勞基法規定雇主「應」置備出勤紀錄,且須記載勞工出退勤時間至「分鐘數」為止!

出勤問題讓許多雇主不勝其擾,相關的訴願案更高占勞基法的三分之一,不僅勞雇雙方錙銖必較,第一線勞檢員對於出勤紀錄的認定也有頗多爭議。

其實,出勤紀錄並未限定特殊格式或記載方法,重點僅在於「須真實反映員工的上下班時間」!
最常見的打卡鐘、簽到表、門禁刷卡、線上簽退或運輸業的機械式行車紀錄器(大餅圖)等,皆能作為記錄員工出勤的方式。但針對出勤紀錄的管理或認定,仍會出現許多爭議,以下幾個情境,不得不注意:

因上下班地點不同無法打卡,沒有紀錄可以嗎?

當然不可以!首先,記載出勤紀錄的責任在於雇主,所以這並不能作為避免裁罰的理由!而勞動部於104年所發布的勞工在事業場所外工作時間指導原則內也例舉幾種工時較難認定的職務做為範例說明,如外勤業務員、媒體工作者、駕駛員資訊產業等讓企業作參考。

員工總是不打卡或常忘記打卡,身為管理者該怎麼辦?

即使是企業有妥善的管理工具與制度,未能完整登載員工工作時間,受罰的還是雇主。因此,企業或HR平時就需多加注意員工的出勤狀態,並建立公司規範與忘打卡機制,好比員工若未確切紀錄出勤時間超過一定次數,將會影響考績評核等制度,作為養成員工落實打卡的方法,以避免紀錄疏失的可能。

員工晚退到底是處理私務,還是加班工作?

勞檢員會以員工最後離開的時間紀錄作為認定基準!原則上只要出勤紀錄中所顯示打卡時間晚於下班時間,勞檢就會推定有加班事實,若企業未按法令規定給付加班費,企業仍會被開罰。

然而,這樣的基準卻常遭雇主提出異議,如有些同仁須配合孩子的接時間提前或延後離開公司,這些因員工私人因素提早或延後的出勤紀錄,公司其實無須負擔加班費用,若未有完善的管理流程或工具能協助即時紀錄,依照勞動局規定,企業需於每月結算薪資時與員工進行確認,請員工就出勤紀錄早到或晚退之日期提出聲明,反而須花費更多的資源與時間處理。

這些困擾 Apollo 都能幫忙解決

|問題一|行動定位打卡 上下班地點不再受限

Apollo全方位人資解決方案的行動定位打卡功能可解決非固定地點出勤的困擾,並支援中途休息時間的打卡需求,能完整記錄打卡地點、休息起訖時間,即使企業有外勤、輪班等職務需求也能適用,完整記錄員工出勤資料。

自動定位打卡地點

自動定位打卡地點

 

|問題二|每日打卡提醒  線上忘打卡申請與簽核

Apollo全方位人資解決方案 可自行設定打卡提醒功能,當員工於規定的上、下班時間前或後幾分鐘內仍未打卡,系統將自動推播通知至員工手機;如員工忘記打卡,亦可直接線上申請並填寫忘打卡事由,便利性極高。

自動推播未打卡通知

 

即時線上申請忘打卡表單

即時線上申請忘打卡表單

 

|問題三|超時打卡事由選填 紀錄完整留存

Apollo全方位人資解決方案可以讓企業自行設定超出打卡時間後公事加班與私事非加班的事由,當員工在超出公司設定的打卡時間進行打卡動作時讓員工直接選擇。除能完整記錄出勤時間外,也能同步留存員工提前或延後打卡的原因,省下每月核對的時間與後續繁複的聲明流程,協助管理者了解部屬近期的職務狀況。

可自行設定彈性上下班時間與清單項目

可自行設定彈性上下班時間與清單項目

 

非上、下班時間內打卡畫面

非上、下班時間內打卡畫面

 

 

出勤紀錄在法令上的初衷,不僅是為了保護員工合理的工作時數,同時也是保障雇主的權益,而這些紀錄,或許僅能用來「推定」工作時間,不能完全反映出員工真實付出的辛勞。但對於企業而言,更重要的是該如何建立一個彈性的管理制度,強化勞資雙方的共識,才能有效降低始終高居不下的出勤爭議。

 


溫馨提醒:原TUBE全方位人資解決方案已更名為Apollo全方位人資解決方案
內容提供/Ruby      撰文/張儷馨 Livia Chang


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