系統,那你一定要知道如何挑選。本篇文章為你解析目前企業遇到的人事管理問題,並介紹5個人力資源系統挑選重點及人資系統推薦,幫助你快速找到合適的人資系統。


為什麼企業需要與時俱進的人事管理系統?盤點6個人資常見問題


數位化轉型已是現今趨勢,也是人資不得不面對的考驗,以下為6個人資在轉型過程中常見的問題,提供你參考。


  1. 人事管理牽涉到的法規條例包羅萬象,從勞動基準法到全民健康保險法、就業服務法等等都是必須留意的內容,面對人事的問題如不了解相關規範,可能一不小心誤觸法條,特別是若企業有排班需求,但並非由人資負責,而是讓員工或店長進行排班時,更容易因不了解而違反法規。使用人事管理系統,能確保遵循法規並自動更新,符合勞檢規範,讓企業安心進行日常管理。

  2. 老舊的系統設計,在面對組織人員擴增時,可能會產生系統無法負荷或無法即時處理大量資訊的狀況,需要倚賴人工作業彌補缺失。透過與時俱進的人事管理系統,可以有效確保人員管理的效率。
     
  3. 當公司開始追求數位化工作模式,例如:採取遠距辦公時,過往的門禁打卡或打卡鐘無法管理居家上班人員,此時現代化的人事管理系統,可以透過行動化管理機制,讓員工在家也能輕鬆打卡,並完善保存出勤資料。

  4. 在引進人事管理系統時,人資必須確保設備符合資安規範,畢竟員工的生日、身份證字號、通訊方式、職位、薪資等個資,都應受到妥善的保護,避免受到有心人士利用。

  5. 如企業內部擁有眾多門店/分公司,想要資訊同步之餘,又希望彈性分權管理;或是企業正有併購計劃,複雜的組織整合和人員管理需求,都能透過功能完善的人事系統加以解決。

  6. 傳統的紙本作業流程冗長,除了不利於人資管理,對於員工來說多張申請單、多層級送簽也是相當麻煩又耗時。而人事管理系統帶給員工便利的自助服務,像是:行動化打卡、請假、排班、簽核,通通可以在手機上搞定,特別是選擇簡潔好操作的介面,更能創造良好的員工體驗。


人力資源系統如何挑選?選擇人資系統的五項關鍵要素


選擇人資系統的關鍵,除了要考量系統與設備管理的難易外,根據訪問人資們的經驗,法規是否有同步更新、是否支援跨組織/團隊的彈性管理及系統商的服務水準等,都是挑選人資系統的關鍵,若你正為採購人資系統而感到煩惱,以下5個挑選人資系統的關鍵要點提供你參考,幫助你挑選到合適的人資系統。


人資系統挑選關鍵1:介面設計及系統操作是否容易上手


使用人資系統的目的就是要降低人工作業、改善作業流程,並提升做事效率,因此介面簡單不複雜,操作直覺化的系統相當重要。擁有簡易的系統介面不僅能夠縮短人員對系統的摸索期,也能幫助人資及公司員工快速好上手。


人資系統挑選關鍵-系統操作難易度及介面設計


人資系統挑選關鍵2:功能齊全度


不同企業面臨的人事問題可能大不相同,如果挑選的人資系統功能不齊全,企業就必須不斷投入成本,更糟糕的是想透過付出金錢來新增功能,也許還沒有辦法完全符合需求。因此人資系統功能是否完善、持續優化並依法令即時更新都是評估的關鍵。完備的人資系統需包含打卡、排班、請假、簽核、結薪等功能,並彈性設定各角色功能權限,滿足各種管理需求(比方說許多企業會由店長管理出缺勤、總部人資管理薪資事宜)。


人資系統挑選關鍵3:是否支援法規自動更新


法規會隨著時間而有所調整更新,如今年(2022年)基本工資調整,員工的勞保、健保、勞役退投保(提繳)級距分級表也須配合調整,不同國家的勞動法令也不同,若人資系統的雲端服務符合多國當地的法令,且快速的更新,不僅可以讓人資部門事半功倍,也能讓跨國集團減少管理上的斷層。


人資系統挑選關鍵4:能否降低維運成本


企業內部若已有許多的設備需要管理,要再負擔人資系統維護,在時間與人力成本上會相當有壓力。因此在挑選系統時,設備管理的難易度、每年優化維運及依法更新參數的成本,建議需納入評估條件內。若你不想購入硬體設備,可以考慮雲端人資系統服務,主打訂閱模式,僅需要支付每年的訂閱費用,主機伺服器交由大廠直接代管,透過經認證的廠商,可以降低資安風險,解決企業系統維護的成本問題。 


 (深入瞭解傳統安裝版與雲端人資服務的比較,請參考:雲端人資系統評估 怎麼做?價格、服務、商業模式的差異一次解答


人資系統挑選關鍵5:系統整合性


在購買人資系統前,企業可能已有部屬其它系統,像是ERP、BPM、財務系統,因此新採購的人資系統是否能與現有的系統進行快速整合、資料介接是否完整,也成為在購買人資系統的關鍵之一,人資需關注的幾個重點包含:人資系統出勤功能,是否能整合公司現有門禁打卡設備;人資系統是否能導入其他管理流程系統。人資系統掌握關鍵的組織人事資料和重要的薪資資料,與其他系統整合不僅能夠降低和各部門溝通的成本,也不會浪費既有的公司資源。


人資系統推薦|Apollo雲端人資系統-操作簡易好上手


相信透過以上介紹,你一定對於如何挑選人資系統有相當概念,但可能還是不確定哪一個解決方案是最好的,推薦你Apollo雲端人資系統,不僅有專屬顧問及客戶成功團隊協助客戶,幫你重新檢視流程與制度,優化重複性、複雜度高的作業流程,也為你建立標準規範,更落實溝通管道,讓資訊即時公布減少傳遞的錯誤。


從系統層面來看,Apollo人資系統實現線上請假及簽核,系統自動優化結算流程,過去有餐飲業者更換已不堪使用的老舊系統,導入Apollo後,改善員工出勤及結算薪資流程,節省人資非常多的工時,擺脫長久以來的困擾。此外,無論是中小企業或大型企業,系統皆能透過彈性分權等機制,符合個別需求,無論是希望各分店的人事資料確認、出勤核算、薪資發放,全權由總部統一管理,或是由各門店管理者各自管理但總部擁有資料控管的權力,兩種管理方式都沒問題。Apollo也會持續提升資安防護,防止系統資料外洩。更重要的是系統能持續隨勞基法更新,確保符合勞檢規範,不需擔心法規遺漏問題,挑選人資系統首選Apollo雲端人資系統,功能齊全提升人資效率!


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