遠距工作 怎麼管理?在之前的文章《 遠距工作就像遠距戀愛?那三年團隊溝通遇到的問題》一文中,我們知道真正困難的並不是「遠距工作」本身,而是距離拉遠後,使得原本的管理問題擴大。接下來分享管理三年多的遠距團隊後,我如何做好出勤、溝通協作管理的實務。

 

遠距會議到一半,突然出現韓國人?

根據數位時代的一篇報導,描述中國人因應疫情實行遠距工作後,出現各種奇葩的工作情境,例如遠距會議開到一半,突然出現韓國歐巴的聲音,還以為有其他國家的同事參加,驚嚇之餘,話筒那邊的同事才幽幽的說:

抱歉,剛剛看韓劇,忘了關聲音。

遠距工作給了所有人方便,這是真的嗎?根據筆者訪談許多團隊經驗,如何管理溝通成為不可避免的工作,否則立意良好的措施,到頭來反而降低工作生產效率。作為一位管理者,以下列點分享關於出勤、溝通與協作管理的經驗與工具。

遠距工作

遠距工作的管理方式大不同。(圖片來源:pixabay)

 


出勤管理: 遠距工作 實行後,打卡變得更重要

首先我得先澄清,根據法令規範,所有公司 (包含彈性工時的新創) 都需要有出勤打卡紀錄,否則被勞檢查到就是上萬元的罰則。而這裡想表達的是:遠距工作,反而讓出勤打卡管理變得更重要。怎麼說呢?

有好的出勤管理,才能管理好團隊協作。我們尊重每個人有自己喜歡的工作時間,但是對於團隊來說,是必須要有一個最大公約數,才不會出現「資訊時差」(因為時間上的落差,導致資訊傳遞不完整或是超過期限)。

過去大部分的新創團隊,有用 Excel 試算表紀錄、有用 TeamsSlackJANDI 內的訊息告知,而我自己的經驗來說,使用有提供定位打卡的 Apollo 雲端人資系統會是更好的選擇。定位打卡顧名思義,可以讓成員在特定的座標完成打卡;如果不在範圍內的話,只需要填寫備註說明即可。更棒的地方是,Apollo 會提醒你記得打卡避免忘記。

 

Apollo 定位打卡

Apollo 雲端人資系統:定位打卡

 


公司的人資或是管理者,除了省下了出勤管理的負擔之外,系統還能將出勤狀況加上休假、加班的紀錄,自動形成班表和薪資計算,大大省下管理作業時間。

出勤管理,不只是打卡,還減省了薪資計算的作業時間

 


溝通協作:很多工具,但要搭配合適的管理方法

市面上大家廣泛討論的工具,我也在團隊內嘗試很多,包含企業通訊軟體 (Teams、JANDI、Slack)、看板式管理 (Trello、JIRA)、資訊分享 (Evernote、OneNote、HackMD、Notion)、專案管理工具 (Asana、Weekdone)。然而並不是所有人的狀況,都推薦一樣的工具使用。

 

企業通訊 + 看板管理,已經非常足夠

其中,我認為普遍一般人會需要的是:企業通訊以及看版式管理,而這兩者剛好就是動態和靜態的結合。企業通訊軟體屬於動態,團隊用以發散討論和頻繁交換意見的場所,有別於一般私人通訊 LINE、WeChat 的好處是可以永久儲存檔案、快速搜尋訊息、有架構的討論方式。根據個人實際經驗,約可以提升 30% 的溝通效率。(避免重複溝通、請對方重新傳送檔案等等)

 

微軟 Teams

企業通訊軟體 Teams

 

 


相反地,看板式管理則較為靜態,團隊用以記錄總結和追蹤進度的地方,不建議在這類工具上頻繁討論,而是很明確地列點說明專案進度。越清楚、越簡單,越能達到工具的目的。

Trello

看板管理工具 Trello

 


遠距工作 是一個機會,一個企業轉骨的好機會

企業轉型的議題很大,除了對外的數位行銷變革外,對內的轉型經常以企業溝通和人資管理開始,因為這是每天必經的工作,當累積起足夠的數位概念後,再往其他數位化方式改變,將更加容易。

 


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