公司薪資單是一個用於記錄和管理員工薪資內容的重要文件。它包含了員工的基本薪資、津貼、獎金、扣款等詳細內容，並根據所需進行相應的計算和調整。透過薪資單，企業能夠清楚掌握每位員工的薪資結構，提供透明的薪酬分配機制，並作為管理薪酬政策和保障員工權益的依據。
根據勞動基準法規定，企業主提供的薪資明細不僅限於紙本形式，現代化的企業越來越傾向於採用電子資料傳輸方式。常見的電子資料傳輸方式包括電子郵件、簡訊、通訊軟體、以及企業內部網站的薪資系統等，這些方式不僅方便快捷，還能提高資料的存取效率。將薪資單納入薪酬管理制度的關鍵是將其用作薪酬策略、合規管理及員工激勵的工具，從而提高薪酬管理的透明度與效率。
薪資單必知細節：勞基法規定與實務操作解析
依據《勞動基準法》規定，薪資單形式可採用書面或電子方式，重點在於員工需能隨時查閱並可列印，以保障其權益不受影響。工資明細上需標明加項與減項，並特別要求將各項工資的計算方式與明細清楚列出。不同日期的加班費率應分項記錄，確保與實際工作情況相符。
如果企業遇到勞檢時，薪資單必須清楚呈現工資與各項目發放的詳細情況，確保數據完整且一目了然。無論員工屬於月薪制還是計件制，企業都需在薪資單中提供詳細的計算明細，以符合法規要求並保障薪資支付的透明性與合法性。
- 第1項規定，工資之給付，除當事人有特別約定或按月預付者外，每月至少定期發給二次，並應提供工資各項目計算方式明細；按件計酬者亦同。
- 第2項規定，雇主應置備勞工工資清冊，將發放工資、工資各項目計算方式明細、工資總額等事項記入。工資清冊應保存五年。
- 本法第二十三條所定工資各項目計算方式明細，應包括下列事項：
- 一、勞雇雙方議定之工資總額。
- 二、工資各項目之給付金額。
- 三、依法令規定或勞雇雙方約定，得扣除項目之金額。
- 四、實際發給之金額。
- 雇主提供之前項明細，得以紙本、電子資料傳輸方式或其他勞工可隨時取得及得列印之資料為之。
人資薪資發放常見問題：遺漏、耗時、明細確認怎麼辦？
每個月結算出勤與薪資，是人資夥伴的例行作業之一。計算完並放款後，還須趕著列印並發送薪資單，既耗時且不環保，還得背負不慎遺失的風險。如果同仁不在辦公室，極私密的薪資資料也不方便託付他人。隨著企業規模越大，發放的時間越長，效率也就隨之下降。
對於員工而言，每月最期待的時刻，莫過於拿到辛苦一個月的薪水了！但常常在領到薪資單後，發現上面有加班費或請假扣款，卻無法正確回想起自己什麼時候加班或請假。為確保薪資上的計算正確，通常與人資再次確認。通常在發薪後的兩三天內，人資部門的電話或信箱不斷湧入詢問訊息，增加不少額外的工作負擔。
幸運的是，這些挑戰並非無解。透過導入智慧人資系統或自動化薪酬系統，能有效解決這些問題。這類系統能自動化計算薪資，減少人為錯誤與遺漏；電子薪資單的即時發送功能，可以大幅節省發放時間，同時兼顧環保與資訊安全；而線上薪資明細查詢功能，則讓員工能隨時核對自己的薪資明細，大幅減少向人資重複詢問的頻率，讓人資能更專注於核心業務。
電子薪資單，解決繁瑣的薪資工作
整合薪資系統
將薪資單與數位化薪資系統結合，提升薪資管理效率。透過系統化的薪資計算、調整和結果生成的過程，節省時間和人力成本。同時，數位化與系統化還能提供更高的準確性和數據安全性。
確保準確性
在使用公司薪資單之前，務必確保所有薪資相關的信息都是準確的。這包含員工的基本薪資、津貼、獎金、扣款等明細。定期檢查和核對薪資內容，以確保薪資單的準確性，減少錯誤和爭議的風險。
清楚的薪資結構
在薪資單中，清晰地列出各項薪資組成部分的說明，例如：本薪、獎金、津貼項目等。這樣可以讓員工明確了解薪資的結構和計算方式，減少誤解和疑慮。
讓保存標準化
電子薪資單能確保更新薪資單的頻率和流程，同時，建立薪資單保存的標準流程，確保薪資單的存檔和保密性。
避免違規風險
電子薪資單讓HR或財務夥伴能更快速的彙整員工報稅資料，也不再擔心紙本遺漏，確保依法申報所得稅與二代健保等，有效避免稅務風險。
Apollo雲端人資系統：高效安全的電子薪資單
Apollo雲端人資系統提供了便捷的電子薪資單功能，員工可以透過系統自主查詢薪資明細，不須額外申請，隨時了解自己的薪資組成與計算方式，增加薪資結構的透明度。同時，有別於紙本薪資單，公司有權限的管理層也可以輕鬆地存取薪資報表，以進行審核、分析，提升薪資管理的效率和準確性。
並且，Apollo雲端人資系統使用Azure雲端，基礎結構及作業都受到微軟資安的多層式安全性保護，更額外加強防護，不受分散式阻斷服務 (DDoS) 攻擊，保護薪資資料的機密和隱私性。
員工在查看薪資單的同時，還能下載完整的出勤明細，並即時查詢當期加班與請假發生狀況，Apollo雲端人資系統會自動計算加班工時與相應金額，讓計算更精確，更能有效減輕人資夥伴的工作負擔。
靈活設定：簡化薪資管理，確保準時發放
透過 Apollo 人資系統的薪資範圍編輯功能，人資夥伴可以輕鬆設定薪資週期與發放時間，並設計固定發薪日及薪資單明細內容。這項設定的好處在於，能大幅提高薪資發放的準確性與效率，讓企業能夠根據需要靈活調整發薪時間表。固定的發薪日有助於提升員工的預期與滿意度，確保薪資按時發放，並增強公司對員工的信任。
此外，根據不同的薪資項目設計明細內容，能讓員工清楚了解各項工資項目的構成，避免薪資計算上的混亂或誤解，確保發放過程的透明度與合規性。這樣的設定不僅減少了人工錯誤，還能顯著減輕人資部門的管理負擔，提高整體薪資管理的效率與準確性。
電子薪資單顯示剩餘假別時數，提升員工假期管理透明度
部分企業習慣讓員工在拿到薪資單時，一併告知年度剩餘假別時數， Apollo 人資系統也可以協助達成此項任務囉！ 員工除了可以隨時查閱個人剩餘假別時數外，薪資單上也可以得知個人剩餘假別時數，讓員工在查看薪資單時一併掌握假期資訊。這項功能不僅提高了電子薪資單的實用性，還能提升員工對假期管理的透明度，避免錯過假期使用的機會，也有助於企業更有效地管理員工的假期。
電子薪資單，讓薪資管理更安全！
薪資是企業與員工間最敏感的隱私資訊之一，對於電子化薪資單，許多人會因為安全疑慮而有所保留。然而，事實上，電子薪資單反而比傳統的書面薪資單更加安全。
Apollo雲端人資系統提供的電子薪資單，採用了密碼加密與電子郵件整合，並且使用微軟國際級安全認證 SSL 加密技術，確保每一位員工的個人資料都能夠得到嚴密的保護。當員工查閱薪資單時，除了需要再次輸入個人密碼進行認證外，系統還會發送薪資讀取通知信至員工的企業信箱中，確保每次薪資單的讀取過程都能受到有效監控。
無論是 3 人小團隊，還是上萬人的大企業，MAYOHR 都能為您提供全方位的人資解決方案！ 有效的人事管理都是成功的關鍵，體驗更輕鬆的人資管理流程。點選下方按鈕，提交申請免費試用 Apollo人資系統，體驗輕鬆管理人事問題。
熱門文章推薦
