你可曾想過，辦公椅也能依你的身形與使用習慣調整？Backbone椎座工學長期專注設計符合人體工學的辦公傢俱，椅背、座墊與扶手皆可依需求調整。隨著遠距與混合辦公成為新常態，企業與員工對居家辦公與工作環境越來越重視。Backbone憑藉高品質與客製化能力，逐步成長為行銷全球的台灣人體工學傢俱品牌。
隨著團隊快速擴張，Backbone面臨成長型新創常見的人事管理挑戰：高度依賴人工作業與部門間資訊分散。為了提升營運效率與加速決策流程，團隊導入Apollo人資系統，整合出缺勤與薪資管理，並透過數據支援管理決策。
▲Backbone 提供客製化辦公空間規劃，結合人體工學與設計美學，打造真正貼合需求的工作環境 (圖片來源：Backbone提供)。
從彈性到擴張：新創團隊的成長挑戰
Backbone營運長 Robert 回憶創業初期，團隊人數不到5位，採取高度彈性的專案任務制運作。當時職責界線相對模糊，每位成員都能自律協作，整體運作相當靈活。
特別是在2020至2021年疫情期間，遠距辦公不僅沒有影響業績，反而帶動逆勢成長，團隊人數也從原來的20人迅速擴展至40人。然而，當組織規模增長，原本賴以成功的運作模式，也開始出現鬆動。
高度彈性的分工，使跨部門協作出現灰色地帶；當流程變得複雜，決策權責也逐漸模糊，同仁開始產生「這件事該由誰來決定？」的疑問。
同時，創業初期高層主管身兼多職的管理方式，已難以回應團隊成長與對於明確分工與職涯路徑的期待。面對組織逐步複雜化，Backbone 經營團隊意識到，若要持續成長，勢必需要一套能支撐規模化發展的管理架構。
從分散到一站式管理：Apollo 如何重塑管理效率與員工體驗
在導入Apollo人資系統之前，Backbone曾嘗試使用Google雲端表格、客製化 CRM打卡表單，以及市面上的其他人資系統。然而，實務操作中仍經常出現打卡失敗、薪資計算無法正確對應特休等狀況，員工需頻繁補送申請單，使原本期望的系統化管理難以即時落實。此外，這些工具多半只能解決單一環節，資料分散、流程缺乏整合，反而增加了行政人員彙整與反覆確認上的作業負擔。
經過全面評估後，Backbone最終選擇了Apollo人資系統，透過單一平台統一管理打卡、排班、出缺勤與薪資結算等核心流程。Backbone營運長Robert特別指出，系統的穩定度是評估時最為重視，導入後也最讓團隊滿意的關鍵因素之一。
對Backbone而言，導入Apollo並非單純的工具升級，更是推動組織走向制度化與數位化管理重要契機。過去公司採任務導向、高度彈性的管理模式，雖然靈活卻缺乏明確規範與權責界定，影響組織成長。透過Apollo系統，組織架構、請假流程與出勤規範被清楚定義並落實，員工可依據一致的標準作業，公司也建立了可持續運作的制度基礎。這樣的流程標準化不僅提升行政效率，也讓管理更透明、可追蹤，降低溝通成本，進一步強化組織穩定度與員工的信任感。
因此，Apollo 的導入不僅帶來管理模式的轉變，也在實務運作中為團隊創造三大具體效益：
1. 顧問導入，讓系統真正落地
不同於僅提供工具的系統導入，MAYOHR 前期即提供完整顧問服務。團隊協助 Backbone盤點現有流程、調整制度設定，並整合舊系統資料，確保新系統順利銜接實際運作。
Backbone經營團隊分享，系統正式上線後，管理層可透過多種可下載的報表檢視計算邏輯與關鍵數據，快速進行問題排查，大幅縮短導入初期的磨合時間，讓團隊能更快進入穩定運作狀態。
2.從經驗判斷到數據決策，強化管理透明度
過去，由於缺乏統一的打卡與假勤紀錄，主管難以全面掌握團隊出勤狀況。Apollo 導入後，出缺勤資料集中管理，資訊更加透明，主管可以即時掌握直屬或轄下部門的實際出勤情形。
Backbone營運長Robert 指出：「當部門主管提出新增人力需求時，我可以透過系統即時查看該部門的出缺勤、加班與請假狀況，評估是否真的需要擴編。」在數據支撐下，管理決策不再仰賴主觀感受，而是以實際數據為依據，有效提升決策的準確性與回應速度。
當部門主管提出新增人力需求時，我可以透過系統即時查看該部門的出缺勤、加班與請假狀況，評估是否真的需要擴編。
by Backbone 營運長Robert3. 員工自主管理：直覺操作提升使用體驗
過往系統介面複雜，員工常在功能操作中迷失方向，管理單位也需要投入大量時間反覆說明與教學。 Apollo人資系統上線後，情況明顯改善。 員工普遍回饋系統操作直覺、操作流程清楚，幾乎不需要額外教育訓練即可自行完成作業。
無論是請假申請、剩餘假期查詢，或是補打卡申請，員工都能快速找到對應功能，初次操作即可上手。這樣的使用體驗，讓員工能更自主地處理例行行政事務，也降低管理層與行政單位的支援負擔，進一步提升整體運作效率。
顧問式門市服務下的人力排班挑戰
除了內部行政流程，門市營運的人力排班同樣影響效率。在Backbone的門市中，採取顧問式服務，員工需深入了解每位顧客的需求並提供量身建議，通常每位顧客的體驗時間長達 40 分鐘以上。加上不同門市的營業時間不一，遇到週末延長營業或快閃店支援時，排班與班次管理變成相對複雜。
▲從門市空間到服務過程，Backbone 以專業與耐心陪伴每一位顧客做出最適合的選擇(圖片來源：Backbone提供)。
導入Apollo排班模組後，系統自動檢核勞動法規，支援兩週、四週及八週變形工時，更將複雜的班次與請假資訊視覺化。Backbone營運長Robert表示：「新的介面直覺易懂，可以清楚看到人員的上下班時間，也能即時掌握並調整人員出勤。」這不僅讓班表管理更順暢，也大幅提升了門市的排班效率。
新的介面直覺易懂，可以清楚看到人員的上下班時間，也能即時掌握並調整人員出勤。
by Backbone 營運長 Robert
產品型思維與創新文化：允許犯錯，更勇於挑戰
Backbone將產品設計視為企業營運核心，並以設計思維管理團隊，積極招募與培養具備設計思維的夥伴。 即使公司人數已從創業初期的4~5人快速成長至60餘人，執行長仍堅持親自參與每位新人的面試，直接向夥伴傳達企業核心價值與未來方向。Backbone深信，害怕犯錯只會限制創新，因此在新人入職前便明確傳達：「我們希望夥伴們不要害怕犯錯，勇於嘗試才是我們重視的態度。」
透過導入 Apollo系統，Backbone將出勤、排班與假勤管理流程標準化，降低人工作業負擔，讓管理更穩定、決策更即時。隨著營運基礎逐步穩固，團隊得以將更多資源投入於產品創新與組織發展，持續優化服務體驗。未來，Backbone也期待與更多具創意、勇於挑戰的夥伴攜手，打造兼具效率與創新精神的成長型組織。
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▲Backbone 團隊以設計思維為共同語言，攜手打造鼓勵嘗試、勇於挑戰的工作環境(圖片來源：Backbone提供)。
