App行動簽核 ,是企業在數位轉型中重要的一環。包含行動簽核 (BPM)、電子表單流程、多元打卡等功能,Apollo 雲端人資系統多年來協助各規模、各產業企業,打造介面簡易且客製流程設定的手機簽核系統。今天,我們將列舉出 Apollo 如何支援多點辦公,並提高你的工作效率。


現在不做,突發變化怎麼準備?

以前,我們總有個理由不推動數位化,例如員工需要時間適應、暫時沒有預算、看不到實際成效等等;現在,當新冠肺炎來襲被迫遠距工作時,一眼就能看出哪些公司平時就做好準備,哪些公司才開始手忙腳亂地找方案。

之前有一篇文章《防疫期間,企業人資遠距協作工具您找到了嗎?》寫得很好,以遠距工作為場景,說明企業如何善用數位化因應變化。下面我們將多談談什麼是 App 行動簽核 ?

 

遠距工作_人資準備

以遠距工作為場景,說明企業如何善用數位化因應變化。

 


App行動簽核 如何推行流程數位化

App行動簽核 ,顧名思義是利用手機或移動裝置,替代原本傳統且冗長的簽核流程系統。Apollo 人資系統中的多元打卡、線上請假簽核、線上表單簽核、個人出勤班表查詢、電子薪資單等功能,都是協助企業推行流程數位化的利器。

1. 多元打卡:定位打卡、臉部辨識、網頁打卡、打卡鐘

遠距工作或是在家辦公,首當其衝便是如何留存上下班打卡紀錄,尤其對於倚賴打卡鐘或門禁卡的公司更是如此。再舉例常在外跑客戶的業務同仁,總不能要求先到辦公室打卡,再前往客戶公司拜訪。這些常見於公司管理的問題,Apollo 如何解決呢?

 

  1. GPS 定位打卡功能,可設定多個打卡範圍,在彈性與管理之間取得平衡,確實留有打卡時間、地點等紀錄。

  2. 支援多元打卡方式並用,公司內部成員可以隨自己偏好,選擇不同打卡方式上下班。例如我自己就經常是臉部打卡上班、定位打卡下班 (此一功能需仰賴不同公司管理制度,建議需要考慮後再酌情使用)。

 

apollo_定位打卡

Apollo 的多元打卡,包含人臉辨識、定位打卡、QR code 打卡

 


2. 線上表單簽核:請假 (含特殊假別)、忘打卡、公出/出差

員工可以在線上就完成請假 (含特殊假別)、加班、忘打卡、公出/出差申請,減少對於紙本的倚賴,除了避免浪費之外,數位化流程可以提供行政效率。

部門主管和人資可以隨時隨地打開手機,確認資訊後完成簽核。不到三秒的時間,在計程車上就完成部門的行政庶務工作。對於員工來說,也能知道自己的申請單到了哪一個關卡,而不用一直詢問人資部門表單申請進度。Apollo 減少了溝通誤會,更提供部門間的信任。

 

請假簽核

手機體驗請假簽核

 


3. 出勤班表:個人出勤紀錄、部門班表

個人出勤紀錄讓員工自己知道,每天的上下班打卡時間與方式。當有異常顯示的時候 (例如遲到、忘記打卡等),能有警告凸顯出來,方便員工事後處理異常事項。

最讓主管喜歡的 Apollo 手機版本功能之一,是當點擊「個人班表」時,會出現同一部門內員工的班表與上下班時間。行事曆上的顏色,則是顯而易見地說明:誰請假?誰出差?誰休假?對於想要利用手機快速掌握部門班表的主管來說,無疑是最好的選擇。

 

出勤班表

對於想要利用手機快速掌握部門班表的主管來說,無疑是最好的選擇。

 


4. 電子薪資單:推播通知、加密處理

電子薪資單最讓人資夥伴退卻的原因,還是在於資訊安全問題。Apollo 人資系統理解你的難處,因此利用密碼幫你層層把關;更進一步,當你嘗試輸入密碼開啟薪資通知單時,系統會主動寄發信件,提醒你的通知單被開啟,減少個人隱私被侵犯的風險。

 

電子薪資單

當你嘗試輸入密碼開啟薪資通知單時,系統會主動寄發信件。

 


流程改變,將帶動整個企業的變革

我們認為流程改變並不是終點,相對應也將帶來組織文化的革新,甚至是企業變革。多數時候,企業希望由上而下、大刀闊斧推行數位化工作;然後真正成功的企業,往往先在具體且有限的範圍內先建立起成功案例,再逐步推向部門與流程。

這次防疫工作,正巧是一個機會。一個改變工作流程的契機,一個讓企業維持競爭力的開始。

 

 


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