連鎖加盟服務業,人資管理五大痛點

近年服務業已成為台灣經濟活動之主體,國內服務業占GDP比重達63.1%,涵蓋各種連鎖加盟行業,其中又以「餐飲服務」、「食品零售」、「零售服務」三大產業為最多。這些多點經營的型態,一向有總部與門市互相不理解的狀況,大多由區督導(顧問)或店長負責所有門店的人事行政管理庶務,無法落實標準化的管理。而擁有豐富人資管理經驗的MAYO鼎恒數位,成功協助眾多連鎖加盟、餐飲、零售服務業導入MAYO的人資系統(Apollo全方位人資解決方案),有效幫助業者解決以下最常見的五大人資管理問題,制定人員管理標準制度,讓業者可以迅速發展。

【問題一】為一再變動的勞基法而苦惱

勞基法令更動頻繁,休假規則、排班規則、變形工時、最低薪資和勞健保級距等調整,都會影響到公司人事行政作業以及人事成本規劃。總部HR難以兼顧所有分店實際營業狀況做門市人員的排班及調動,但一般店長和區督導(顧問)並不熟悉勞基法,在人員出缺勤管理、排班作業上很容易違反法令而遭受罰款、損毀品牌形象。

Apollo人資系統藉由雲端特性,除了可以打破地域性進行管理外,系統會即時跟隨法令同步免費更新。所有法定工作時數、基本薪資、休假規則和稅制計算等規則變動都可以輕鬆應付,排班作業若有不合乎法令或是公司制度規則情況,系統會自動阻擋提醒排班人員。
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(一套系統滿足不同門市、不同工時制的員工需求)

【問題二】排班、結薪作業混亂又耗時

有儲備幹部、正職人員、約聘人員、工讀生等不同薪資計算方式和不同的排班規則,在沒有系統的情況下進行排班、統計出缺勤、薪資結算作業,一來一往之間不僅耗時耗力,還容易出錯,若不巧又有人員要請假或臨時異動,可以說是牽一髮動全身相當麻煩。導致以下問題:

  • 排班紙本作業從統計、比對、確認公告需要花1-2週時間進行。

  • 遇到國定假日,或是臨時要調派人力, 要慢慢核對誰排班、誰休假,無法即時應對。

  • 結算薪水時,班表和實際出勤統計比對不起來,乾脆睜一隻眼閉一隻眼作結算。

透過手機APP或Web介面進行排班作業和隨時查看班表,員工也可以自選排班、查看同班人員。排班管理上可以彈性做班別的設定,管理不同工時制的員工。主管能夠遠端作業、查看各門店排班和出缺勤狀況。Apollo雲端人資管理系統將排班管理、出勤管理、結薪功能完整的相互整合,自動產生結薪作業流程,輕鬆三步驟就完成結薪作業。
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(行動端排班,開放員工自選班次;網頁端班表審核,部門排班狀況總攬)

【問題三】傳統打卡統計方式不切實際

  • 使用傳統紙本打卡作業,統計出勤作業很麻煩。

  • 一般卡鐘設備或打卡機制無法相互連動,出缺勤紀錄各分店無法整合。

  • 可連動式卡鐘設備費用昂貴,還需要額外硬體維護費用。

  • 有些百貨專櫃或臨時門市據點沒有卡鐘設備,根本無法確實記錄上下班時間。

  • 勞基法規定公司要保留員工過去五年的所有出缺勤紀錄,否則會遭罰。

Apollo雲端人資管理系統提供多元打卡方式(QR Code打卡、手機定位打卡、電腦網頁打卡、臉部辨識打卡),可以讓管理者依門市狀況自由搭配選擇打卡方法,各種打卡方式都和系統即時連動,只要透過手機APP查詢,馬上就能自動列出當天所有員工的出缺勤狀況,若有異常狀況也會推播提醒通知,且所有紀錄都會自動完整留存。
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(各種打卡方式可以自由選擇運用,即時掌握轄下員工出缺勤狀況)

【問題四】沒有完善請假制度,全靠店長一人處理

人員管理方式、請假制度各店不同,員工不清楚公司制度、休假規定和剩餘假別,也不知道要問誰。

Apollo全方位人資解決方案功能含蓋完整的行動請假、簽核機制,透過手機APP就可以自行查詢剩餘假別、進行請假作業,主管也可以遠端即時進行審核。
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(請假系統整合法規規定,可用時數、期限清楚說明註記;請假簽核手機即可完成)

【問題五】各門店之間消息總是不同步

  • 總公司訊息公告容易各分店消息不同步。

  • 不是每個分店、櫃點都有電腦設備,無法有效用e-mail傳遞訊息。

  • 用私人通訊軟體傳達公司訊息,打擾到員工生活或是開立很多群組容易混淆。

從總公司公告、分店訊息傳達、員工之間代辦事項交辦及進度回報,利用Apollo雲端人資管理系統所提供的訊息中心、代辦事項或是便利貼提醒,進行分群分類的發送,手機都會即時推播提醒。另外,還有獨家的訂單管理功能,可以用來做問卷調查或團購統計,很多連鎖加盟業者會運用此功能,來做各分店文宣用品數量統計、訊息調查。
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(手機會立即推播,訊息發佈不漏接)
連鎖加盟、餐飲、零售服務業除了是台灣經濟活動主體外,也是人才流動率最高的產業,若要迅速展店、成長,更需要妥善建立好人力資源管理制度。MAYO提供全方位的人資管理解決方案(Apollo)、以及專業的HR經驗,成功協助從3-6,000人、各式規模,甚至橫跨兩岸的零售服務業,落實人員管理制度。


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