企業永續運作計畫 (Business Continuity Planning ;BCP ),是一個人資必須要做,但我們都不希望用到他的計畫。2020 年初的新冠肺炎帶來企業營運的影響,MAYO 建議人資夥伴可以從應變小組建立、員工健康追蹤、團隊聯繫機制、災難應變演練、分級風險管理,共五件事情下手。


新冠肺炎來襲!領先的企業怎麼調整

從 2020 年初開始,新冠肺炎延燒意外造成遠距工作浮上檯台。根據 MAYO 觀察,最早反映的是網路業為主的新創公司,再來是以製造業等工廠為主的產業 (關廠的即時反應);接下來則是各行各業都必須要因應調整,永遠做好準備,才能應變緊急事件。

特別是在一切企業中發生群聚感染,被迫暫停營業後,網路社群平台陸續出現一些公司為求應變推出計畫,包含 Hahow 分享如何一天內實行遠端工作政策iKala 的營運持續計畫等,而 Apollo 用戶 25sprout 更是執行突發全員遠端工作演習,就是為了測試公司管理是否能夠因應彈性。

 

企業永續運作計畫

iKala 的營運持續計畫。

 


企業永續運作計畫 (BCP) 是什麼?

企業永續運作計畫 (BCP) ,是企業在面對無法預期的突發狀況 (例如新冠肺炎),所制定和規劃的風險應對指導方針,主要目的就是讓衝擊能夠降到最低,讓企業能夠永續運作;或者有些人會稱為「企業營運持續計畫」,就是上述 iKala 的作法。

幸,也不幸的是,台灣過去發生幾次重大的天然災害,例如 921 大地震或是 SARS 疫情,企業普遍對於 BCP 的準備是能夠理解的,不過大多停留在 IT 設備的異地備援,適用於網路時代的永續運作計畫比例比較低,以下就分享 MAYO 人資顧問對於 BCP 的建議。

 


人資必做的 BCP 五件事情

以下的分享是綜合各企業的執行經驗,提供給人資一份完整的建議。值得注意的是,我們雖然會提到「遠端工作」的作法,但不會深究太多,想知道如何計畫遠端工作的話,MAYO 之後有其他專文說明。

 

1. 建立公司主管應變小組

變化之後的權責不分與混亂,對於企業的衝擊有時比變化本身還要大。幾乎所有的企業都建議:企業需要迅速建立應變小組,或是總指揮 (管理負責人) 的角色,集中統一管理並佈達計畫。儘管這有點象徵性的宣示作用,但對於穩定士氣來說極有幫助。而總指揮的工作至少包含:

  • 確保 BCP 流程被落實執行。
  • 掌握所有員工的居住地、健康狀況與聯繫方式。
  • 依照實際情況決定風險分級。

 

企業永續運作計畫

主管在不同情境有不同角色扮演,有時也要充當救火員。(圖片來源:pixabay)

 


2. 員工健康監測與追蹤機制

如果仍需要進辦公室的話,幾乎所有企業都力行量測體溫、定期消毒的工作,甚至辦公大樓管理中心也啟用紅外線偵測、訪客紀錄表的防範工作。

想要再更進一步做好追蹤機制的話,MAYO 建議企業可以針對出國員工的地點通報,尤其近期的確診案例多以國外旅遊或出差為主。如果員工有出國的事實記錄,則需要主動請員工自我隔離,並實行健康追蹤 14 天。基本的群組回報,或是善用一些回報工具,回傳體溫紀錄和旅遊史,都是很常見的作法。

  • 公司定期消毒、量測體溫
  • 訪客紀錄表
  • 旅遊史回報
  • 自我隔離追蹤表
  • 公眾環境的隔離措施

 


3. 建立即時通訊機制

BCP 有一個很重要的觀念是:我們對於疫情是戒慎恐懼,但依然要維持企業正常營運,大多數的企業可能會作好嚴格管理,但是能否達到維持營運則是另一件事情,例如遠端工作。

一般來說,企業多會使用企業通訊與協作平台,例如 Microsoft Teams、Zoom 等工具達到溝通的目的,但別忘記遠端工作仍是在工作狀態,如何透過更有效的溝通協作,確保大家工作能被管理是非常重要的。以筆者個人數年的遠端工作經驗,要讓大家皆受到的資訊一致,將是最重要的工作。

更多資料參考:遠距工作就像遠距戀愛?那三年團隊溝通遇到的問題

 

遠距工作

從會議技巧、溝通心法、至工具使用,跨國新創管理者和你分享遠距工作必須知道的管理技巧。(圖片來源:pixabay)

 


4. 災難備援與演練

要如何做到平時備而不用,需要用的時候可以快速上軌道呢?透過一次的無預警演練,就可以讓主管和人資夥伴知道哪一個環節鬆動。例如,Apollo 的客戶 25sprout 就成功做了一次演練,當天宣布在家工作,來測試每個人是否依然能夠保有既定的工作生產力,而 Apollo 雲端人資系統的多元打卡,仍讓企業保有打卡紀錄的工作。

災難備援則是指對於資料的異地備援處理,像是雲端資料存放在不同的地理位置,避免因次特定區域的災難,導致重要資料的損毀。除了資料之外,對於許多強調專業人力的產業,如金融業、電信業等,就會要求同一部門或同一組別的人力,拆開到不同辦公室辦公,避免發生感染時被迫讓全部成員停工。

更多資料參考:Apollo 不只是雲端人資系統!更是陪伴 25Sprout 快速成長的人資夥伴


5. 分級風險控管機制

前述四點都是基本的打底工作,而面對企業遇到疫情的風險程度,還需要做程度分級的應變措施 (風險越高時,越有嚴格的措施管理)。

 

第一階段:無員工存在感染風險

這裡指的是,明確知道員工沒有國外旅遊史,且近 14 天沒有任何疑似症狀。我們建議優先做好員工健康監測與追蹤機制、災難備援與演練、遠端工作測試 (Work From Home) 和應變機制的建立。這裡所指的都是備而不用的工作。

 

第二階段:員工出現疑似病例

額溫超過 37.5 度或有近期的國外旅遊史,可以針對該位員工的隔離措施,在 BCP 中我們建議企業可以預先設置隔離空間,並在此空間做嚴格的消毒管理。建議公司在此階段需要啟動應變小組,並在基礎工作上外加全公司消毒,以及分批上班的措施。

 

第三階段:員工出現確診病例

該工作區域員工應實行在家工作 14 天,並主動通報主管機關。企業此時必須要全面啟動遠端工作機制,並力求企業營運持續作業。


備而不用,平安健康

沒有人希望企業因為疫情受到損失,但是主管必須用最壞的打算,做最嚴謹的準備和安排。這次的疫情或許也可以看成是考驗企業韌性的契機,透過數位化工具和管理流程,MAYO 和你一起度過疫情危機,打造更好的員工體驗環境。


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