企業數位轉型時代,企業紛紛在找尋合適的系統工具,在評估一套系統前,應先徹底了解企業文化,從經營特質與投資架構兩方面同時評估,確切歸納需求所在、彈性取捨與調整流程架構,並做好良好的內部溝通,才能將整體效益最大化!

要點1:從需求評估的過程中,深入了解企業文化

導入系統後,影響的不單是個人作業或相關部門,改變的會是全體的管理模式及權力的轉換。因此,當企業開始考慮採用系統協助時,首要須先徹底檢視內部運作的流程與組織架構,包括組織內的人員與職責、治理方針、管理流程、資訊科技,釐清痛點問題後,依著企業的核心目標著手規劃。

由於企業文化將會影響後續所有相關流程,若不把企業文化納入評估的重點之一,在執行過程中,衝突可能將比預期的還多,反而影響了執行進度。當企業文化本身是樂於接受突破性改變,相對的,組織也就較為願意接納新工具所帶來的轉變,實際的效益也能更加顯著。

要點2:當管理與系統衝突,要調整的是制度

當全盤了解公司管理、組織架構、作業流程後,接著就是選擇合適的系統。一般企業在評估系統時,除了解系統的設計理念、規格與專業度外,也將同步重新檢視既有的內部流程,並進行BPR(Business Process Reengineering)企業流程再造,而改變的四大步驟依序為:合理化 → 標準化 → 簡化 → 系統化。

企業首要了解,一個系統的引進並非只單就解決一位行政人員的作業問題,而是全體包含非行政人員、階級主管等整體效益的提升,當原有管理流程與系統架構有衝突時,須客觀評估是單純系統還是內部制度的問題。如是單純系統面的問題,皆可重新篩選合適的廠商或進行客製化的調整;如是內部制度的問題,需要改變人和管理的習慣就非這麼簡單。如何辨別問題所在,舉實例說明,如企業因計薪繁瑣而採用了薪資結算系統,但卻仍使用紙本進行請假等簽核作業,就是標準僅用系統解決作業問題但卻忽略整體管理制度須進行調整的情況,而系統導入的效益也將大打折扣。

要點3:改變需要勇氣,推動需要努力

系統導入完成後,另一個最關鍵的核心是「人」!不管導入任何系統,都需要規劃一段變革管理(change management)的時間,最大的因素在於須考量人員抗拒的可能性。員工可能基於個人習慣因素,易對新的改變與工具產生抗拒,企業該如何做好妥善的期程規劃非常重要。

一般傳統的系統依公司規模大小平均約須3-6個月的時間導入;新的雲端工具大約於1個月左右的時間能完成。若企業對於內部適應問題有擔憂,建議於評估系統時,亦可將適應期的長短納入考量,選擇符合新世代的工具型態,在使用介面與流程上相較於傳統系統更易上手,將能有效降低內部溝通說明的成本。

要點4:長遠眼光,以企業整體利益考量

系統主要在於有效簡化初步的作業流程,真正評量的重點應放於團隊的成長效益。

企業在導入系統時都會遇到費用預算的問題,以系統的整體費用來推估,一般建議以3-5年的總成本支出進行換算,另一項則需評估3-5年的總成長效益能為企業帶來多少價值。

效益的部分可從有形與無形兩個不同的面向交叉評估,有形的部分包含這段期間內所節省的人事成本、行政費用、紙本及硬體設備、人員作業時間等可以計算出的成本,與計算行政人員所節省的效益。無形的部分,是最重要但也最容易被忽略的,包含團隊凝聚力、內部溝通品質及企業文化塑造的提升。如有形與無形的價值加總能高於系統費用的1倍以上,就是個值得投資的計畫。

對於企業是否需導入或更換系統,切記不能太過於強調短期的目標,須以客觀的角度評估不同的面向,並將重點放在是否能有效強化企業的核心價值,才是真正長遠的價值所在。

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