前一篇幫大家釐清了招募KPI時態,緊接著跟大家討論招募報表要如何設計,我們可以把招募報表分為以下三類:

1.招募職缺進度

主要是針對還沒有撥補完成的招募需求進行計算,這個部分可以掌握目前招募單位接收到的訂單執行的狀況,有多少訂單超過一定時間尚未被完成,是否履歷量不足以及目前所有招募的進度。

2.招募結果分析

主要有三種,分別為轉換率、cycle time以及品質,這一類的指標要等需求被填補完成後的才能拿來計算,否則常見的錯誤是容易造成低估。

轉換率可以有以下幾個指標:

  • 平均(有效)履歷數 – (有效)履歷數 / 職缺數
  • 有效履歷 – 招募人員審核合格的履歷 / 收到的履歷 (以職缺為準)
  • 面談率 – 面談人數 / 有效履歷 ( 若同一職缺面談多次,皆以一次計算)
  • 到談率 – 面談人數 / 預計到談人數
  • 錄取率 – 錄取人數 / 面談人數
  • Offer接受率 – Offer接受人數 / Offer人數
  • 報到率(考慮Offer 接受率) – 報到人數 / Offer 接受人數
  • 報到率 (不考慮Offer 接受率) – 報到人數 / Offer 人數

通常 Offer接受率跟報到率是要monitor的是不同的面向,一個是Offer的條件好不好,是否可以被應徵者接受,一個是是否有來報到,一般公司不一定要分得這麼細,主要是看企業關心的是什麼。

上述幾個指標唯一的共同點是不可能超過100%,若是有這樣的現象或可能,那麼一定是定義出現了問題,這樣的指標不但浪費時間準備而且一點意義都沒有,更嚴重的是會誤導決策,如果沒有辦法做好,那我的建議是乾脆不要做。

Cycle Time可以有以下幾種建議:

  • 主管履歷回覆時間 – HR提供有效履歷到主管回覆時間
  • 面試安排時間 – 主管回覆到第一次面試時間
  • Offer Cycle Time – 平均職缺開啟招募到Offer的時間
  • 報到Cycle Time – 平均職缺開啟到人員報到時間

不同的Cycle Time可以用來Push進度的加速,通常不同階段有不同的Owner,可以分得清楚,那麼才不會人員補的慢最後都是HR的問題,常常會出現在主管回覆的速度。招募成果指標通常用來檢視整個招募流程是否有問題,哪個地方可以改善,不同部門間是否有差異,這樣可以讓招募的管理更有條理。

品質部分通常是看招募進來的新進員工中碩士以上、1st Tier學校、有超過一年經驗…的比率,另外,也可以追蹤新進人員超過三個月的留任率 (Effective Hiring Rate)。

3.招募成果紀錄

這個名字是我硬擠出來的,它只能說是一個紀錄,這類的指標通常是呈現招募部門的苦勞,例如履歷數、有效履歷數、面試人數、Offer人數以及報到人數,面試人數多,不一定是HR做得很好,只是因為這個月職缺數目變多而已,所以可以參考招募人員的Loading,對於改善或掌握招募流程其實沒有太大意義。

招募結果分析以及招募成果紀錄可以依月分來進行比較,這些數字可以幫助我們針對未來招募活動規劃有很多的參考價值,例如:2016職缺預計有300個,我們可以利用這樣的經驗推算到底要多少履歷量才夠,而這些履歷要去哪裡找,傳統的管道是否足夠…等等,否則HR在做任何分析與規畫都是靠經驗值,這樣是很難說服我們要面對的主管的。

以上是我過去的經驗整理來的,提供各位參考。我一直在『幻想』是否有那麼一天HR的指標也可以像會計一樣有標準的定義與程序,並且也像會計一樣有標準的報表,如:損益表、資產負債表、現金流量表..等等。因為數字做出來不是好看的,而是要去了解自己做的好不好,至於要看自己做的好不好有三個方法,跟自己過去比較、跨部門比較以及跨公司比較。前面兩個容易,至於第三個就需要有標準化的定義與程序,否則你永遠不知道自己做的好不好。


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筆者

簡士評  James Chien

MAYO Human Capital  CEO

期望透過雲端的平台技術,解決華人企業的人才管理與接班計畫,

將是MAYO面對世代人力革新策略上交出的一張雲端成績單。

筆者

簡士評  James Chien

MAYO Human Capital  CEO,期望透過雲端的平台技術,解決華人企業的人才管理與接班計畫,將是MAYO面對世代人力革新策略上交出的一張雲端成績單。