管理是門高深的學問,坊間也有百百種的管理聖經傳頌著,雖然管理心法上有一定的通則,但其實大家都忽略了一件重要的事情—職場的世代隔閡。在現今科技普及,人手一機的世代裡,單就心理層面管理顯然已不全面,如何因應新世代的資源與環境規劃出一套管理新法,是現今眾多管理者們另一個課題。

其實不是時間不夠用,而是沒有用對方法與工具

現今有越來越多的協作工具不斷推陳出新,就是工作型態正在轉變的徵兆,而管理者該如何去面對科技環境下成長的新世代,已不能僅是透過傳統的設備與方法,更需要的是軟體及思維上的改變,建議管理者們可以參考以下幾點新的管理方法:

1.不再無時無刻盯大小事,而是扮演先知般的提點者

學著放手吧,是身為管理者的第一步!經營團隊前你最需要做的是「觀察」,透過觀察,分析團隊成員各自戰力後,佈署一個最能發揮專才的戰術位置,才能打一場漂亮的勝仗。

2.不要墨守成規,靈活變通更能激發團隊創意與進步

管理最大的忌諱就是無法溝通,組織間訂定的原則與規範在必要時若不嘗試突破,往往易淪落為固執的可能,最終反成為組織無法創新前進的阻力。若組織內的成員有改變的提案,建議評估後可嘗試規劃進行一段測試期,因為來自身處於第一線執行夥伴們所反應出來的聲音,一定有值得參考的價值。

3.選對工具,省下寶貴時間讓團隊徹底大顯身手

管理者或資深前輩們的經驗雖然能讓後輩佩服,但不見得能信服。為什麼有這種矛盾的說法呢?真正的原因就在於,時代的背景與資源不同。因此,管理者其實還身負了另一個重要的任務—如何運用過往經驗與新的工具完美結合。工具該如何選,首重在於要能真正有效節省時間!團隊合作裡最害怕的就是花費大量的時間在瑣碎的行政事務與不良溝通上,看不到的隱形成本,不但難以估計量化,更困難的是,當組織發現這個現象時,往往已經付出了大量無法回收的時間成本。因此,透過對的工具有效降低潛在的風險,其實是管理者必解的任務之一。

組織成員太龐雜,如何追蹤重要計畫進度與成果

新成員的報到與組織異動也是考驗主管管理能力的重要測驗之一,如何快速的凝聚團隊的向心力並同時做好符合各自專長的任務分配,是提高團隊整體效率的關鍵。當組織規模有一定程度時,如何整合下一盤漂亮的指導棋,如何準確的掌握工作進度是是第一優先,而善用工具做好管理能有效減少溝通與追蹤的時間,達到事半功倍的效果。工具的選擇建議必須具備支援「即時處理」的功能,包括待辦事項的交付、回覆、查看、結案等所有進度,都應能在任何時間與地點下即時分享、掌握與處理,才能真正有效的降低來回溝通詢問的時間,落實專案透明化,團隊才能在第一時間給予準確的支援。

行程滿檔奔波,加班只為簽核一堆紙本文件

身為管理職務的您,是不是也必須出席公司內外各種大小會議,好不容易回到辦公室時,桌上仍有一疊表單及資料夾等著簽核?但您是否有認真審視過,這些堆積如山的表單中,有多少是真正重要的文件呢?
一般公司內皆都存在著各式的表單,小至一般日常假單,大可能至公司重要合約簽核,若未有妥善的分類,這些所有待簽的表單,可能會佔去主管們大量的審核時間,嚴重的話更可能錯過重要的回覆時間!對於幾乎鮮少待在辦公室的管理者們,無疑是一大難題。因此,管理者們需要有良好的時間管理能力,若能透過工具完整利用瑣碎時間,便能將真正完整的時間用於處理重大事務上,除能即時處理團隊所需外,更能加快推動團隊待辦事項的進度。

使用雲端協作,幫組織提高管理效率

普遍的中小企業組織與流程較單純,亦無法與一般大型企業一樣擁有自身的資訊團隊或支付大型資訊系統的建置費用,但這並不代表你需被迫捨棄雲端協作的選擇,其實您可以採用SaaS服務的系統,讓管理不再受限地點,才能真正做到即時。透過雲端系統,資訊能同步立即更新、查閱,且不需額外添購硬體設備及昂貴的維護費用,是中小企業加入數位化升級時的最佳選擇方案。

致力普及數位科技於人力資源管理,是MAYO存在的意義

MAYO團隊始終不斷努力,希望能成為管理者們的最佳夥伴,提供合適的工具與方案,協助企業不再受限於傳統制式的選擇,讓管理能變得更加靈活,突破固定不可變動的工作地點。透過結合雲端及行動化的系統服務,讓企業的管理更加系統化,管理者能更精準掌握團隊最新進度與狀態,真正提升組織效率。

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文/張儷馨 Livia Chang