農曆新年前後的轉職潮,是HR夥伴招募工作的顛峰期間之一,如何縮短招聘週期,補齊人力的缺額;如何有效篩選履歷,並做好分類管理;如何提高招聘效率,精準找到好人才,除了經驗,更需要時間。

通常HR人員會先與單位主管確認職缺數量、職務內容等後,開始進行對外的招募作業。雖然看似簡單,但實務上卻時常容易遇到單位主管出差等狀況,導致無法即時確認需求人數、應徵條件,或無法即時安排多輪面試時間、錄取結果,不僅HR人員無法快速調解單位的人力緊繃,也造成應徵者需較長時間等待的狀態。

招募面試不僅考驗HR們的經驗技術,同時也是一場耗時的體力活。

面對瞬息萬變且日趨開放的職場型態,如何透過有效的工具,協助解決過往招募流程上看似微小卻又耗時的細節項目,才是真正能讓HR們有更多的時間和精力找尋合適的人才、提升企業競爭力的關鍵。

行動化招募流程   職缺需求一目了然

當職缺需求的部門與人數越多,HR們整理相關資料的時間也就隨之加倍,通常得需個別管理面試進度與職缺待補額的更新,大量的紙本資料、電子文件、E-mail與電話來回,不僅已耗費HR的作業時間,也易有人工疏失的風險。

透過電子化的職缺需求單,主管可直接於線上確認職缺內容、意見回饋並進行簽核回傳,不再受限於時間或地點的因素而擱置(好比主管出差),能有效避免紙本簽核押件、遺漏的可能性,更能確實縮短簽核時程。

單位主管可於App內確認並簽核職缺需求。

圖說:單位主管可於App內確認並簽核職缺需求。

一鍵開啟App  履歷、紀錄隨時帶著走

HR們除了大量的履歷篩選外,另一個耗時的作業便是面試安排。
常見的面試型態有很多種:個人面試、集體面試、多輪面試等,即便是最單一的個人面試,HR除了確認應試者與用人主管的時間、面試場地安排外,還需準備相關資料,好比人事資料表、應試題目、面試者個人履歷等,而這些多半皆為紙本作業,在面試結束後,HR們還需協助手動將所有資料與面試回饋建檔與資料保存整理。如遇集體面試,不但紙本資料隨人數而增加,歸檔所需花費的時間更是倍增。

透過Apollo App,可直接查閱應徵者的履歷資料,並直接回覆履歷查閱結果,是否需安排進一步面試,亦或暫時歸於備取狀態。除了能有效節省紙本與HR作業時間外,亦能直接協助初步的履歷分類歸檔,加快面試安排時程。

圖說:HR挑選通過初審的履歷,主管可在App上直接瀏覽該應徵者履歷,並可請HR邀約或挑選此履歷為不合格。

另外,一般企業多半會有多輪面試的安排,隨著職位的不同,面試的層級與次數也隨之不同。而HR們也需將前次(或數次)的面試回饋整理提供給下一層級的應試主管,以便作為參考。部分企業會請主管另外填寫面試紀錄表,當面試人選一多,反而造成主管與HR的手寫與建檔上的困擾,相對的重工,也浪費了時間。

除了應徵者的個人履歷即時調閱外,主管亦能透過Apollo App直接回覆面試的相關回饋紀錄與任用與否的結果,讓HR能更有效率的掌握所有不同部門與不同職缺的所有面試進度,除了能準確追蹤外,亦能有效回覆所有應徵者,扮演強化雇主品牌的重要角色之一。

面試時間當天,面試紀錄表就會自動進入主管的審核中心,不用再依靠人力提供面試紀錄表,隨時隨地都可填寫。(圖一)

圖說:面試時間當天,面試紀錄表就會自動進入主管的審核中心,不用再依靠人力提供面試紀錄表,隨時隨地都可填寫。(圖一)

面試時間當天,面試紀錄表就會自動進入主管的審核中心,不用再依靠人力提供面試紀錄表,隨時隨地都可填寫。(圖二)

圖說:面試時間當天,面試紀錄表就會自動進入主管的審核中心,不用再依靠人力提供面試紀錄表,隨時隨地都可填寫。(圖二)

透過App主管可即時回覆面試後的錄用結果,HR即可即時掌握並回覆聯繫。

圖說:透過App主管可即時回覆面試後的錄用結果,HR即可即時掌握並回覆聯繫。

最後階段,主管們的面試紀錄回饋也會相對影響到HR最終的核薪結果。在HR與應徵者協調好所有招聘條件與福利項目後,在正式發送錄用證明前,會再與用人單位主管進行確認,而主管簽核的速度也將影響HR如勞健保、辦公用品等相關作業的準備,亦也不宜讓錄用者太長時間的等待。

電子化的錄用申請單同樣能避免人工作業上的作業缺點。如遇需修改調整之項目,主管亦可透過Apollo App 直接退回修改,相關核敘人員即可同步收到通知並進行修改,資料即時同步處理。

圖說:當應徵者進入錄用流程,主管亦可透過App確認應徵者履歷與核敘資料,進行簽核。

當核敘完畢,後續的人員報到流程亦可於Apollo 的招募模組內進行,包含企業專屬歡迎信、電子化人事資料表建置等功能,提供HR們在招募作業上所需的完整工具。招募Web版內容可參閱:Apollo 履歷審核| 解決招募作業長期困擾

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內容提供/Winnie      撰文/張儷馨 Livia Chang