遠距工作成新常態 (new normal),首當其衝便是人資與管理工作!我們不該只將遠距工作侷限在單一事件,而是一個徹底改變的契機,別忘了除了台灣廠商外,更多更強的競爭對手是在海外。人資夥伴需要針對工作流程、出勤管理、教育訓練、社群招募上進行數位化調整,但該怎麼開始呢?


遠距工作成新常態

目前我們看到大多的資訊,僅止於團隊在遠距工作的新作為,或是哪一間公司宣布開放永久遠距工作,比較少看到後端細緻的管理調整。當遠距工作成新常態之後,公司人資至少要做到那些調整呢?

MAYO 的客戶廣泛包含新創、中小公司與集團企業,我們發現新創在這波疫情下,是最快反應並調整遠距工作的;其次是集團企業,主要透過批次上班方式,分散感染風險。反而是經濟命脈的中小公司彈性不如預期。我們建議公司與人資夥伴,可以從以下開始打造遠距工作的能力。

遠距工作成新常態

新創在這波疫情下,是最快反應並調整遠距工作的。(圖片來源:pixabay)

 


調整一:工作流程

當團隊成員不在 (同一個) 實體辦公場所時,最大改變在於溝通方式。溝通並不只是純文字的訊息,也包含專案協作、會議討論、簽核勾稽等,都是不同的【溝通】方式。我常形容:遠距工作把地理區域拉遠了,把原本就有的問題放大或暴露出來。換句話說,並非因為遠距工作才出現問題,而是剛好有機會面對他、解決他。

業界前輩和專家建議以敏捷方式管理專案,師法開發團隊的小步快跑與逐步交付,切分細節保持專案進度,以台灣企業來說最常使用的輔助工具為 Trello 或是 Google 行事曆。其他附加工具包含視訊會議工具,以及電子簽核流程,都能夠改善紙本的低效溝通。

 

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台灣企業最常使用 Trello、Google 行事曆、MAYO。

 


調整二:出勤管理

以人資夥伴來說,為配合勞動檢查的要求,詳細保存出勤紀錄是必須的。以雲端人資系統 Apollo 為例,透過多元打卡 (GPS 定位、臉部辨識、網頁打卡、拋轉指紋或門禁紀錄等) 方式,配合所有上班類型成員需求,做好出勤管理。

藉由這次機會,人資夥伴需要更進一步採納【數據思維】的支援。不可避免地,預期人資部門將會大量使用數據,支援招募決策、預測人員流動,以及部門的成本效益分析。舉例來說,我自己會使用出勤與加班紀錄,追蹤每位成員工作效率,以及何時會出現生產力下降和倦勤狀態,適時提供關懷與工作調整,對於團隊管理有正面影響。

 


調整三:教育訓練

遠距工作展開後,讓線上學習頓時成為人資焦點,更讓各大學習平台正式進入廝殺地戰國時代。不過我們真正關心的,不應只限於學習教材用什麼管道傳遞,而是如果遠距方式確保學習成效和績效考核。

是的,對於一個健全的組織來說,完善的教育訓練可以是福利,更是評估員工晉升的考核關鍵,例如新主管或是接班人計劃。人資夥伴需要關注的地方,在於是否可以將學習成果量化,並且對應到每位成員、部門上。

 

切記!教育訓練不是只有教學內容,考核成效才是關鍵。

 


調整四:社群招募

我曾在一個人資聚會場合,和前輩們討論遠距工作對於招募的影響,除了先前討論的社群招募之外,獵人頭 (Hunter) 的工作意外成為新話題。

試想企業採納招募數位轉型以及社群招募後,作為中介服務的獵人頭工作又將被削弱一部分,縱然獵人頭在高階人才流動的價值仍在,但已經是一個對於產業的先前警訊。

那麼,如果企業不採用社群招募的話呢?一位人資前輩甚至大膽預測,這樣子的企業恐怕在未來十年內,再也找不到合適的人才。當你看到競爭力強如台積電、聯發科、Google 都積極經營雇主品牌和社群經營時,有什麼理由不做好呢?

 

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企業不採用社群招募,恐怕未來十年內找不到合適的人才。(圖片來源:pixabay)

 


新常態,引發新機會

我並不認為新常態,就應該抱持悲觀的態度;反之,你會看到一些抓住機會的企業趁勢崛起,打造下一世代的新優勢。其中,必須以【數據為基礎、體驗為核心、改變為常態】的心法,反覆調整團隊組織流程。

 

人資被受重視的關鍵,不在於努力多寡,在於是否能跳脫既有的窠臼。

 

MAYO 為亞洲領先的全方位人資解決方案,Apollo 雲端人資系統解決遠距工作中的電子簽核與出勤管理問題;代理全球第一且 CP 值高的 Cornerstone,協助人資一條龍做訓練與考核;最後,成為 LinkedIn 在台獨家合作,協助大中小企業經營雇主品牌,進入社群招募時代。

 

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