出勤紀錄 怎麼做？幫你解決加班打卡爭議
出勤紀錄 ，佔勞資爭議超過 30%
出勤問題讓許多雇主不勝其擾，相關的訴願案更高占勞基法的三分之一，不僅勞雇雙方錙銖必較，第一線勞檢員對於「 出勤紀錄 」的認定也有頗多爭議。
其實，出勤紀錄並未限定特殊格式或記載方法，重點僅在於「須真實反映員工的上下班時間」！
最常見的打卡鐘、簽到表、門禁刷卡、線上簽退或運輸業的機械式行車紀錄器 (大餅圖) 等，皆能作為記錄員工出勤的方式。但針對出勤紀錄的管理或認定，仍會出現許多爭議，以下幾個情境，不得不注意。
勞基法規定雇主「應」置備出勤紀錄，且須記載勞工出退勤時間至「分鐘數」為止
1. 因上下班地點不同無法打卡，沒有紀錄可以嗎？
當然不可以！首先，記載出勤紀錄的責任在於雇主，所以這並不能作為避免裁罰的理由。勞動部於 104 年所發布的「勞工在事業場所外工作時間指導原則 」內，也例舉幾種工時較難認定的職務作為範例說明，如外勤業務員、媒體工作者、駕駛員資訊產業等讓企業參考。
2. 員工總是不打卡或常忘記打卡，身為管理者該怎麼辦？
即使是企業有妥善的管理工具與制度，如果未能完整登載員工工作時間，受罰的還是雇主。因此，企業或 HR 平時就需多加注意員工的出勤狀態，並建立公司規範與忘打卡機制。員工若未確切紀錄出勤時間超過一定次數，將會影響考績評核等制度，養成員工落實打卡，以避免紀錄疏失的可能。
3. 員工晚退到底是處理私務，還是加班工作？
勞檢員會以員工最後離開的時間紀錄作為認定基準，原則上只要出勤紀錄中，所顯示的打卡時間晚於下班時間，勞檢就會推定有加班事實，若企業未按法令規定給付加班費，企業仍會被開罰。然而，這樣的基準卻常遭雇主提出異議，如有些同仁須配合孩子的接時間提前或延後離開公司，這些因員工私人因素提早或延後的出勤紀錄，公司其實無須負擔加班費用。
若未有完善的管理流程或工具協助即時記錄，依照勞動局規定，企業需於每月結算薪資時與員工進行確認，請員工就出勤紀錄早到或晚退之日期提出聲明，反而須花費更多的資源與時間處理。
出勤紀錄三大常見問題
Apollo 人資系統 ，都能幫忙解決
1. 行動定位打卡，上下班地點不再受限
自動定位打卡地點
2. 每日打卡提醒 ，忘打卡申請與線上簽核 ？
可自行設定【打卡提醒】功能，當員工於規定的上、下班時間前或後幾分鐘內仍未打卡，系統將自動推播通知至員工手機。如員工【忘記打卡】，亦可直接線上申請並填寫忘打卡事由，便利性極高。
自動推播未打卡通知 (左圖)；即時線上申請忘打卡表單 (右圖)
3. 超時打卡事由選填，紀錄完整留存
Apollo 全方位人資解決方案，可以讓企業自行設定： 超出打卡時間後，公事加班與私事非加班的事由。當員工在超出公司設定的打卡時間，進行打卡動作時讓員工直接選擇。除能完整記錄出勤時間外，也能同步留存員工提前或延後打卡的原因，省下每月核對的時間與後續繁複的聲明流程，協助管理者了解部屬近期的職務狀況。
自行設定彈性上下班時間與清單項目 (左圖)；非上、下班時間內打卡畫面 (右圖)
人資系統，幫你做好出勤記錄
出勤紀錄在法令上的初衷，不僅是為了保護員工合理的工作時數，同時也是保障雇主的權益。而這些紀錄，或許僅能用來「推定」工作時間，不能完全反映出員工真實付出的辛勞。但對於企業而言，更重要的是該如何建立一個彈性的管理制度，強化勞資雙方的共識，才能有效降低始終高居不下的出勤爭議。
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