每年有近8,000件雇主違反勞基法案例，其中不少與考勤管理有關。令人驚訝的是，光是出勤紀錄未精確就名列違法案件的前三名。許多企業仍然依賴紙本打卡或手動記錄來管理員工的出勤，但這種方式隱藏著許多潛在的風險，不僅影響內部運作效率，還可能導致企業違反勞基法，進而面臨高額罰款。
作為企業主與HR夥伴，如何確保出勤管理的合法合規？如何有效降低考勤管理的法律風險？接下來，我們將深入探討考勤打卡的隱形風險，並了解打卡系統如何提供解決方案，幫助企業遠離這些潛在的陷阱。
下班不打卡的隱藏陷阱，小心踩到勞基法的法律紅線！
小華是一家科技公司的創辦人。考慮到公司團隊員工經常需要外出會議和客戶拜訪，小華決定實施工時彈性的自主管理，不強制員工上下班一定要打卡，方便大家安排工作。但這樣的安排真的沒有問題嗎？
企業主需要注意，這樣的操作可能已經觸法！根據《勞動基準法》的要求，企業必須保存至少五年內的員工出勤紀錄。雖然，法律並沒有強制規定出勤紀錄的形式，企業不一定要用「打卡」的方式記錄員工的上下班時間。但如果雇主沒有每天記錄員工的上下班時間至分鐘為止，或未留存 5 年內的出勤紀錄，可能違反勞基法《勞基法》第30條，可處新臺幣 9-45 萬元的罰鍰。
- 《勞基法》第30條第5項規定，「雇主應置備勞工出勤紀錄，並保存五年」。
- 《勞基法》第30條第6項規定，「前項出勤紀錄，應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止」。
傳統考勤的挑戰-5大常見出勤紀錄違規項目
在傳統的人工作業中，HR夥伴每天都得花數小時手動核對打卡記錄、處理加班申請。令人難以想像的是，在台灣的許多企業中，這樣的情況卻相當普遍。長期依賴手工記錄和人工計算，不但增加了HR夥伴的工作負擔，若處理不當，還可能會引發不必要的勞資糾紛。
以下是出勤記錄常見五大違規項目，HR應該特別留意，以確保符合法規：
- 工時沒有每天記錄
- 出勤時間沒有記錄到分鐘
- 工讀生們有出勤紀錄
- 只採用簽名或勾選方式代表有到班
- 勞工出勤紀錄應保存五年
傳統方式 OUT！善用考勤系統讓管理合規高效
若員工出缺勤以紙本方式保存的狀況下，可以預見的是，當面臨勞檢或員工申請調閱資料時，HR夥伴不得不在成堆的文件中「大海撈針」，耗費大量時間和精力。而單純依靠紙本保存，不僅增加了資料管理的難度，也容易出現遺漏或錯誤。數位化工具的引入，恰好能解決這些問題。
什麼是考勤系統？與打卡系統的差異
打卡系統主要功能就是記錄員工的上下班時間。它可以是實體的打卡鐘、刷卡機，或是手機上的 App、電腦軟體。它的目的就是純粹記錄時間，提供原始數據。
考勤系統比打卡系統更進階，它不只是記錄時間，還會處理和計算這些數據。它能根據打卡紀錄，自動計算出工時、加班時數、遲到早退、請假天數等。很多考勤系統也包含了排班管理、請假申請等功能。可以說，打卡系統是考勤系統的一部分，是提供數據的來源。核心功能包含：
- 打卡紀錄：這是最基礎的數據來源，記錄員工的上下班時間。
- 假勤管理：處理請假、補休、加班等申請與審核。
- 工時計算：根據打卡和假勤資料，精確計算出正常工時、加班時數、遲到早退次數等。
- 排班管理：如果公司有輪班需求，考勤系統也能處理複雜的排班。
可以把考勤系統想成是薪資計算的「數據供應商」，它把最難處理的工時資料整理好，然後交給薪資系統去計算。而完整包含打卡、考勤、薪資、人事管理的，則是我們一般熟知的人資系統。
考勤系統 vs 人資系統，一次掌握各自優勢與適用情境！
人資系統包含的功能最多，考勤系統只是人資系統的其中一個模組，一個完整的人資系統通常還會包含員工基本資料、組織架構管理、計算薪水等。雖然人資系統包含了考勤系統的功能，但很多企業會選擇單獨使用考勤系統，主要取決於企業的規模、預算、目前最迫切的需求。二者的優勢與適用情境如下：
| 考勤系統 | 人資系統 | |
| 優勢 | 1. 專注於工時計算的專業度：精確處理複雜的班表、輪班、加班費率和請假規則，計算結果最符合法規。 2. 高成本效益與快速導入：價格相對較低，導入速度快，適合資源有限、急需解決考勤痛點的企業。 |
1. 行政事務一站式整合：將員工基本資料、招募、考勤、薪資、合約等所有人事行政流程集中管理。 2. 避免資訊孤島與自動化：資料在系統內自動流轉（例如：考勤數據無縫接入薪資計算），大幅減少人工核對和錯誤。 |
| 適用情境 | 預算有限或分階段數位化，公司只需要一個準確的數據源頭（考勤），並計畫將數據提供給現有的獨立薪資系統。 | 追求高效率與流程透明，希望統一管理招募效率、薪資成本和員工行政紀錄，並能隨時產出整合性報表。 |
簡單來說，考勤系統處理時間相關的行政計算問題，人資系統處理人相關的所有行政流程問題。但為什麼人資系統會是更好的選擇？ 雖然考勤系統能提供準確的工時數據，但要避免「薪資違法陷阱」，一個整合了薪資模組的人資系統會比單獨的考勤系統更為適用，主要有以下原因：
- 完整法規遵循： 薪資模組會內建最新的勞健保費率、所得稅級距、加班費計算公式（例如：前兩小時與後續的費率差異）。考勤系統的準確工時數據能直接代入這些公式，確保計算結果的合法性。
- 避免資料轉換錯誤： 獨立的考勤系統產出數據後，必須匯出或串接到獨立的薪資系統。這個轉換過程（無論是人工匯入還是 API 串接）都有可能產生錯誤。HRM 系統內部整合，數據流轉風險最低。
- 整體成本控制： 人資系統能將員工的請假（例如病假扣薪）、遲到早退（影響全勤獎金）、加班時數等所有細節，自動反映在當月的薪資單上，讓您對人力成本有最全面的掌握。
因此，如果考量重點在於 「薪資計算的合法性與精確性」，那麼選擇一個 包含「考勤」和「薪資」這兩個模組的人資系統，將是風險最低、效率最高的解決方案。它能提供一個從「打卡」到「發薪」的一站式管理流程。
全方位考勤管理 — Apollo雲端人資系統
Apollo 雲端人資系統整合行動出勤管理、智慧薪資結算等功能，支援行動智慧化，降低企業人資結算薪資及出勤管理等行政庶務所花費的時間及人力成本。同時， 系統支援網頁、APP雙平台，提供中、英文選擇，並以直覺式的使用者介面設計，讓操作變得簡單易上手。
透過Apollo人資系統，無論是主管還是員工都可以自主完成考勤管理，提升整體工作效率。主管可隨時查看員工打卡紀錄和出勤異常，這樣的透明度不僅能提高管理效率，還能讓主管更有效地安排工作計劃；員工則能輕鬆查詢自己的打卡狀況，透過系統即時提交忘打卡申請，並將相關資訊發送給主管進行簽核，減少了繁瑣的申請流程，確保考勤資料的準確與完整性。
| 主管&HR | 員工 |
| 1. 即時監控考勤狀況 主管和HR可以在Web/APP中輕鬆查詢尚未打卡的員工，並即時掌握員工的考勤狀況。 |
1. 查詢打卡紀錄 員工可以在Web/APP中輕鬆查詢自己的打卡紀錄與異常情況。 |
| 2. 忘打卡、請假簽核 可透過APP輕鬆完成簽核，並確認員工的打卡地點與時間 | 2. 忘打卡申請 若忘記打卡，可透過APP輕鬆提交忘打卡申請，簡化流程。 |
電子化考勤打卡：多元化打卡選項，滿足各種工作需求
在出勤打卡方面，Apollo打卡系統提供多種線上打卡方式，如GPS定位和臉部辨識，滿足不同工作環境的需求。無論員工是在辦公室、外出拜訪客戶，或是遠端工作，都能透過多元打卡方式準確記錄。
手機 GPS 定位打卡：利用Google Map定位技術精準定位，設定打卡區域範圍。適用於居家辦公或外勤業務人員，讓員工不再受限於辦公室，無論外出公差或出差，都能輕鬆利用手機進行打卡。
臉部辨識打卡：針對服務業或餐飲業等擁有多個門店的企業，可以設置臉部辨識打卡機，以確保員工在指定時間到班，並有效防止代打卡現象。
QR Code 打卡：對於需要在多個工作地點之間往返或進行巡邏的工作模式，QR Code 打卡能方便地記錄到達各地點的時間。此外，對於短期活動，可為每場活動設定專屬的 QR Code 打卡，方便計算工作時間與出缺勤管理。
IP 打卡：此功能要求員工先抵達辦公室，透過 Wi-Fi 連線驗證機制，連接公司 Wi-Fi 後才能打卡，確保員工確實在工作地點。
彈性工時管理：適應各種工時設定的需求
為了提升員工的工作滿意度和效率，許多公司採用彈性上下班制度，讓員工在自己選擇的時間內工作時，表現出更高的效率與專注力。透過Apollo人資系統，HR夥伴可以輕鬆設定出勤規則，允許員工在彈性工時內自由調整上下班時間，無需手動計算出勤。 Apollo打卡系統會自動追蹤並整合員工的工作時間數據，確保出缺勤的準確性。讓HR能更高效地管理員工出勤，減少錯誤並節省時間。
彈性工時如何運作？
以原班次為09:00-18:00為例，當Apollo人資系統設定上班時間往前以及往後各彈性30分鐘時，員工可以在08：30(含以前)至09:30之間打上班卡，這便會觸發彈性工時的設定。
在這一框架下，在有觸發彈性工時前提下:
- 情境一：若員工在 08:10打上班卡，則當天的班次時間將自動調整為 08:30-17:30。
- 情境二：若員工在 09:20打上班卡，則當天的班次時間會自動調整為 09:20-18:20。
考勤打卡回報機制：有效管理員工提前或延後下班情況
若遇到員工提前或延後下班的情況，Apollo打卡系統可自動設定提醒，當員工下班打卡時，讓員工回報原因，區分為私事（非加班）或加班情況。如果是加班，系統還會提醒員工提交加班申請，確保每一筆加班時間都有正當的記錄和核准流程。這不僅有助於提高考勤資料的透明度，還能幫助HR夥伴與主管夠了解員工的工作狀態。
此外，這一功能還能有效避免員工因私事滯留公司，卻要求加班費的情況發生。 根據《勞動基準法》規定，出勤紀錄上所記載的時間，原則上就是員工的實際工作時間。即使員工沒有經過報備或申請，在員工自行加班的情況下，雇主又沒有辦法提供其他證明，雇主仍有可能必須支付加班費。因此，Apollo打卡系統的打卡回報機制不僅確保了合法合規，還能有效防範類似的法律風險。
智能假期計算：提升假期管理的自動化效率
在面對台灣法規的調整時，Apollo人資系統會自動更新特休及勞工可休假天數，這樣一來，HR夥伴無需逐一調整每位員工的假期設定。與傳統的打卡作業相比，無論請假還是忘記打卡，員工只需透過手機操作，即可輕鬆完成請假或是補打卡的作業申請，提升了申請流程的便利性，也有效節省了HR夥伴來回確認的時間。
若您想了解特休假規範及常見爭議問題，請參考此篇文章：年底特休危機！特休沒休完怎麼辦？特休假權益懶人包
從繁瑣到簡單：Apollo人資系統讓HR考勤管理更輕鬆
Apollo打卡系統透過數位化的打卡與出缺勤管理方式，能快速整理並管理員工的出勤記錄，減少 HR 手動輸入和統計的負擔，同時完善保存清晰的出勤紀錄。 數位化考勤管理系統不僅大幅提升了工作效率，還簡化了 HR 夥伴的作業流程，進一步提升了員工的工作體驗，為企業創造更高效的管理模式。
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