行動簽核 ,是數位化的第一步

在科技與數位浪潮的趨勢與普及之下,確實已有許多企業逐漸邁向數位化,但即使是數位化程度頗高的企業,依舊有不少作業流程或規範仍停留在紙本作業中,這些些微的差距,看似不影響日常作業,但其實正是降低團隊的效率的潛在原因。

 

紙本作業不難,難的是管理

紙本文件的管理方式,就技術面而言,最簡單的數位化方式就是掃描後歸檔。雖然型式上看似電子化,但實質上卻依舊存著檔案疏失的風險,當然也可以透過有效的流程、技巧等方法防治,但當累積到一定數量與考量資料存放的安全問題時,簡單的事也變得複雜。

就最簡單的紙本掃描而言,若是長時間且固定的需求,或許就需考慮固定人力的安排或委外處理,但設備建置、閒置可能、作業效能、委外費用、資料外洩等都將成為影響成本與效益的一環,不得不納入評估中。

紙本作業

紙本作業不難,難的是管理。( 圖片來源:pixabay )

 


 

傳統人工簽核作業,無法突破的困境

大多企業內部以基本的成本管理、專案管理、薪資管理等作為優先數位化的項目,而最常見的系統化或數位斷層,反而是日常所需的出勤簽核。

試問在公司是否曾經歷過,因主管出差無法親自簽章,得採用電子郵件、紙本傳真等方式進行檔案傳送,但卻忘記當初的作業流程,導致審核完畢後卻找不到檔案?

 

若簽核的項目是員工日常的請假、加班單這類較小的簽核,有時主管容易因大堆的紙本放在桌上而忽略,又或怕不小心搞丟,還有可能因卡在自己身上未能在薪資結算日前及時簽核回傳,造成同仁當月出勤無法結算,影響薪資發放,不僅浪費許多等待及相關作業的時間,讓員工苦苦等待結果,也造成主管與 HR 的管理上的困擾。


 

亦或者在紙本作業紀錄的情況下,員工常常無法清楚記得自己所剩餘的休假天數或時數,人事單位每月接到尋求協助查詢的電話、信件不下百則,除了需人工比對並計算假卡時數,還得擔心一旦假卡不見,所有資料將一併消失,害怕計算錯誤及擔心資料存放的各種不確定狀況,對人事單位來說,既瑣碎又耗時,有著有苦說不出的困擾。

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人工簽核作業常見困擾


 

善用行動簽核,打造高效團隊

面對全球化、數位化的挑戰,企業必須從根本之處重新思考作業管理流程。為提升作業效率、節省時間成本、完整掌握團隊狀況,企業除了進行內部流程再造,找出流程運作問題並落實改善之外,藉由電子化的表單管理, 行動簽核 大幅縮減層層簽核傳遞的時間,協助提高相關作業人員效率及效能,讓組織管理更加即時性。

透過 Apollo 人資系統的審核中心,即使主管因會議或外出行程而奔波,易可即時審核團隊「補打卡申請」、「請假單」、「加班單」,準確掌握成員出勤狀況、工作進度。

系統會貼心提醒尚有待審表單,主管可即時行動回覆審核同意與否及原因說明,並自動整合至出勤紀錄中,有效改善人工簽核作業的困擾,提升整體團隊作業效率。

待審表單將顯示於審核中心

待審表單將顯示於審核中心

提醒待審表單張數

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基本表單資訊一目了然

完整資訊與行動即時回覆

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