農曆新年前後的轉職潮,是人資夥伴招募工作的顛峰期間之一,如何縮短招聘週期,補齊人力的缺額;如何有效篩選履歷,並做好分類管理;如何提高招聘效率,精準找到好人才,除了經驗更需要時間。

通常人資會先與單位主管確認職缺數量、職務內容等後,開始進行對外的招募作業。雖然看似簡單,但實務上卻時常容易遇到單位主管出差等狀況,導致無法即時確認需求人數、應徵條件,或無法即時安排多輪面試時間、錄取結果,不僅人資無法快速調解單位的人力緊繃,也造成應徵者需較長時間等待的狀態。

招募面試不僅考驗人資們的經驗技術,同時也是一場耗時的體力活。

面對瞬息萬變且日趨開放的職場型態,如何透過有效的工具,協助解決過往招募流程上看似微小卻又耗時的細節項目,才是真正能讓人資們有更多的時間和精力找尋合適的人才、提升企業競爭力的關鍵。


招募流程 行動化,職缺需求一目了然

當職缺需求的部門與人數越多,人資整理相關資料等的 招募流程 時間也就隨之加倍,須要個別管理面試進度與職缺待補額的更新,大量的紙本資料、電子文件、E-mail 與電話來回,不僅耗費人資的作業時間,也易有人工疏失的風險。

透過電子化的職缺需求單,主管可直接於線上確認職缺內容、意見回饋並進行簽核回傳,不再受限於時間或地點的因素而擱置 (好比主管出差),能有效避免紙本簽核押件、遺漏的可能性,更能確實縮短簽核時程。


招募流程行動化

單位主管可於 App 內確認並簽核職缺需求。


一鍵開啟 App,履歷、紀錄隨時帶著走

人資們除了大量的履歷篩選外,另一個耗時的作業便是面試安排。

常見的面試型態有很多種:個人面試、集體面試、多輪面試等,即便是最單一的個人面試,人資除了確認應試者與用人主管的時間、面試場地安排外,還需準備相關資料,好比人事資料表、應試題目、面試者個人履歷等,而這些多半皆為紙本作業,在面試結束後,人資們還需協助手動將所有資料與面試回饋建檔與資料保存整理。如遇集體面試,不但紙本資料隨人數而增加,歸檔所需花費的時間更是倍增。

透過 Apollo 雲端人資系統,可直接查閱應徵者的履歷資料,並直接回覆履歷查閱結果,是否需安排進一步面試,亦或暫時歸於備取狀態。除了能有效節省紙本與人資作業時間外,亦能直接協助初步的履歷分類歸檔,加快面試安排時程。


招募流程

人資挑選通過初審的履歷,主管可在 App 上直接瀏覽該應徵者履歷,並可請人資邀約或挑選此履歷為不合格。


招募流程 ,決定企業是否保持效率的關鍵

一般企業多半會有多輪面試的安排,隨著職位的不同,面試的層級與次數也隨之不同。而人資們也需將前次 (或前數次) 的面試回饋整理,提供給下一層級的應試主管以便作為參考。部分企業會請主管另外填寫面試紀錄表,當面試人選一多,反而造成主管與人資的手寫與建檔上的困擾,相對的重工,也浪費了時間。

除了應徵者的個人履歷即時調閱外,主管亦能透過 Apollo 雲端人資系統,直接回覆面試的相關回饋紀錄與任用與否的結果,讓人資能更有效率的掌握所有不同部門與不同職缺的所有面試進度,除了能準確追蹤外,亦能有效回覆所有應徵者,扮演強化雇主品牌的重要角色之一。

面試時間當天,面試紀錄表就會自動進入主管的審核中心,不用再依靠人力提供面試紀錄表,隨時隨地都可填寫。(圖一)

面試時間當天,面試紀錄表就會自動進入主管的審核中心,不用再依靠人力提供面試紀錄表,隨時隨地都可填寫。(圖一)

面試時間當天,面試紀錄表就會自動進入主管的審核中心,不用再依靠人力提供面試紀錄表,隨時隨地都可填寫。(圖二)

面試時間當天,面試紀錄表就會自動進入主管的審核中心,不用再依靠人力提供面試紀錄表,隨時隨地都可填寫。(圖二)

透過App主管可即時回覆面試後的錄用結果,HR即可即時掌握並回覆聯繫。

透過 App 主管可即時回覆面試後的錄用結果,人資即可即時掌握並回覆聯繫。


不是所有的人資系統,都做到電子化和行動化

最後階段,主管們的面試紀錄回饋也會相對影響到人資最終的核薪結果。在人資與應徵者協調好所有招聘條件與福利項目後,在正式發送錄用證明前,會再與用人單位主管進行確認,而主管簽核的速度也將影響人資,如勞健保、辦公用品等相關作業的準備,亦也不宜讓錄用者太長時間的等待。

電子化的錄用申請單同樣能避免人工作業上的作業缺點。如遇需修改調整之項目,主管亦可透過 Apollo 雲端人資系統直接退回修改,相關核敘人員即可同步收到通知並進行修改,資料即時同步處理。

招募流程

當應徵者進入錄用流程,主管亦可透過 App 確認應徵者履歷與核敘資料,進行簽核。


當核敘完畢,後續的人員報到流程亦可於 Apollo 的招募模組內進行,包含企業專屬歡迎信、電子化人事資料表建置等功能,提供人資們在招募作業上所需的完整工具。招募 Web 版內容可參閱:履歷審核是什麼?原來其他公司的人資都這樣做


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